Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)

TUM MIRMI - Munich Instiute of Robotics an Machine Intelligen Lehrstuhl für Robotik u.System; München; On-site; EUR 48,000 - 64,000; Part time

Benefits offered by this job

TV-L Vergütung

Weiterbildung

Internationales Umfeld

Flexible Arbeitszeiten

Arbeits- und Familienfreundlichkeit

Bezahlte Fortbildungen

Job summary

Die Technische Universität München – Munich Institute of Robotics and Machine Intelligence (MIRMI) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Institutsleitung (m/w/d) in Teilzeit (30–35 Wochenstunden). Die Anstellung ist befristet auf zwei Jahre und die Stelle berichtet direkt an die Institutsleitung.

Zu Ihren Aufgaben gehören die organisatorische und administrative Unterstützung, Schnittstellenkoordination, Mitwirkung bei institutweiten Projekten, Veranstaltungsplanung,

Qualifications

• Abgeschlossene fachbezogene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung, Betriebswirtschaft oder Projekt- und Veranstaltungsmanagement.
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in Assistenz- oder Projektmanagementfunktionen an einer Hochschule ist zwingend erforderlich.
• Organisations- und Kommunikationstalent mit eigenständiger, strukturierter und lösungsorientierter Arbeitsweise.
• Gute digitale Kompetenzen und Interesse an der Weiterentwicklung von Arbeitsprozessen.
• Ausgezeichnete Deutsch- (Niveau C2) und Englischkenntnisse (mind. Niveau C1) in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Unterstützung der Institutsleitung bei allen organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben; zentrale Ansprechperson und Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Zentralabteilungen, Senior Management MIRMI, Schools und externen Partnern.
• Mitwirkung bei der Planung, Organisation, Optimierung und Umsetzung institutsweiter Projekte (z.B. Standortumzug, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen).
• Planung und Umsetzung von Veranstaltungen samt der Ressourcenplanung.
• Unterstützung bei der Optimierung digitaler Arbeitsprozesse sowie Pflege und Aktualisierung des Instituts-Wikis.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Terminen; Protokollführung und Dokumentation.
• Selbstständige Korrespondenz mit internen und externen Partnern unter Vertraulichkeit.

Skills

Organisations talent

Kommunikation

Hands-on-Mentalität

MS Office

Education

Berufsausbildung Verwaltung/Betriebswirtschaft/PM

Tools

MS Office Suite

Job description

Wir suchen, zunächst befristet auf zwei Jahre, in Teilzeit (30 – 35 Wochenstunden) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)

Als Forschungszentrum arbeitet das Munich Institute of Robotics and Machine Intelligence (MIRMI) an innovativen und nachhaltigen Lösungen für zentrale Herausforderungen unserer Zeit. Dafür soll das MIRMI zu einer der weltweit führenden Wissenschafts- und Technologieeinrichtungen in Robotik, maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz ausgebaut werden. Mit seiner interdisziplinären Ausrichtung an den Schnittstellen der Ingenieur-, Natur-, Computer-, Sozial- und Geisteswissenschaften ist das MIRMI ein zentraler Bestandteil der Zukunftsstrategie der Technischen Universität München. Es steht im Zentrum vieler Umsetzungen unter Förderung der bayerischen Ministerien. Mehr als 70 Professorinnen und Professoren aus verschiedenen Fakultäten der TUM kooperieren im Rahmen des TUM-MIRMI.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene fachbezogene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung, Betriebswirtschaft oder Projekt- und Veranstaltungsmanagement


• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in Assistenz- oder Projektmanagementfunktionen an einer Hochschule ist zwingend erforderlich.


• Organisations- und Kommunikationstalent mit eigenständiger, strukturierter und lösungsorientierter Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität


• Gute digitale Kompetenzen und Interesse an der Weiterentwicklung von Arbeitsprozessen


• Ausgezeichnete Deutsch- (Niveau C2) und Englischkenntnisse (mind. Niveau C1) in Wort und Schrift


• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) und die Bereitschaft, sich in neue digitale Tools einzuarbeiten

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Institutsleitung bei allen organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben; zentrale Ansprechperson und Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Zentralabteilungen, Senior Management MIRMI, Schools und externen Partnern


• Mitwirkung bei der Planung, Organisation, Optimierung und Umsetzung institutsweiter Projekte (z.B. Standortumzug, proaktive Unterstützung bei internen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen)


• Planung und Umsetzung von Veranstaltungen samt der Ressourcenplanung


• Unterstützung bei der Optimierung digitaler Arbeitsprozesse sowie Pflege und Aktualisierung des Instituts-Wikis


• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Terminen, inklusive Protokollführung und Dokumentation


• Selbstständige Korrespondenz mit internen und externen Partnern unter Beachtung von Vertraulichkeit und Diskretion.

Unser Angebot

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Beschäftigung an der Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Senior Management, Referententeam und Geschäftsstellenassistenzen


• Flair einer dynamischen und international geprägten wissenschaftlichen Einrichtung


• Direktes Reporting an Institutsleitung und Geschäftsführung


• Zusammenarbeit mit einem internationalen, hochqualifizierten und motivierten Team


• Internationales interdisziplinäres Arbeitsumfeld an einer Exzellenzuniversität


• Umfangreiches Weiterbildungsangebot


• Attraktive Gleitzeitgestaltung und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie


• Vielfältige Sport- und Gesundheitsangebote im Hochschulsportprogramm


• Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) und der persönlichen Qualifikationenbis E9a.


• Zusätzliche Altersversorgung durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder.

Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Die Technische Universität München strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt.

Hinweis zum Datenschutz:

Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Technischen Universität München (TUM) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der TUM zur Kenntnis genommen haben.

Bei Rückfragen zur Stelle können Sie sich an Frau Buch wenden:[e-mail]

Technische Universität München
Munich Institute of Robotics and Machine Intelligence (MIRMI)
Heßstraße 134
80797 München