Assistenz im Büro des Oberbürgermeisters

Stadt Karlsruhe; Karlsruhe; On-site; EUR 47,000 - 64,000; Full time

Job summary

Stadt Karlsruhe sucht zur Mutterschutz- und Elternzeitvertretung eine/n Verwaltungsfachangestellte/n bzw. Büromanager/in im Sekretariat des Oberbürgermeisters. Die Stelle ist befristet, Vollzeit, TVöD E9a, Jahresbrutto 47.013 € bis 63.993 € plus einer funktionsbezogenen Zulage.

Zu Ihren Aufgaben gehört die eigenständige Bearbeitung administrativer Aufgaben, Terminkoordination, Korrespondenz und die Schnittstelle zwischen Politik, Verwaltung und Bürgerschaft.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Sekretariatsbereich und idealerweise im öffentlichen Dienst.
• Sicherer Umgang mit MS-Office, Bereitschaft zur Einarbeitung in verwaltungsspezifische Systeme.

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Sekretariatsaufgaben für das Oberbürgermeistersekretariat.
• Unterstützung der Büroleitung und der Referent*innen des Dezernats.
• Koordination von Terminen und Bearbeitung des zentralen E-Mail- und Posteingangs.

Skills

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Belastbarkeit

Flexibilität

Education

Verwaltungsfachangestellte*r / Büromanagement-Kaufmann/-frau

Tools

MS Office

Session (Sitzungsmanagementsystem)

Enaio (Dokumentenmanagement)

Job description

Start: 15. Januar 2027 | befristet | Vollzeit | Bezahlung: E 9a TVöD (Vollzeit-Jahresbrutto 47.013 € bis 63.993 €) zuzüglich einer funktionsbezogenen Zulage

Das Büro des Oberbürgermeisters bildet eine wichtige Schnittstelle zwischen Politik, Verwaltung und Bürgerschaft. Das Sekretariat ist die Schaltzentrale des Dezernates. Die drei Sekretärinnen organisieren und koordinieren im Team die Termine und Aktivitäten des Oberbürgermeisters und sind erste Anlaufstelle für Terminwünsche sowie für Fragen an das Dezernat 1 der Stadt Karlsruhe. Die Stelle ist im Rahmen einer Mutterschutz- und einer sich voraussichtlich anschließenden Elternzeitvertretung befristet zu besetzen.

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

• Kommunikation und Schnittstellenmanagement: Sie bearbeiten selbstständig die administrativen und organisatorischen Verwaltungsaufgaben im Sekretariat des Oberbürgermeisters. Ferner übernehmen Sie Assistenztätigkeiten für die Büroleitung und die Referent*innen des Dezernats.
• Termin- und Büromanagement: Bei der Koordination der Geschäftsabläufe im Dezernat und der Bearbeitung des zentralen E-Mail- und Posteingangs wirken Sie maßgeblich mit.
• Korrespondenz: Sie erteilen allgemeine Auskünfte und setzen die damit verbundene Korrespondenz selbstständig um.

Ihr Profil auf einen Blick

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits Berufserfahrung im Sekretariatsbereich und im öffentlichen Dienst mit.
• Fachkenntnisse: Die gängigen MS-Office-Tools beherrschen Sie sicher und routiniert. Sie sind offen und bereit, sich in verwaltungsspezifische Systeme einzuarbeiten; idealerweise haben Sie bereits Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit dem Sitzungsmanagementsystem Session sowie dem Dokumentenmanagementsystem Enaio.
• Kompetenzen: Ihre ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein stets freundliches Auftreten zeichnen Sie aus. Sie handeln stets zuverlässig, loyal und diskret. Zudem bringen Sie ein hohes Maß an Organisationsgeschick, insbesondere bei der Einschätzung und Priorisierung anstehender Aufgaben sowie Belastbarkeit und Flexibilität hinsichtlich der Gestaltung der Arbeitszeit mit.

Ihre Bewerbung

Online über unserBewerbungsportaloder postalisch an Stadt Karlsruhe, Hauptamt, 76124 Karlsruhe
Bewerbungsfrist:20.11.2026 |Kennziffer:001.26.001

Ansprechperson Auswahlverfahren: Elke Reidl, Personalstelle Hauptamt, Telefon [phone], E-Mail: [e-mail]
Fachliche Ansprechperson: Ulrike Höltzel, Leiterin des Büros des Oberbürgermeisters, Telefon [phone], E-Mail: [e-mail]