Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

1000 Satellites GmbH; Mannheim; Presencial; EUR 40 000 - 46 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Holokratische Arbeitsweise

Gestaltungsspielraum & Verantwortung

Teamevents & Weiterbildung

Mehr Urlaub 30 Tage + 24.12. & 31.12.

Ausgleich statt Überstunden

Edenred-Karte

Corporate Benefits

Business Bike

Betriebliche Altersvorsorge

Family & Friends Coworking Ticket

Resumo da oferta

1000satellites in Mannheim sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung. Sie übernehmen wiederkehrende Standardaufgaben, halten Kalendereinträge frei, bereiten Termine vor und sorgen dafür, dass Versprochenes umgesetzt wird.

Sie arbeiten eng mit Gregory und Markus zusammen, priorisieren Anfragen, organisieren Reisen und optimieren Prozesse mit KI-gestützten Werkzeugen. Gute Deutschkenntnisse und solides Englisch runden das Profil ab.

Qualificações

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Assistenz-Erfahrung, ideal bei mehreren Führungskräften.
• Priorisierung auch bei unvollständigen Informationen, Mut zur Einschätzung.
• Diskretion, Verlässlichkeit und Blick für nächste Schritte.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365; Offenheit für KI-Werkzeuge.
• Deutsch verhandlungssicher; gutes Englisch.

Responsabilidades

• Erste Ansprechperson bei Abwesenheiten der Geschäftsführung.
• Kalenderverwaltung, Terminkoordination und Freiraum für konzentriertes Arbeiten.
• Vorbereitung von Terminen: Unterlagen, Kontext, offene Punkte.
• Posteingang bearbeiten, Standardkorrespondenz eigenständig bearbeiten.
• Reisen organisieren und Reisekostenabrechnungen vorbereiten.
• Nachhalten, ob Vereinbartes umgesetzt wird, offene Punkte sichtbar machen.
• Abläufe beschreiben, vereinfachen und mit digitalen/KI-Werkzeugen automatisieren.
• Widersprechen, wenn Zusagen und Prioritäten nicht zusammenpassen.

Conhecimentos

Assistenzfunktion

Priorisierung bei unvollständigen情報

Diskretion

Verlässlichkeit

Englischkenntnisse

Kalenderkoordination

Reiseplanung

Umgang mit KI-Werkzeugen

Formação académica

Kaufmännische Ausbildung

Ferramentas

Microsoft 365

KI-gestützte Werkzeuge

Descrição da oferta de emprego

Deine Mission

Unsere beiden Gründer und Geschäftsführer entwickeln und übernehmen viele Rollen von 1000 Satellites und verbringen viel Zeit mit Arbeiten, die andere genauso gut erledigen können. Das nimmt ihnen wertvolle Zeit für die Sicht auf die große Linie. Deshalb suchen wir Dich. Du übernimmst die wiederkehrenden Standardaufgaben des Führungsalltags, hältst den Kalender frei für das, wofür es sie tatsächlich braucht, und sorgst dafür, dass Zugesagtes auch passiert. Du sprichst an, wenn Dinge nicht zusammenpassen kümmerst Dich mit Klarheit und Herzlichkeit um die Leistungsfähigkeit unserer Geschäftsführung.

Darauf kannst Du Dich freuen...

• Holokratische Arbeitsweise:Selbstorganisierte Rollen statt klassischer Hierarchien.
• Gestaltungsspielraum & Verantwortung:Bring deine Ideen ein und entwickle unser Team aktiv mit.
• Teamevents & Weiterbildung:Regelmäßige Events für Austausch, Kreativität und persönliche Entwicklung.
• Mehr Urlaub:30 Tage Urlaub + 24.12. und 31.12.
• Ausgleich statt Überstunden: Uns ist deine Work-Life-Balance wichtig - wandle deine Überstunden unkompliziert in Freizeitausgleichstage um.
• Finanzielle Benefits:
  • Edenred-Karte(monatlich aufladbar)
  • Corporate Benefitsmit vielen attraktiven Rabatten
• Gesund & mobil:Business Bike für mehr Mobilität, Umweltbewusstsein und Fitness.
• Langfristige Sicherheit:Wir unterstützen dein Betriebliche Altersvorsorge.
• Family & Friends Coworking Ticket: Ermögliche Freund:innen und Familienmitgliedern kostenfreien Zugang zu unseren 1000 Satellites Open Spaces - für bis zu 20 Arbeitstage pro Jahr.

Dein Spielfeld

• Du bist die erste Ansprechperson, wenn Gregory und Markus nicht direkt erreichbar sind, und priorisierst die Anfragen
• Du führst die Kalender von Gregory und Markus, koordinierst Termine und hältst zusammenhängende Zeit für konzentriertes Arbeiten frei
• Du bereitest Termine vor: Unterlagen, Kontext, offene Punkte aus dem Vorgespräch
• Du bewirtschaftest den Posteingang, beantwortest Standardkorrespondenz eigenständig und behältst Fristen im Blick
• Du organisierst Reisen und bereitest die Reisekostenabrechnungen vor
• Du hältst nach Terminen nach, ob Vereinbartes umgesetzt wird, und machst offene Punkte sichtbar
• Du beschreibst wiederkehrende Abläufe, vereinfachst sie und automatisierst sie mit digitalen und KI-gestützten Werkzeugen
• Du widersprichst, wenn Zusagen, Prioritäten und verfügbare Zeit nicht zusammenpassen - und machst einen Gegenvorschlag

Deine Stärken

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion, gern in der Zuarbeit für mehr als eine Führungskraft
• Die Fähigkeit, auch bei unvollständigen Informationen zu priorisieren - und den Mut, deine Einschätzung auszusprechen
• Diskretion, Verlässlichkeit und einen Blick dafür, was als Nächstes dran ist
• Sicheren Umgang mit Microsoft 365; Neugier auf KI-gestützte Werkzeuge ist ein echtes Plus
• Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift, gutes Englisch