Assistenz der Geschäftsleitung

Thüringer Gebäudetechnik GmbH; Gotha; Vor Ort; EUR 38.000 - 48.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Thüringer Gebäudetechnik GmbH sucht eine Assistenz der Geschäftsleitung zur Entlastung der Geschäftsführung in administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Belangen. Sie koordinieren Termine, erstellen Unterlagen und bereiten Besprechungen professionell vor.

Sie übernehmen die Bearbeitung geschäftlicher Korrespondenz, verwalten Verträge und unterstützen Abrechnungen. Diskretion, Zuverlässigkeit und gute MS-Office-Kenntnisse runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Administrative und organisatorische Fähigkeiten auf Geschäftsleitungsebene.
• Diskretion und sicherer Umgang mit sensiblen Informationen.
• Erfahrung in administrativen Aufgaben und Büroorganisation.

Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Koordination, Vorbereitung und Nachverfolgung von Terminen und Besprechungen
• Vorbereitung von Unterlagen, Übersichten und Auswertungen
• Bearbeitung geschäftlicher Korrespondenz nach Vorgaben
• Vertrauliche Behandlung von Geschäfts- und Personalinformationen
• Vorbereitung, Erfassung und Verwaltung von Verträgen
• Führung einer strukturierten Vertragsablage und Pflege der Vertragsübersichten
• Überwachung von Vertragsfristen und Wiedervorlagen
• Vorbereitung von Vertragsänderungen und Schriftverkehr
• Vorbereitung und Erstellung von Ausgangsrechnungen nach Freigabevorgaben
• Unterstützung bei Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen
• Selbstständige Bearbeitung der übertragenen Aufgaben

Kenntnisse

Administrative support

Organizational skills

Vertraulichkeit

Vertragsmanagement

Jobbeschreibung

Die Assistenz der Geschäftsleitung unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben. Ziel der Stelle ist die verlässliche Entlastung der Geschäftsleitung, die strukturierte Bearbeitung von Vertragsangelegenheiten sowie die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung von Abrechnungsprozessen.

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Koordination, Vorbereitung und Nachverfolgung von Terminen und Besprechungen
• Vorbereitung von Unterlagen, Übersichten, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
• Bearbeitung der geschäftlichen Korrespondenz nach Vorgabe beziehungsweise im übertragenen Verantwortungsbereich
• Vertrauliche Behandlung von Geschäfts-, Personal- und Unternehmensinformationen
• Vorbereitung, Erfassung und Verwaltung von Kunden-, Lieferanten-, Nachunternehmer- und sonstigen betrieblichen Verträgen
• Führung einer strukturierten Vertragsablage und Pflege der Vertragsübersichten
• Überwachung von Vertragsfristen, Laufzeiten, Kündigungs- und Wiedervorlageterminen
• Vorbereitung von Vertragsänderungen, Nachträgen und sonstigem vertragsbezogenem Schriftverkehr nach Vorgabe der Geschäftsführung
• Vorbereitung und Erstellung von Ausgangsrechnungen nach den internen Freigabevorgaben
• Unterstützung bei Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen
• Selbstständige Bearbeitung der übertragenen Aufgaben innerhalb der festgelegten Zuständigkeiten
• Einholung von Informationen, Unterlagen und Angeboten im betrieblich erforderlichen Umfang