Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Robert C. Spies KG; Bremen; On-site; EUR 40,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Urlaubstage

Flexible Arbeitszeitmodelle

Mobiles Arbeiten

Jobrad-Leasing

Betriebliche Altersvorsorge Zuschuss

Moderne Büros in Bremen, Hamburg und 旧

Job summary

Robert C. Spies sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit mindestens 30 Wochenstunden, die den Geschäftsführer organisatorisch souverän unterstützt, Prioritäten im Blick behält und als vertrauensvolle Schnittstelle zu Geschäftspartnern, Kunden und internen Ansprechpartnern agiert.

Sie bearbeiten Korrespondenz, koordinieren Termine, Meetings und Geschäftsreisen, pflegen CRM-Daten und schaffen eine verlässliche Grundlage für den Arbeitsalltag.

Qualifications

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein wirtschaftsnahes Studium und haben mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word und Excel, arbeiten Sie sicher. Kenntnisse in Canva sowie im Umgang mit CRM-Systemen bringen Sie idealerweise ebenfalls mit.
• Auch wenn mehrere Termine, Anfragen und Themen parallel zusammenlaufen, behalten Sie den Überblick und setzen Prioritäten mit einem guten Gespür für das Wesentliche.

Responsibilities

• Sie erstellen und verfolgen die Korrespondenz des Geschäftsführers und stehen dabei schriftlich sowie telefonisch mit Geschäftspartner:innen, Kunden und internen Ansprechpartner:innen im Austausch.
• Dab ei sorgen Sie dafür, dass Informationen zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartner:innen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle ankommen.
• Termine, Meetings und Geschäftsreisen organisieren Sie vorausschauend und sorgen dafür, dass Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen rechtzeitig vorbereitet sind.
• Sie betreuen Geschäftspartner:innen und Kunden professionell und pflegen bestehende Kontakte sowie das Netzwerk des Geschäftsführers.
• Sie begleiten Messen von der Planung über die Organisation bis hin zur Nachbereitung.
• Sie pflegen CRM-Daten, Ablagestrukturen und administrative Prozesse zuverlässig und schaffen damit eine verlässliche Grundlage für den Arbeitsalltag.
• Im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft unterstützen Sie die Geschäftsleitung und halten ihm durch eine strukturierte Arbeitsweise den Rücken frei.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Eigeninitiative

Diskretion

Serviceorientierung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Wirtschaftsnahes Studium

Tools

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

Canva

CRM-Systeme

Job description

Ihr Aufgabenbereich

Für unseren geschäftsführenden Gesellschafter suchen wir eineAssistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die uns mit mindestens 30 Wochenstunden unterstützt, den Arbeitsalltag souverän organisiert, Prioritäten im Blick behält und als vertrauensvolle Schnittstelle zu Geschäftspartner:innen, Kunden und internen Ansprechpartner:innen agiert. In dieser verantwortungsvollen Position verbinden Sie Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ein hohes Maß an Eigeninitiative mit Diskretion und Verlässlichkeit.

• Sie erstellen und verfolgen die Korrespondenz des Geschäftsführers und stehen dabei schriftlich sowie telefonisch mit Geschäftspartner:innen, Kunden und internen Ansprechpartner:innen im Austausch.
• Dabei sorgen Sie dafür, dass Informationen zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartner:innen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle ankommen.
• Termine, Meetings und Geschäftsreisen organisieren Sie vorausschauend und sorgen dafür, dass Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen rechtzeitig vorbereitet sind.
• Sie betreuen Geschäftspartner:innen und Kunden professionell und pflegen bestehende Kontakte sowie das Netzwerk des Geschäftsführers.
• Sie begleiten Messen von der Planung über die Organisation bis hin zur Nachbereitung.
• Sie pflegen CRM-Daten, Ablagestrukturen und administrative Prozesse zuverlässig und schaffen damit eine verlässliche Grundlage für den Arbeitsalltag.
• Im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft unterstützen Sie die Geschäftsleitung und halten ihm durch eine strukturierte Arbeitsweise den Rücken frei.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein wirtschaftsnahes Studium und haben mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise als Assistenz der Geschäftsführung oder Vorstandsassistenz
• Mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word und Excel, arbeiten Sie sicher. Kenntnisse in Canva sowie im Umgang mit CRM-Systemen bringen Sie idealerweise ebenfalls mit.
• Auch wenn mehrere Termine, Anfragen und Themen parallel zusammenlaufen, behalten Sie den Überblick und setzen Prioritäten mit einem guten Gespür für das Wesentliche.
• Im Austausch mit Geschäftspartner:innen, Kunden und Kolleg:innen treten Sie professionell auf und kommunizieren souverän – schriftlich wie persönlich.
• Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe und erkennen Themen vorausschauend
• Verlässlichkeit, Loyalität und Diskretion sind für Sie selbstverständlich, insbesondere im direkten Umfeld der Geschäftsleitung.
• Sie leben eine hohe Serviceorientierung, Hands-on-Mentalität und haben Freude an einem dynamischen Arbeitsumfeld

Warum wir?

• 30 Urlaubstage und frei am 24.12. und 31.12. – genug Zeit, um neue Energie zu tanken
• Vollzeit, Teilzeit oder individuell angepasst – gemeinsam finden wir das Modell, das zur Lebenssituation passt
• Flexible Arbeitszeiten durch Vertrauensarbeitszeit schaffen Raum für alles, was neben dem Job wichtig ist
• Auch wenn unser Team durch Kommunikation und Nähe geprägt ist, gehört die Möglichkeit zum Mobilen Arbeiten für uns dazu
• Vorsorge liegt uns am Herzen, deshalb gibt es von uns 20 % Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge oder Berufsunfähigkeitsversicherung
• Unsere Büros in Bremen, Hamburg und Oldenburg wurden gemeinsam mit Architekt*innen geplant – hochwertig, modern und durchdacht
• Ob Sommerfest oder Weihnachtsfeier – regelmäßig wird zusammen gefeiert, gelacht und angestoßen
• Kommunikation auf Augenhöhe ist bei uns gelebter Alltag – in einer offenen Du-Kultur
• Mit EGYM Wellpass für 20€ monatlich deutschlandweit aktiv bleiben – ob im Fitnessstudio, beim Yoga, Tennis oder Golf
• Ob sportlich, elektrisch oder komfortabel – mit dem Jobrad-Leasing ist der Weg ins Büro oder ins Wochenende bestens ausgestattet
• Langfristige Perspektiven sind bei uns kein leeres Versprechen – manche Nachwuchstalente feiern heute schon ihr 10-jähriges Jubiläum
• Unsere vielseitige Ausrichtung und die Beratung in allen Assetklassen ermöglichen sehr individuelle Entwicklungspfade
• Gezielte Förderung für echtes Wachstum – durch fachliche Trainings bis hin zu Resilienz-Workshops oder individuellen Coachings