Assistenz im Büro des Oberbürgermeisters

Stadt Karlsruhe Rathaus am Marktplatz; Karlsruhe; On-site; EUR 47,000 - 64,000; Full time

Job summary

Stadt Karlsruhe Rathaus am Marktplatz sucht eine Assistenz im Büro des Oberbürgermeisters. Die Stelle ist im Hauptamt angesiedelt, befristet und Vollzeit. Die Vergütung erfolgt nach TVöD E9a inkl. einer funktionsbezogenen Zulage.

Sie koordinieren Termine, übernehmen Sekretariatsaufgaben für die Büroleitung und Referentinnen des Dezernats, bearbeiten E-Mails und Posteingang selbstständig und arbeiten eng mit Politik, Verwaltung und Bürgerschaft zusammen.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder Kaufmann/-frau für Büromanagement.
• Idealerweise Berufserfahrung im Sekretariat und im öffentlichen Dienst.
• Gute MS-Office-Kenntnisse, Enaio und Session-Erfahrung.

Responsibilities

• Selbstständige Bearbeitung administrativer Verwaltungsaufgaben im Sekretariat des Oberbürgermeisters.
• Assistenztätigkeiten für Büroleitung und Referent/innen des Dezernats.
• Koordination der Termine, E-Mails und Posteingänge.

Skills

Kommunikationsstärke

Organisationsgeschick

Belastbarkeit

Flexibilität

Education

Verwaltungsfachangestellte/r oder Büromanagement Kaufmann/-frau

Tools

MS Office

Session Sitzungsmanagement

Enaio Dokumentenmanagement

Job description

Assistenz im Büro des Oberbürgermeisters

Hauptamt

Start: 15. Januar 2027 | befristet | Vollzeit | Bezahlung: E 9a TVöD (Vollzeit-Jahresbrutto 47.013 € bis 63.993 €) zuzüglich einer funktionsbezogenen Zulage

Das Büro des Oberbürgermeisters bildet eine wichtige Schnittstelle zwischen Politik, Verwaltung und Bürgerschaft. Das Sekretariat ist die Schaltzentrale des Dezernates. Die drei Sekretärinnen organisieren und koordinieren im Team die Termine und Aktivitäten des Oberbürgermeisters und sind erste Anlaufstelle für Terminwünsche sowie für Fragen an das Dezernat 1 der Stadt Karlsruhe. Die Stelle ist im Rahmen einer Mutterschutz- und einer sich voraussichtlich anschließenden Elternzeitvertretung befristet zu besetzen.

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

• Kommunikation und Schnittstellenmanagement: Sie bearbeiten selbstständig die administrativen und organisatorischen Verwaltungsaufgaben im Sekretariat des Oberbürgermeisters. Ferner übernehmen Sie Assistenztätigkeiten für die Büroleitung und die Referent\\*innen des Dezernats.


• Termin- und Büromanagement: Bei der Koordination der Geschäftsabläufe im Dezernat und der Bearbeitung des zentralen E-Mail- und Posteingangs wirken Sie maßgeblich mit.


• Korrespondenz: Sie erteilen allgemeine Auskünfte und setzen die damit verbundene Korrespondenz selbstständig um.

Ihr Profil auf einen Blick

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte\\r, Kauffrau\\Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits Berufserfahrung im Sekretariatsbereich und im öffentlichen Dienst mit.


• Fachkenntnisse: Die gängigen MS-Office-Tools beherrschen Sie sicher und routiniert. Sie sind offen und bereit, sich in verwaltungsspezifische Systeme einzuarbeiten; idealerweise haben Sie bereits Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit dem Sitzungsmanagementsystem Session sowie dem Dokumentenmanagementsystem Enaio.


• Kompetenzen: Ihre ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein stets freundliches Auftreten zeichnen Sie aus. Sie handeln stets zuverlässig, loyal und diskret. Zudem bringen Sie ein hohes Maß an Organisationsgeschick, insbesondere bei der Einschätzung und Priorisierung anstehender Aufgaben sowie Belastbarkeit und Flexibilität hinsichtlich der Gestaltung der Arbeitszeit mit.