Assistenz der Geschäftsführung

faro Import Export GmbH&Co.KG; Kolkwitz; Vor Ort; EUR 32.000 - 44.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildung

Firmenevents

Flexible Arbeitszeiten

Kostenlose Getränke

Kostenloser Parkplatz

Mitarbeiter-Rabatt

Preisnachlässe auf Produkte/Dienst­Le­

Weiterbildungsprogramme

Zusätzliche Urlaubstage

Zusammenfassung

faro Import Export GmbH&Co.KG sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur Unterstützung des Managements, Terminplanung, Nachverfolgung von To‑Dos und Recherchen zu relevanten gesetzlichen Grundlagen im Beschaffungs- und Entsorgungsbereich.

Zu Ihren Aufgaben gehören zudem interne Vertriebsunterstützung, Bearbeitung von Aufträgen, Pflege von Kundendaten, Erstellung von Reportings sowie die sichere Kommunikation mit Behörden.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenzfunktionen, idealerweise mit Bezug zu Vertrieb, Logistik oder Ersatzteilwesen.
• Sicherer Umgang mit Behördenkommunikation und Erfahrung in der Erstellung formeller Schreiben.

Aufgaben

• Assistenz der Geschäftsführung: Terminmanagement, Nachverfolgung von To-dos, Recherche zu gesetzlichen Grundlagen und Mengenmeldungen Entsorgung.
• Unterstützung des Vertriebs (intern): Annahme von Telefonaten, Auftrags- und Bestellabwicklung, Pflege von Kundendaten und Erstellung von Reportings.
• Rechtssichere Kommunikation mit Behörden und Ämtern: Erstellung und Versand von Schriftverkehr, Fristenüberwachung, Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen, Koordination mit internen Fachbereichen.
• Allgemeine Assistenzaufgaben: Ansprechpartner für Mitarbeitende, Büroorganisation, Planung von Mitarbeiterevents, Postbearbeitung und Schnittstellenfunktion zu anderen Abteilungen.

Kenntnisse

Terminmanagement

Behördenkommunikation

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

ERP/CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Kernaufgaben und Verantwortungsbereiche

• Assistenz der Geschäftsführung: Terminmanagement, Nachverfolgung von To‑dos, Recherche zu gesetzlichen Grundlagen, Mengenmeldungen Entsorgung
• Unterstützung des Vertriebs (intern): Annahme von Telefonaten, Übernahme administrativer Aufgaben wie Auftrags- und Bestellabwicklung, Pflege von Kundendaten und Unterstützung bei der Erstellung von Reportings.
• Rechtssichere Kommunikation mit Behörden und Ämtern: Erstellung und Versand von Schriftverkehr, Fristenüberwachung, Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen, Koordination mit internen Fachbereichen.
• Allgemeine Assistenzaufgaben: Ansprechpartner für die Mitarbeitenden, Büroorganisation, Planung von Mitarbeiterevents, Postbearbeitung und Schnittstellenfunktion zu anderen Abteilungen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise mit Bezug zu Vertrieb, Logistik oder Ersatzteilwesen.
• Sicherer Umgang mit Behördenkommunikation und Erfahrung in der Erstellung formeller Schreiben.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; sichere Ausdrucksweise und Rechtschreibkompetenz.
• Gute Kenntnisse in MS Office; Erfahrung mit ERP/CRM‑Systemen von Vorteil.
• Strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise; hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit.
• Selbstständigkeit, Organisationstalent und Belastbarkeit; ausgeprägte Kommunikationsstärke.

Leistungen

• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Weiterbildung
• Firmenevents
• Flexible Arbeitszeiten
• Kostenlose Getränke
• Kostenloser Parkplatz
• Mitarbeiter-Rabatt
• Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens
• Weiterbildungsprogramme
• Zusätzliche Urlaubstage
• Unterstützung der Buchhaltung: Mahnwesen, vorbereitender Zahlungsverkehr und Überwachung der Bargeldkassen
• Prozessoptimierung und Dokumentation: Mitwirken bei der Verbesserung administrativer Abläufe und Pflege relevanter Dokumentationen.