Zweite Assistenzkraft des Bürgermeisters (m/w/d)

Landeshauptstadt Stuttgart; Stuttgart; Hybrid; EUR 39.000 - 47.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Jahressonderzahlung

Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte

Zusammenfassung

Landeshauptstadt Stuttgart sucht eine Zweite Assistenzkraft des Bürgermeisters (m/w/d) für das Vorzimmer des Beigeordneten für Wirtschaft, Finanzen und Beteiligungen. Die Stelle ist unbefristet und zum 01.11.2026 zu besetzen.

Zu Ihren Aufgaben zählen Entgegennahme/Beantwortung telefonischer Anfragen, eigenständige Korrespondenz, ALLRIS-Überwachung von Mitzeichnungsvorgängen sowie die Zuweisung innerhalb des Geschäftskreises.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare dreijährige Ausbildung mit Bezug zur Verwaltung
• Berufserfahrung im Sekretariat/Vorzimmer, idealerweise in Leitungsumfeld
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, besonders MS-Office; ALLRIS-Kenntnisse vorteilhaft
• Sichere Ausdrucksweise in Wort und Schrift, gutes Deutsch
• gute/zurückhaltlose Kommunikationsfähigkeit und Kundenorientierung

Aufgaben

• Entgegennahme und Beantwortung telefonischer Anfragen sowie Bearbeitung von Post und eigenständige Korrespondenz
• Überwachen des Eingangsbegangs im ALLRIS und termingerechte Erledigung von Mitzeichnungsvorgängen
• Vorbereitung von Glückwunschschreiben und zentraler Adressdatei des Referats
• Unterstützung der Referent/-innen des Bürgermeisters
• Mitwirkung bei Terminvorbereitung der Ausschüsse und Verwaltungsausschüsse
• Vertretung der Erstkraft bei Krankheit oder Urlaub

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Sicheres Auftreten

Deutsch in Wort und Schrift

MS Office Kenntnisse

Videokonferenzen

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/-Kauffrau Büromanagement

Tools

ALLRIS

MS Office

Jobbeschreibung

Zweite Assistenzkraft des Bürgermeisters (m/w/d)

Wir suchen Sie für das Vorzimmer des Beigeordneten für Wirtschaft, Finanzen und Beteiligungen der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist zum 01.11.2026 und unbefristet zu besetzen.

Die Landeshauptstadt Stuttgart ist mit mehr als 15.000 Mitarbeitenden einer der größten Arbeitgeber der Region. Im Referat Wirtschaft, Finanzen und Beteiligungen agieren Sie an der Nahtstelle zwischen den Bürger/-innen dieser Stadt, dem Gemeinderat mit seinen Ausschüssen einerseits und unseren Fachämtern, Beteiligungsgesellschaften sowie den anderen Ämtern und Referaten andererseits.

Ein Job, der Sie begeistert

• Zu Ihren Aufgaben zählen die Entgegennahme und Beantwortung telefonischer Anfragen sowie die Bearbeitung ausgehender Post und die selbstständige Korrespondenz im Rahmen Ihrer Aufgaben
• Sie überwachen im EDV-basierten Ratsinformationssystem ALLRIS den Eingang und die termingerechte Erledigung von Mitzeichnungsvorgängen und die Beantwortung von Anträgen. Zudem nehmen Sie nach Abstimmung mit den persönlichen Referent/-innen die Aufgabenzuordnung innerhalb des Geschäftskreises vor
• Darüber hinaus bereiten Sie Glückwunschschreiben und ähnliche persönliche Schreiben des Bürgermeisters vor und pflegen die zentrale Adressdatei des Referats
• Die Unterstützung der Referent/-innen des Bürgermeisters zählt ebenfalls zu Ihren Aufgaben
• Sie helfen bei der Terminvorbereitung der Sitzungen des Verwaltungsausschusses und des Ausschusses für Wirtschaft und Wohnen mit
• Die Vertretung der Erstkraft bei Krankheit oder Urlaub rundet Ihr Aufgabengebiet ab

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabenbereichs bleibt vorbehalten.

Ihr Profil, das zu uns passt

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige Ausbildung mit Bezug zur Verwaltung bzw. der Befähigung für die Erfüllung der oben genannten Aufgaben
• Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Vorzimmerbereich, gerne im Umfeld eines vergleichbaren Leitungsbereichs
• Sicheres und freundliches Auftreten, sehr gute kommunikative Fähigkeiten
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, insb. in den MS-Office-Anwendungen, Kenntnisse eines Ratsinformationssystems (ALLRIS) sowie die Handhabung von Videokonferenzen sind von Vorteil
• Das Beherrschen der deutschen Sprache mit guter Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift

Unsere Benefits im Überblick

• Weil Sicherheit und Wertschätzung zählen: ein zukunftssicherer Arbeitsplatz, betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung, Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – 70 € brutto pro Monat in Vollzeit, attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, teilweise mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten, Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• Gemeinsam wachsen: persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
• Umweltfreundlich unterwegs: ein Zuschuss zum Deutschlandticket, das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
• Kleine Extras, die Großes bewirken: vergünstigtes Mittagessen, Rabatte und Angebote über Corporate Benefits

Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 8 TVöD (3.486,40 – 4.230,97 €).
Alle Beträge sind monatliche Bruttowerte bei Vollzeitbeschäftigung.