Mitarbeiter/in (m/w/d) für das Vorzimmer des Oberbürgermeisters

STADT GERMERING; Germering; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Weihnachtsgeld

31 Urlaubstage

Betriebliche Altersversorgung

Germering Card 30€

Job summary

STADT GERMERING sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in (m/w/d) für das Vorzimmer des Oberbürgermeisters, idealerweise in Vollzeit (39 Stunden). Sie arbeiten in einem 10-köpfigen Team und übernehmen Organisation, Schriftverkehr, Terminkalender und die Betreuung von Besucherinnen/Besuchern sowie die Vorbereitung von Veranstaltungen.

Zu den Aufgaben gehören Haushaltsüberwachung, Sitzungsprotokoll, Rechnungsbuchung, Organisation von Ehrungen und die Unterstützung der Verwaltung.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büroorganisation und -kommunikation.
• Engagierte, verantwortungsbewusste, selbstständige Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit.
• Freundliches und sicheres Auftreten.
• Organisationstalent, auch in stressigen Situationen.
• Bereitschaft zu Diensten außerhalb üblicher Bürozeiten.
• Interkulturelle Kompetenz oder Bereitschaft, diese zu erwerben.

Responsibilities

• Organisation der Abläufe im Vorzimmer des Oberbürgermeisters.
• Schriftverkehr und Koordination der Wiedervorlagen.
• Führung des Terminkalenders des Oberbürgermeisters.
• Besucherbetreuung und Organisation von Presseterminen.
• Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen (u.a. Ehrenamtsempfang, Volkstrauertag).
• Protokollführung in Stadtratssitzungen.
• Haushaltsüberwachung und Buchung von Rechnungen.
• Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben.

Skills

Organisationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Stressresistenz

Kundenorientierung

Education

Ausbildung Büroorganisation

Job description

Die Große Kreisstadt Germering sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in (m/w/d) für das Vorzimmer des Oberbürgermeisters möglichst in Vollzeit (39 Wochenstunden) zur Verstärkung ihres Teams.

Die kinder- und familienfreundliche Große Kreisstadt Germering grenzt in südwestlicher Richtung an die Landeshauptstadt München und befindet sich in der Nähe des Fünfseenlandes. Germering verfügt über eine hervorragende soziale, schulische und kulturelle Infrastruktur sowie zahlreiche Sport- und Freizeiteinrichtungen.

Als sechstgrößte Kommune Oberbayerns sind in Germering leistungsfähige, innovative, regional und international aktive Betriebe ansässig. Zahlreiche kleine und mittelständische Unternehmen aus Gewerbe und Handel bereichern mit ihrem exzellenten Know-How den modernen Wirtschaftsstandort Germering.

Als Mitarbeiterin/Mitarbeiter im Büro des Oberbürgermeisters arbeiten Sie in einem Team von insgesamt 10 Personen (inklusive Standortförderung, Stadtmarketing und Öffentlichkeitsarbeit).

Ihre Aufgaben:

• Organisation der Abläufe im Vorzimmer des Oberbürgermeisters
• Schriftverkehr und Koordination der Wiedervorlagen
• Führung des Terminkalenders des Oberbürgermeisters
• Parteiverkehr, inklusive Betreuung der Besucher*innen
• Organisation von Presseterminen
• Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen (Verleihung Ehrenbürgerwürde, Bürgermedaillen, Ehrenamtsempfang, Volkstrauertag etc.)
• Ansprechperson für amtübergreifende Angelegenheiten
• Organisatorische Dienste für die allgemeine Verwaltung (Belegung Sitzungssaal, etc.)
• Diverse administrative Tätigkeiten für den Stadtrat
• Vertretung für die Protokollführung in den Stadtratssitzungen
• Hauptverantwortung für das Sitzungsprogramm „Session“
• Erstellung des Haushaltsplans für das Büro des Oberbürgermeisters
• Buchung von Rechnungen
• Haushaltsüberwachung
• Engagierte, verantwortungsbewusste, selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Freundliches und sicheres Auftreten
• Organisationstalent mit der Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu bewahren
• Bereitschaft, bei Veranstaltungen auch außerhalb der üblichen Bürozeiten zu arbeiten
• Fähigkeit, kreative Lösungen für manchmal unlösbar scheinende Situationen zu finden
• Belastbarkeit und Flexibilität, gepaart mit einer Prise Humor
• Interkulturelle Kompetenz oder die Bereitschaft, diese zu erwerben

Wir bieten Ihnen:

• Eine herausfordernde, vielseitige, dienstleistungsorientierte und interessante Aufgabe in einem engagierten Team mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung
• Die Möglichkeit, in einem kooperativen und kommunikativen Umfeld Ihre fachlichen und persönlichen Talente einzubringen und weiterzuentwickeln
• Ein leistungsorientiertes Entgelt unter Berücksichtigung Ihrer persönlichen Voraussetzungen bis EG 9a TVöD
• Eine monatliche Großraum-München-Zulage von 270 € und eine Kinderzulage von 50 €
• Eine Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“) sowie eine jährliche Leistungsprämie
• Eine beitragsfreie betriebliche Altersversorgung bei der Bayerischen Versorgungskammer sowie Möglichkeiten der zusätzlichen privaten Altersvorsorge durch Entgeltumwandlung
• Eine beitragsfreie betriebliche Krankenzusatzversicherung bei der Bayerischen Versicherungskammer mit attraktiven Leistungen wie z.b. Heilpraktiker, Zahnersatz, Brillenzuzahlung und der Möglichkeit der kostengünstigen privaten Höherversicherung ohne Gesundheitsprüfung
• Die Germering Card, eine Prepaid-Mastercard, die mit einem Betrag von monatlich 30 € aufgeladen wird. Die Germering Card kann als Zahlungsmittel im gesamten PLZ Bereich 82 verwendet werden. Für größere Ausgaben können Guthaben auch unbegrenzt angespart werden
• 31 Tage Urlaub sowie zusätzlich Heiligabend und Silvester als arbeitsfreie Tage
• Die Möglichkeit zum kostengünstigen Leasen eines E-Bikes oder Fahrrades über Entgeltumwandlung zur dienstlichen und privaten Nutzung
• Ein produktives Arbeitsumfeld mit zuverlässigen Strukturen
• Ein Arbeitsumfeld, das durch eine auf Transparenz ausgerichtete und dialogorientierte Führungskultur geprägt ist
• Berufliche Sicherheit, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, an dieser Stelle gelegentlich Aufgaben auch aus dem Homeoffice zu erledigen
• Ausgeprägte Familienfreundlichkeit mit einer Zertifizierung nach dem Audit berufundfamilie
• Unterstützung bei der Wohnungssuche bzw. das Angebot von Dienstwohnungen je nach Verfügbarkeit
• Unterstützung bei der Suche nach einem Betreuungsplatz für Ihr Kind/Ihre Kinder
• Ein Gesundheitsmanagement mit Massagen, Schwimmen und mehr
• Die Chance, an der Weiterentwicklung und Gestaltung der Abläufe und Prozesse im Arbeitsbereich aktiv mitzuwirken

Wir erwarten von Ihnen:

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich der Büroorganisation und -kommunikation
• Engagierte, verantwortungsbewusste, selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Freundliches und sicheres Auftreten
• Organisationstalent mit der Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu bewahren
• Bereitschaft, bei Veranstaltungen auch außerhalb der üblichen Bürozeiten zu arbeiten
• Fähigkeit, kreative Lösungen für manchmal unlösbar scheinende Situationen zu finden
• Belastbarkeit und Flexibilität, gepaart mit einer Prise Humor
• Interkulturelle Kompetenz oder die Bereitschaft, diese zu erwerben

Für Rückfragen stehen Ihnen die Leiterin des Büros des Oberbürgermeisters, Frau Konrad (Tel.: [phone]), oder der Personalleiter, Herr Baumhakl (Tel.: [phone]), gerne zur Verfügung.