Assistenz (m/w/d) für das Vorzimmer des Bürgermeisters

Gemeinde Eningen unter Achalm; Eningen unter Achalm; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Jobticket

Fahrradzuschuss

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Gesundheitsmanagement

Job summary

Gemeinde Eningen unter Achalm sucht eine engagierte Assistenz (m/w/d) für das Vorzimmer des Bürgermeisters in Vollzeit. Sie unterstützen das Büro des Bürgermeisters bei repräsentativen, politischen und administrativen Aufgaben.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, Terminkoordination, Vorbereitung von Gesprächen sowie Empfang und Betreuung von Gästen. Eine abgeschlossene Verwaltungs- oder Büroausbildung, mehrjährige Erfahrung und ein diskreter, zuverlässiger Arbeitsstil sind erforderlich.

Qualifications

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Freude daran, Termine im Blick zu behalten.
• Sichere schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit.
• Hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Organisation und Koordination des Sekretariats des Bürgermeisters.
• Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen.
• Vorbereitung und Organisation von Gesprächsterminen und Veranstaltungen des Bürgermeisters.
• Bearbeitung von Post und E-Mail sowie eigenständige Korrespondenz
• Vorbereitung von Unterlagen und Informationen für den Bürgermeister
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Ansprechpartner/in für Bürgerinnen und Bürger, Gemeinderat, Behörden, Institutionen und Partner
• Koordination von Anfragen und Weiterleitungen innerhalb der Verwaltung
• Organisation und Vorbereitung von repräsentativen und kommunalen Veranstaltungen
• Eigenständige Erledigung organisatorischer Aufgaben
• Wahrnehmung weiterer Aufgaben im Umfeld des Bürgermeisters

Skills

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Diskretion

Professionelles Auftreten

Flexibilität

Education

Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Job description

Die Gemeinde Eningen unter Achalm (11.300 Einwohner) ist eine moderne, lebendige und attraktive Gemeinde im Landkreis Reutlingen, verfügt über gute Verkehrsanbindungen sowie einen hohen Wohn- und Erholungswert. Alle Schularten befinden sich am Ort bzw. in nächster Umgebung.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet und in Vollzeit eine engagierte und erfahrene

Assistenz (m/w/d) für das Vorzimmer des Bürgermeisters

Das Büro des Bürgermeisters ist eine zentrale Organisationseinheit der Gemeinde Eningen unter Achalm und unterstützt den Bürgermeister bei der Erfüllung seiner repräsentativen, politischen und administrativen Aufgaben.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Organisation und Koordination des Sekretariats des Bürgermeisters
• Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen
• Vorbereitung und Organisation von Gesprächsterminen und Veranstaltungen des Bürgermeisters
• Bearbeitung des Post- und E-Mail-Eingangs sowie selbstständige Erledigung von Korrespondenz
• Vorbereitung von Unterlagen und Informationen für den Bürgermeister
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Ansprechpartner/in für Bürgerinnen und Bürger, Gemeinderat, Behörden, Institutionen und weitere Partner
• Koordination von Anfragen und Anliegen an den Bürgermeister sowie deren Weiterleitung innerhalb der Verwaltung
• Organisation und Vorbereitung von repräsentativen und kommunalen Veranstaltungen
• eigenständige Bearbeitung organisatorischer und administrativer Aufgaben
• Wahrnehmung weiterer Aufgaben im unmittelbaren Umfeld des Bürgermeisters

Das bringen Sie mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs-, Büro- oder kaufmännischen Bereich, idealerweise als Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation
• mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise in einer Verwaltung, im Sekretariatsbereich oder in einer vergleichbaren anspruchsvollen Assistenzfunktion
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Freude daran, unterschiedliche Aufgaben und Termine im Blick zu behalten
• eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• ein sicheres und verbindliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• die Fähigkeit, auch in vertraulichen oder sensiblen Situationen angemessen und professionell zu handeln
• gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• zeitliche Flexibilität, insbesondere bei gelegentlichen Terminen außerhalb der üblichen Arbeitszeiten
• ein gutes Gespür für kommunalpolitische und verwaltungsinterne Zusammenhänge

Wir bieten:

• eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit in unmittelbarer Zusammenarbeit mit dem Bürgermeister
• einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit vielfältigen Kontakten innerhalb und außerhalb der Verwaltung
• ein hohes Maß an Eigenständigkeit und Gestaltungsmöglichkeiten
• einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• eine leistungsgerechte Vergütung nach TVöD entsprechend Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen
• die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen und betriebliche Altersvorsorge
• flexible Arbeitszeiten
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• Jobticket, Fahrradzuschuss
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• ein kollegiales und engagiertes Team

Für weitere Auskünfte stehen Ihnen Bürgermeister Eric Sindek (Telefon [phone]) oder die Leiterin des Haupt- und Ordnungsamtes Ute Petrick unter der Telefonnummer. 07121 892-1200 zur Verfügung.