Assistenz im Büro des Oberbürgermeisters

Stadt Karlsruhe, Dezernat 1; Karlsruhe; On-site; EUR 47,000 - 64,000; Full time

Job summary

Stadt Karlsruhe in Karlsruhe (Baden-Württemberg) sucht eine Assistenz für das Sekretariat des Oberbürgermeisters im Dezernat 1. Die Position ist befristet als Vertretung im Rahmen einer Mutterschutz- und voraussichtlichen Elternzeitvertretung, Vergütung nach TVöD E 9a.

Zu den Aufgaben gehört eigenständige Büroorganisation, Unterstützung der Dezernatsleitung und zentrale Bearbeitung des E-Mail- und Postverkehrs sowie Korrespondenz mit Bürgern.

Qualifications

• Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbar.
• Berufserfahrung im Sekretariatsbereich wünschenswert.
• Gute Kenntnisse in MS Office; Erfahrung mit Session und Enaio von Vorteil.

Responsibilities

• Selbstständige administrative und organisatorische Aufgaben im Sekretariat des Oberbürgermeisters.
• Assistenz für Büroleitung und Referent*innen des Dezernats.
• Koordination der Geschäftsabläufe und Bearbeitung des zentralen E-Mail- und Posteingangs.
• Auskunftserteilung und zugehörige Korrespondenz.

Skills

Kommunikationsstärke

Zuverlässigkeit

Diskretion

Organisationsgeschick

flexible Arbeitszeitgestaltung

Education

Verwaltungsfachangestellte*r / Büromanagement – vergleichbare Ausbildung

Tools

MS Office

Session

Enaio

Job description

Stadt Karlsruhe, Dezernat 1 sucht Assistenz im Büro des Oberbürgermeisters in Karlsruhe (Baden-Württemberg). Vergütung: E 9a TVöD (Jahresbrutto Vollzeit 47.013 € bis 63.993 €) zuzüglich funktionsbezogener Zulage · Vollzeit · befristet (Mutterschutz- und voraussichtlich anschließende Elternzeitvertretung).

Das Büro des Oberbürgermeisters der Stadt Karlsruhe sucht eine Assistenz für das Sekretariat und das Dezernat 1 im Rahmen einer befristeten Vertretung.

Ihre Aufgaben

• Selbstständige administrative und organisatorische Aufgaben im Sekretariat des Oberbürgermeisters
• Assistenz für Büroleitung und Referent*innen des Dezernats
• Koordination der Geschäftsabläufe und Bearbeitung des zentralen E-Mail- und Posteingangs
• Auskunftserteilung und zugehörige Korrespondenz

Ihr Profil

• Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbar
• Berufserfahrung im Sekretariatsbereich und im öffentlichen Dienst wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit Session und Enaio von Vorteil
• Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Organisationsgeschick und flexible Arbeitszeitgestaltung

Wir bieten

• Vergütung nach E 9a TVöD mit funktionsbezogener Zulage
• Zentrale Schnittstelle zwischen Politik, Verwaltung und Bürgerschaft
• Arbeit im Team der Dezernatsspitze

Quelle: Stellenausschreibung Stadt Karlsruhe, Dezernat 1, geprüft am 2026-11-02.