Assistenz Bereichsleitung Konzernbüro (m/w/d)

Kasseler Verkehrs- und Versorgungs-GmbH; Kassel; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

TV-V Tarifvertrag

Weiterbildung

Flexible Arbeitszeiten

Mobile Arbeiten

Betriebliche Altersversorgung

Kantine

Parkplätze

Jobticket

Job summary

Kasseler Verkehrs- und Versorgungs-GmbH sucht eine engagierte Assistenz der Bereichsleitung Konzernbüro in Kassel. Sie übernehmen organisatorische, administrative und planerische Aufgaben und unterstützen die Bereichsleitung sowie Fachbereiche eigenverantwortlich im Tagesgeschäft.

Sie koordinieren Termine, erstellen Präsentationen und Protokolle, bearbeiten Budgetanträge und Bestellvorgänge in SAP. Zudem verantworten Sie Onboarding-/Offboardingprozesse und Weiterbildungsmaßnahmen.

Qualifications

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokommunikation, Sekretariat o. ä).
• Idealerweise Zusatzqualifikation als Management Assistant bzw. Management Assistent (m/w/d).
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz von Führungskräften mit.
• Sie arbeiten sicher mit Microsoft 365 (Teams, Outlook, Excel, PowerPoint, OneNote) und idealerweise SAP.

Responsibilities

• Unterstützung der Bereichsleitung bei organisatorischen, administrativen und planerischen Aufgaben.
• Interne und externe Geschäftskorrespondenz, Koordination von Aufgabenstellungen und Terminen mit Vorständen und Stakeholdern.
• Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Präsentationen und Protokollen, Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Mitarbeit im Budgetcontrolling des Bereichs Konzernbüro; Bearbeitung von Bestellanforderungen und Finanzanträgen in SAP.
• Erstellung regelmäßiger Auswertungen und Berichte.
• Organisation von Onboarding-/Offboardingprozessen sowie Weiterbildungmaßnahmen.

Skills

MS 365

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Selbstständiges Arbeiten

Education

Kaufmännische Ausbildung

Management Assistant (Zusatzqualifikation)

Tools

SAP

Job description

Gestalten Sie die Arbeit unseres Konzernbüros aktiv mit!

Als Assistenz der Bereichsleitung Konzernbüro unterstützen Sie die Bereichsleitung und die Fachbereiche eigenverantwortlich bei organisatorischen, administrativen und planerischen Aufgaben und sorgen für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Bereichsleitung eigenverantwortlich bei organisatorischen, administrativen und planerischen Aufgaben des Tagesgeschäfts.
• Sie übernehmen die interne und externe Geschäftskorrespondenz sowie die Koordination von Aufgabenstellungen und Terminen inkl. der Kommunikation und Zusammenarbeit mit Vorständen, Geschäftsführern, Aufsichtsräten und weiteren Stakeholdern.
• Sie bereiten Besprechungen und Termine vor und nach, erstellen Präsentationen und Protokolle und verfolgen vereinbarte Maßnahmen nach.
• Sie unterstützen das Budgetcontrolling des Bereichs Konzernbüro und bearbeiten Bestellanforderungen, Finanzanträge und weitere Vorgänge in SAP.
• Sie erstellen regelmäßige Auswertungen und Berichte.
• Sie organisieren und koordinieren Onboarding- und Offboardingprozesse sowie Maßnahmen des Weiterbildungsmanagements in den Fachbereichen.
• Sie übernehmen administrative Aufgaben des Büromanagements, beispielsweise im Bereich der Zeiterfassung.
• Sie unterstützen bei Sonderthemen und Projekten.
• Die Kommunikation und Zusammenarbeit ist jederzeit Teil der Tätigkeit.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann / Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d), Sekretär/in (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondent/in (m/w/d) oder über eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise besitzen Sie eine Zusatzqualifikation als Management Assistant bzw. Management Assistent (m/w/d).
• Sie bringen mehrere Jahre Berufserfahrung in der Assistenz von Führungskräften oder vergleichbaren Funktionen mit.
• Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit Microsoft 365, insbesondere mit Teams, Outlook, Excel, PowerPoint und OneNote und bringen idealerweise Erfahrungen im Umgang mit SAP-Systemen mit.
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und behalten auch bei unterschiedlichen Anforderungen den Überblick.
• Sie zeichnen sich durch hohe Belastbarkeit,Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit aus und überzeugen durch eine serviceorientierte Arbeitsweise sowie durch ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten.

Wir bieten

• Wir bieten Ihnen den Einstieg in ein regional verankertes Unternehmen, in dem spannende Herausforderungen und verantwortungsvolle Tätigkeiten für die Menschen in Kassel und Umgebung auf Sie warten.
• Wir zahlen die branchenübliche Vergütung nach dem bei uns gültigen TV-V (Tarifvertrag für Versorgungsbetriebe).
• Wir fördern Sie mit einer maßgeschneiderten Weiterbildung - intern und extern.
• Wir unterstützen Sie bei einer guten Work-Life-Balance mit flexiblen Arbeitszeiten (Gleitzeit) und mobilem Arbeiten.
• Wir bieten eine vom Arbeitgeber mitfinanzierte betriebliche Altersversorgung.
• Wir haben außerdem für unsere Mitarbeiter (m/w/d) eine eigene Kantine, Parkplätze und die Möglichkeit, ein Jobticket zu nutzen.

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Ihre Ansprechpartnerin für Rückfragen:

Frau Ursel Fröhlich - Tel. [phone] - E-Mail: [e-mail]