Assistenz der Dezernatsleitung (w / m / d)

Universität Heidelberg; Bremen; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende Universität in Deutschland sucht eine Assistenz der Dezernatsleitung (W/M/D) zur Unterstützung der Verwaltung. Sie werden die Dezernentin bei Büro- und Sekretariatsaufgaben unterstützen, sowie das Terminmanagement und Finanzwesen übernehmen. Eine abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich wird vorausgesetzt, ebenso mehrjährige Erfahrung im Verwaltungsbereich. Optimale Arbeitsbedingungen werden in einem kollegialen Umfeld geboten.

Leistungen

Vielseitiger Arbeitsplatz

Flexible Arbeitszeitmodelle

Bezuschusstes Deutschlandticket

Hochschulsport

Interne Weiterbildung

Qualifikationen

• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Tätigkeit.
• Erfahrung in einer öffentlichen Verwaltung, Kenntnisse der Hochschulstrukturen wünschenswert.

Aufgaben

• Assistenz der Dezernentin.
• Office‑Management: Sekretariatsaufgaben, professionelle Korrespondenz.
• Terminmanagement: Planung und Vorbereitung von Besprechungen.
• Finanzwesen: E‑Rechnungswesen.
• Personalmanagement: Unterstützung bei Stellenbesetzungsverfahren.

Kenntnisse

Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch

Sehr gute Ausdrucksweise in Englisch

Organisations‑ und Planungsstärke

Zuverlässigkeit

Flexibilität

Belastbarkeit

Ausbildung

Ausbildung als Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder Verwaltungswirt*in

Tools

MS Office‑Programme

Jobbeschreibung

Über uns

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein‑Neckar hat.

Stellenbeschreibung

Bei der Universitätsverwaltung im Dezernat Studium und Lehre ist folgende unbefristete Stelle in Vollzeit (39,5 Std. / Woche) zu besetzen :

Assistenz der Dezernatsleitung (W / M / D)

• Assistenz der Dezernentin
• Office‑Management : Sekretariatsaufgaben, professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Terminmanagement : Terminplanung, Vor‑ und Nachbereitung von Besprechungen
• Finanzwesen : E‑Rechnungswesen, Beschaffungsangelegenheiten
• Personalmanagement : Unterstützung bei Stellenbesetzungsverfahren, Verwaltung der Krankmeldungen etc.
• Planungsaufgaben : Unterstützung bei der Organisation von Tagungen und Sitzungen sowie Dienstreisen
• Themenspezifische Unterstützung : Protokollführung in Besprechungen, Recherchetätigkeiten und Aufbereitung der Ergebnisse, Unterstützung bei Projekten

Ihr Profil

• Eine erfolgreich abgeschlossenesausbildung als Fachangestellte*r für Bürokommunikation, Verwaltungswirt*in oder einer vergleichbaren Ausbildung
• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Tätigkeit
• Erfahrung in einer öffentlichen Verwaltung, wünschenswert sind Kenntnisse der Hochschulstrukturen
• Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS Office‑Programme
• Organisations‑ und Planungsstärke
• Zuverlässigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
• Repräsentatives und freundliches Auftreten

Wir bieten

• Einen vielseitigen Arbeitsplatz in einem kollegialen und motivierten Umfeld
• Eine fundierte Einarbeitung
• Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes
• Ein vielfältiges universitäres Angebot wie ein bezuschusstes Deutschlandticket, Veranstaltungen, Hochschulsport und interne Weiterbildung

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV‑L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis 19.01.2026 in einer PDF‑Datei (alle Unterlagen in einer Datei) per E‑Mail senden an : (Inhalt entfernt)

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihnen keine Eingangsbestätigung zusenden und die Auswertung der eingegangenen Bewerbungen etwas Zeit in Anspruch nimmt. Gerne können Sie sich für Rückfragen an die o. g. E‑Mail‑Adresse wenden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter (Inhalt entfernt).