Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit (m/w/d)

AD Consulting GmbH; Dortmund; Vor Ort; Vertraulich; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Ausführliches Onboarding

Flexible Remote- und Office-Arbeit

Tolles Team mit echtem Zusammenhalt

Zusammenarbeit mit kreativen Köpfen

Regelmäßige Teamevents

Moderne Arbeitsmittel zur privaten Nutzung

Weiterentwicklung Deiner Kompetenzen

Modernes Büro in zentraler Lage

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen sucht einen engagierten Office Manager in Teilzeit, der das Team unterstützt und für einen reibungslosen Büroablauf sorgt. Diese spannende Rolle umfasst die Assistenz der Geschäftsführung, Buchhaltungsunterstützung und die Optimierung von Büroprozessen. In einem tollen Team mit echtem Zusammenhalt erwarten Sie kreative Projekte und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung. Flexible Arbeitszeiten und die Option auf Homeoffice machen diese Position besonders attraktiv. Wenn Sie Organisationstalent und Kommunikationsstärke mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Qualifikationen

• Erfahrung in Assistenz und Büroorganisation, idealerweise mit Buchhaltungskenntnissen.
• Strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent sind entscheidend.
• Starke Kommunikationsfähigkeit, serviceorientiertes Auftreten und freundliches Auftreten.
• Digitale Affinität, sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware und schneller Lernfähigkeit neuer Tools.
• Eigeninitiative, proaktives Handeln und Lösungskompetenz.
• Teamgeist und Flexibilität bei wechselnden Anforderungen und Aufgaben.

Aufgaben

• Assistenz der Geschäftsführung bei Terminplanung und Reisebuchungen.
• Verwaltung von Rechnungen und Koordination mit dem Steuerberater.
• Unterstützung in der Buchhaltung: Rechnungsverwaltung, Belegprüfung, Budgetabgleich.
• Koordination mit dem Steuerberater und Vorbereitung der monatlichen Abrechnung.
• Organisation des Onboardings neuer Mitarbeitender und Pflege der Personalakten.
• Koordination von Mitarbeiterevents und HR-Prozesse.
• Analyse und Optimierung von Arbeitsabläufen zur Effizienzsteigerung.
• Gewährleistung interner Standards und Abläufe.
• Allgemeine Büroorganisation: Bestellungen, Lieferanten, Empfang.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Digitale Affinität

Eigeninitiative

Teamgeist

Teamfähigkeit

Tools

Digitale Tools

Jobbeschreibung

Hey! Wir, die AD Consulting GmbH, ein innovatives und schnell wachsendes Unternehmen, suchen nach einem engagierten und motivierten Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (20-30 Stunden) zur Verstärkung unseres Teams.

Aufgaben

Das sind deine Aufgaben

Assistenz der Geschäftsführung

• Unterstützung der Geschäftsführung bei Terminplanung, Reisebuchungen und Vorbereitung von Präsentationen.
• Bearbeitung vertraulicher Dokumente und Erstellung von Berichten.

Unterstützung in der Buchhaltung

• Vorbereitung und Verwaltung von Rechnungen, Belegprüfung und Abgleich mit dem Budget.
• Koordination mit dem Steuerberater und Vorbereitung der monatlichen Abrechnung.

Unterstützung der Personalverwaltung

• Organisation des Onboardings neuer Mitarbeiter*innen, Pflege von Personalakten.
• Koordination von Mitarbeiterveranstaltungen und Unterstützung bei HR-Prozessen.

Verwaltung und Optimierung von Büroprozessen

• Analyse und Verbesserung von Arbeitsabläufen zur Steigerung der Effizienz.
• Sicherstellung der Einhaltung interner Standards und Abläufe.

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung

• Verantwortung für Bürobestellungen, Verwaltung von Lieferanten und Dienstleistern.
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie erste Anlaufstelle für interne Anliegen.

Qualifikation

Mit diesem Profil kannst Du bei uns punkten

• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise: Du behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büro.
• Erfahrung in Assistenz und Büroorganisation: Idealerweise bringst Du Erfahrung in der Unterstützung der Geschäftsführung, Buchhaltung und allgemeinen Büroverwaltung mit.
• Kommunikationsstärke und Freundlichkeit: Ob am Telefon oder im persönlichen Kontakt – Du repräsentierst unser Unternehmen professionell und serviceorientiert.
• Digitale Affinität und IT-Kenntnisse: Du bist versiert im Umgang mit digitalen Tools und hast keine Scheu, neue Software und digitale Lösungen schnell zu erlernen und anzuwenden.
• Eigeninitiative und Lösungsorientierung: Du arbeitest selbstständig und packst Aufgaben proaktiv an, um Abläufe effizienter zu gestalten.
• Teamgeist und Flexibilität: Du schätzt die Arbeit im Team und bist flexibel genug, um auf wechselnde Anforderungen zu reagieren und Verantwortung zu übernehmen.

Benefits

Was wir Dir bieten

• Ausführliches Onboarding
  Damit Du Dich bei uns von Anfang an wohlfühlst und erfolgreich durchstarten kannst, bieten wir Dir ein strukturiertes Onboarding-Programm und umfassende Unterstützung in der Einarbeitung.
• Flexible Remote- und Office-Arbeit
  Im Schnitt arbeiten wir 30 % im Homeoffice, wobei Du Dir Deine Zeit flexibel einteilen kannst. Für optimale Arbeitsbedingungen zu Hause schicken wir Dir die gesamte Ausstattung, die Du benötigst, direkt nach Hause.
• Ein tolles Team mit echtem Zusammenhalt
  Bei uns triffst Du auf ein motiviertes, freundliches Team, das viel Spaß an der Arbeit hat und zusammenhält. Wir fördern eine offene, wertschätzende Teamkultur, in der jede*r gern zur Arbeit kommt.
• Zusammenarbeit mit kreativen Köpfen und innovative Projekte
  Dich erwartet ein inspirierendes Umfeld mit kreativen Kolleg*innen und spannenden Projekten, bei denen wir gemeinsam innovative Ideen praktisch umsetzen.
• Regelmäßige Teamevents
  Unsere Teamevents sorgen für eine tolle Atmosphäre, stärken den Teamzusammenhalt und machen einfach Spaß.
• Moderne Arbeitsmittel zur privaten Nutzung
  Ein MacBook und iPhone stehen Dir nicht nur für die Arbeit zur Verfügung, sondern dürfen auch privat genutzt werden.
• Weiterentwicklung Deiner Kompetenzen
  Wir legen großen Wert auf die persönliche und berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter*innen und unterstützen Dich bei der Entfaltung Deiner Fähigkeiten und dem Ausbau Deiner Kompetenzen.
• Modernes Büro in zentraler Lage
  Unser modernes Büro liegt zentral und bietet mit einem großen Balkon eine angenehme Arbeitsumgebung, die zum Wohlfühlen und kreativen Arbeiten einlädt.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!