Assistenz der Geschäftsführung / Empfang (w/m/d)

Möhlenhoff GmbH; Salzgitter; Hybrid; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktive Sonderzahlungen

Flexible Arbeitszeitmodelle

30 Tage Urlaub

Firmeneigenes Bistro & gesunde Küche

Firmenfitness

Dienstfahrrad-Leasing

Mitarbeiterwohnung (2-Zimmer)

Job summary

Möhlenhoff GmbH sucht eine Assistenz der Geschäftsführung und Empfangsmitarbeiterin/Empfangsmitarbeiter (w/m/d) zur befristeten Elternzeitvertretung. Sie unterstützen die Geschäftsführung organisatorisch, betreuen Besucher und Geschäftspartner, managen Termine und koordinieren Office- und Reiseabläufe im In- und Ausland.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, zuverlässig und serviceorientiert, verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse und bringen

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsführungs-, Vorstands- oder Bereichsleitungsebene.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft.
• Organisation, Planung und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen.
• Bearbeitung von Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Sorgfältiges Office-Management und Empfangsbetreuung.
• Reiseplanung und Abrechnung von Dienstreisen.
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Dokumentationen.
• Koordination bereichsübergreifender Themen und Projekte.
• Verschwiegenheit und zuverlässige Unterstützung der Geschäftsführung.

Skills

Organisationsfähigkeit

Koordinationsfähigkeit

Eigeninitiative

Professionelles Auftreten

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

Multitasking

Verschwiegenheit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Office 365

Job description

Assistenz der Geschäftsführung /
Empfang (w/m/d)

Gemäß unserem Leitspruch „Zukunft durch Ideen“ sind wir als Möhlenhoff-Team stetig auf der Suche nach frischem Wind, um Fortschritt und Innovationen nachhaltig zu gestalten. Seit der Gründung 1951 ist unser Unternehmen von der ersten Sekunde an in Familienbesitz. Als Weltmarktführer im Segment der thermischen Stellantriebe liegt unser Schwerpunkt in der Entwicklung und Fertigung hochwertiger, maßgeschneiderter Lösungen für die Heizungs-, Lüftungs- und Klimabranche. Die Vision eines Klimas zum Wohlfühlen ist dabei unser Antrieb. Tag für Tag. Heute und in Zukunft. Werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen Sie uns bei dieser Mission. Wir freuen uns Sie kennenzulernen!

Ihr Aufgabengebiet

Als Assistenz der Geschäftsführung / Empfang (w/m/d) unterstützen Sie die Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Themen und sind zugleich die erste Ansprechperson für Besucher, Kunden und Geschäftspartner. Mit Überblick, Organisationstalent und Serviceorientierung sorgen Sie für einen professionellen ersten Eindruck und einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Elternzeitvertretung in Vollzeit, befristet für 24 Monate. Es erwartet Sie ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit folgenden Schwerpunkten:

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft
• Planung, Koordination sowie Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen inkl. Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
• Selbstständige Bearbeitung von Korrespondenz sowie internen und externen Anfragen in deutscher und englischer Sprache
• Organisation und Betreuung des gesamten Office-Managements
• Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und Dokumentationen
• Eigenständige Koordination bereichsübergreifender organisatorischer Themen und Projekte
• Sicherstellung eines professionellen Besucher- und Empfangsmanagements sowie Unterstützung des Empfangs
• Strukturierung, Priorisierung und Nachverfolgung komplexer Aufgabenstellungen
• Vertrauensvolle Unterstützung der Geschäftsführung in sensiblen und vertraulichen Angelegenheiten

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsführungs-, Vorstands- oder Bereichsleitungsebene
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit, ein hohes Maß an Eigeninitiative sowie eine lösungsorientierte Arbeitsweise
• Professionelles und souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Affinität zu digitalen Lösungen und KI-gestützten Tools sowie die Fähigkeit, diese zur effizienten Unterstützung administrativer und organisatorischer Prozesse einzusetzen und bestehende Abläufe kontinuierlich weiterzuentwickeln
• Hohe Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Diskretion
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Denken
• Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld mehrere Themen parallel zu koordinieren und den Überblick zu behalten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Office 365
• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem weltweit tätigen Unternehmen
• Die Möglichkeit, organisatorische Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Attraktive Sonderzahlungen, flexible Arbeitszeitmodelle sowie 30 Tage Urlaub
• Ein freundliches, modernes und angenehmes Arbeitsumfeld
• Wir lassen Sie nicht allein - bei uns erhalten Sie eine umfangreiche Einarbeitung und einen persönlichen Paten
• Wir haben eine Vielzahl an Sozialleistungen und Mitarbeiter-Benefits, u.a. ein firmeneigenes Bistro mit frischer und gesunder Küche, Firmenfitness und verschiedene interne Sportgruppen sowie Dienstfahrrad-Leasing
• 2-Zimmer-Küche-Job ? Bei uns können Sie vorübergehend kostengünstig in unserer Mitarbeiterwohnung direkt vor Ort wohnen und sich in Ruhe einleben