Assistenz der Bereichsleitung / Teamassistenz (m/w/d) Erlangen ab 25,00 Euro/Stunde

Upgrade4you; Erlangen; On-site; EUR 34,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

Kantine

Flexible Arbeitszeiten

Benefits.me

Deutschlandticket-Zuschuss

Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter

Mitarbeiter-App

Urlaubsanträge per App

Job summary

Upgrade4you sucht eine Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d) am Standort Erlangen für das Unit Project Engineering Management. Du unterstützt die Leitung, koordinierst Termine, Reisen und Dokumente und betreibst aktives Wissensmanagement.

Es gibt eine 35-Stunden-Woche ohne Schichtarbeit, mit flexiblem Arbeitszeitmodell und Kantinenzugang in einem namhaften Konzern der Energietechnik. Gutes Deutsch und Englisch sind von Vorteil.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich (≥3 Jahre).
• Versiert in MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel und Copilot.
• Kenntnisse in Ariba, SAP Concur und SAP von Vorteil.
• Sehr gutes Deutsch und gute bis sehr gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Persönliche Assistenz der Leitung und Verwaltung des Kalenders.
• Termin- und Raumplanung sowie Organisation von Meetings.
• Unterstützung des PEM-Teams bei täglichen Aufgaben und Projekten.

Skills

Selbstständigkeit

Proaktivität

Flexibilität

Teamfähigkeit

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Ariba

SAP Concur

SAP

MS Office

Job description

Erlangen Siemenspromenade / 35-Stunden-Woche / IG Metall Konzern / Assistenz der BereichsleitungAssistenz der Bereichsleitung / Teamassistenz (m/w/d) Erlangen ab 25,00 Euro/Stunde in Erlangen

Du bist die rechte Hand der Leitung – und ohne dich läuft im Team nichts rund? Für unseren Kunden, einen international tätigen Konzern der Energietechnik, suchen wir am Standort Erlangen eine Assistenz (m/w/d) für die Leitung der Einheit Project Engineering Management.

Hier organisierst du nicht nur Termine: Du hältst einer Führungskraft den Rücken frei, bringst Reisen, Bestellungen, Events und Onboardings ins Laufen und gestaltest die Digitalisierung deiner Einheit aktiv mit. Dafür bekommst du ab 25,00 € brutto pro Stunde, eine 35-Stunden-Woche ohne Schichtarbeit und ein Umfeld, in dem deine Organisationsstärke wirklich gesehen wird.

Klingt nach dir? Dann lies weiter!

Aufgaben

• Persönliche Assistenz der Leitung: Sie unterstützen den Leiter der Einheit Project Engineering Management (PEM) im täglichen Arbeitsablauf. Dazu gehören die Verwaltung des Kalenders, die Organisation und Vorbereitung von Terminen sowie die Pflege und Bereitstellung wichtiger Unterlagen. Außerdem übernehmen Sie bei Bedarf Vertretungsaufgaben.
• Termin- und Raumplanung: Sie koordinieren Teamtermine, organisieren Besprechungen und kümmern sich um die Buchung von Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen.
• Allgemeine Unterstützung der Einheit: Sie unterstützen das PEM-Team bei täglichen Aufgaben sowie bei organisatorischen und konzeptionellen Themen. Sie erstellen Präsentationen, Kommunikationsunterlagen und verschiedene Übersichten und sorgen dafür, dass wichtige Informationen übersichtlich aufbereitet sind.
• Organisation von Geschäftsreisen: Sie planen und buchen Geschäftsreisen im In- und Ausland. Dazu gehören die Reisebuchung über SAP Concur, die Organisation notwendiger Visa sowie die Information zu geltenden Reisekostenrichtlinien. Außerdem prüfen und bearbeiten Sie Reisekostenabrechnungen.
• Bestellungen und Rechnungen: Sie holen Angebote ein, bearbeiten Bestellungen und koordinieren die dazugehörigen Abläufe. Außerdem verfolgen Sie Bestell- und Rechnungsprozesse in Ariba und SAP und sorgen dafür, dass diese korrekt und rechtzeitig abgeschlossen werden.
• Organisation von Veranstaltungen: Sie planen und organisieren interne und externe Veranstaltungen. Dazu gehören die Buchung geeigneter Räume, die Bestellung von Catering und die Abstimmung aller notwendigen Details. Während der Veranstaltungen sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf.
• Unterstützung im Personalbereich (HR): Sie unterstützen bei administrativen Personalaufgaben, zum Beispiel bei der Erfassung von Fehlzeiten, der Stundenschreibung und der Bearbeitung von Mehrarbeit. Außerdem pflegen Sie Personal-, Kapazitäts- und Organisationsübersichten. Sie koordinieren Bewerbungs- und Einstellungsprozesse und unterstützen beim Onboarding neuer Mitarbeitender. Dazu gehört auch die Organisation der Erstausstattung und des Arbeitsplatzes.
• Organisation des Büroalltags: Sie kümmern sich um einen reibungslosen Ablauf im Büro. Sie organisieren neue Arbeitsplätze, veranlassen notwendige Änderungen oder Ersatzbeschaffungen und koordinieren Arbeitsplatzbuchungen. Außerdem sind Sie Ansprechpartner für IT- und Systemanliegen und kümmern sich um die Anmeldung und Betreuung von Besuchern.
• Digitalisierung und Wissensmanagement: Sie unterstützen die Weiterentwicklung der Einheit und helfen dabei, Arbeitsabläufe einfacher und effizienter zu gestalten. Sie pflegen die SharePoint-Seiten, halten Dokumente und Informationen aktuell und unterstützen bei der Digitalisierung und übersichtlichen Ablage von Wissen.

Deine Benefits

• Ein Stundenlohn zwischen 25,00 € bis zu 29,85 € brutto je nach Berufserfahrung und Qualifikation
• 35 Stunden/Woche, keine Schichtarbeit
• Einsatz in einem namhaften Konzern der Energietechnik mit Kantinennutzung
• Flexible Arbeitszeiten mit Freizeitausgleich über dein Freizeitkonto
• Benefits.me mit Sonderkonditionen bei namhaften Herstellern und Marken
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• Persönliche Betreuung durch das Upgrade Team
• Einfache Kommunikation und Anträge für Urlaub etc. in unserer Mitarbeiter APP
• Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm mit attraktiver Prämie

Dein Know How

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du bringst mehrjährige Berufserfahrung (idealerweise ab 3 Jahren) im Sekretariats- oder Assistenzbereich mit
• Du gehst sicher mit MS Office um, insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel und Copilot
• Idealerweise kennst du Ariba, SAP Concur und SAP
• Du sprichst und schreibst sehr gut Deutsch und gut bis sehr gut Englisch
• Du trittst kompetent, verbindlich und professionell auf – intern wie extern
• Du hast eine schnelle Auffassungsgabe, bist flexibel und arbeitest selbstständig und proaktiv