ASSISTENT:IN DER GESCHÄFTSFÜHRUNG

Bildungsbau Hamburg; Hamburg; Vor Ort; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Bildungsbau Hamburg sucht eine Assistenz der Geschäftsführung, die das Team in Hamburg unterstützt. Sie strukturieren interne Abläufe, koordinieren Termine und bereiten Gespräche professionell vor. Zudem dokumentieren Sie Ergebnisse, betreuen Schnittstellen und übernehmen die geschäftliche Korrespondenz.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, planen effizient, priorisieren Aufgaben und halten Deadlines zuverlässig ein – auf Deutsch, in Einzelfällen auch auf Englisch.

Aufgaben

• Organisation & Prozesse strukturieren, koordinieren und optimieren eigenverantwortlich interne Abläufe.
• Terminmanagement: Termine und Kalender der Geschäftsführung steuern, Prioritäten setzen.
• Terminvorbereitung: Termine inhaltlich/organisatorisch vorbereiten, Briefings/Agenden erstellen.
• Dokumentation & Nachverfolgung: Besprechungsergebnisse dokumentieren; Aufgaben/Deadlines im Blick behalten.
• Schnittstellenmanagement: zentrale Ansprechpartner:in für interne Bereiche, externe Partner, Kunden, Dienstleister.
• Professionelle Kommunikation: geschäftliche Korrespondenz (Deutsch; ggf. Englisch) übernehmen.

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

Gemeinsam im Team mit zwei weiteren Assistenzkräften unterstützen Sie unsere Geschäftsführung insbesondere in den folgenden Bereichen:

• Organisation & Prozesse: Sie strukturieren, koordinieren und optimieren eigenverantwortlich unsere internen Abläufe und sorgen so für effiziente und verlässliche Strukturen.
• Terminmanagement: Sie steuern vorausschauend die Termine und Kalender der Geschäftsführung, setzen Prioritäten und sorgen dafür, dass wichtige Themen und Fristen zuverlässig im Blick bleiben.
• Terminvorbereitung: Sie bereiten Termine inhaltlich und organisatorisch vor, erstellen Briefings, Präsentationen und Agenden und schaffen damit die Grundlage für effiziente Gespräche.
• Dokumentation & Nachverfolgung: Sie dokumentieren Besprechungsergebnisse und behalten vereinbarte Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines zuverlässig im Blick.
• Schnittstellenmanagement: Sie sind zentrale:r Ansprechpartner:in für unsere internen Bereiche sowie für externe Partner, Kunden und Dienstleister.
• Professionelle Kommunikation: Sie übernehmen unsere geschäftliche Korrespondenz (auf Deutsch, in Einzelfällen auch auf Englisch)