Personal Assistant m/w/d to Vice President Corporate Finance & Business Solutions

PHOENIX CONTACT Deutschland GmbH; Blomberg; Hybride; EUR 40 000 - 56 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Arbeitszeitmodelle

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildung

LinkedIn Learning

Fahrradleasing

Onboarding

Mitarbeitervergünstigungen

Mitarbeiterevents

Firmen PKW

Homeoffice

Sozialberatung

Résumé du poste

Phoenix Contact Deutschland GmbH in NRW sucht eine engagierte Personal Assistant (m/w/d) zur Entlastung des Vice President Corporate Finance & Business Solutions. Sie steuern das Executive Office, priorisieren Geschäftsvorgänge und sorgen für klare Informationsflüsse.

Zu Ihren Aufgaben gehören internationale Kalender- und Reisekoordination, Erstellung von Präsentationen sowie die Koordination interner und externer Stakeholder.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Weiterbildung im Assistenz- oder Office-Management vorteilhaft.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive-/Management-Assistenz.
• Selbstständige Koordination komplexer Termine, Reisen und Managementinformationen.
• Internationale und interkulturelle Zusammenarbeit vertraut.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, PowerPoint, Excel, Word, Teams).
• Grundkenntnisse in SAP oder Bereitschaft, sich schnell einzuarbeiten.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke.

Responsabilités

• Executive Office eigenständig und vorausschauend steuern.
• Geschäftsvorgänge und Informationen priorisieren sowie Termine koordinieren.
• Vor- und Nachbereitung von Präsentationen, Berichten und Protokollen.
• Ansprechpartner: interne/externe Stakeholder professionell betreuen.
• Informations- und Kommunikationswege standort- und kulturübergreifend steuern.
• Unterstützung bei Budget-, Kostenstellen- und Personalplanungen.

Connaissances

Executive Support

Terminplanung

Informationssteuerung

Stakeholder-Kommunikation

Interkulturelle Zusammenarbeit

Organisationsstärke

Deutsch- und Englischkenntnisse

Formation

Kaufmännische Ausbildung

Assistenz-/Office-Management Weiterbildung

Outils

Microsoft 365

Description du poste

Einleitung

Als Personal Assistant m/w/d to Vice President Corporate Finance & Business Solutions gestalten Sie das Executive Office eigenständig, vorausschauend und mit hohem Qualitätsanspruch. Sie entlasten den Vice President durch wirksame Priorisierung, verlässliche Informationssteuerung und konsequentes Nachhalten zentraler Themen. In einem internationalen Umfeld sind Sie erste Kontakt- und Vertrauensperson für interne und externe Stakeholder sowie die zentrale Drehscheibe für die Assistenzen in den Shared Service Centern, die für HQ arbeiten. Die Position verbindet anspruchsvolle Managementunterstützung mit internationaler Vernetzung und einer besonderen Vertrauensstellung; absolute Vertraulichkeit und Verschwiegenheit sind dabei selbstverständlich.

Aufgaben

• Sie steuern das Executive Office eigenständig und vorausschauend, priorisieren Geschäftsvorgänge und Informationen, koordinieren Termine und Fristen und sorgen für die konsequente Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
• Die komplexe Kalender-, Besprechungs- und Reisekoordination für nationale und internationale Termine übernehmen Sie eigenverantwortlich und stellen durch eine professionelle inhaltliche sowie organisatorische Vor- und Nachbereitung einen reibungslosen Ablauf sicher
• Präsentationen, Berichte, Protokolle, Statistiken, Korrespondenz und Entscheidungsunterlagen bereiten Sie adressatengerecht auf und unterstützen bei kleineren Analysen, insbesondere mit Excel
• Als zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder koordinieren Sie sensible Anliegen professionell und tragen zu einer effizienten Informations- und Kommunikationssteuerung bei
• Darüber hinaus koordinieren Sie die Zusammenarbeit der Assistenzen in den Shared Service Centern und dem Headquarter, strukturieren Informationsflüsse und fördern eine vertrauensvolle standort- und kulturübergreifende Zusammenarbeit
• Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Budget-, Kostenstellen- und Personalplanungen, konsolidieren relevante Daten und Unterlagen und koordinieren ausgewählte administrative Vorgänge mit internen und externen Partnern

Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise bringen Sie eine Weiterbildung im Assistenz- oder Office-Management mit
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Executive- oder Management-Assistenz beziehungsweise in der qualifizierten Unterstützung einer Führungskraft zeichnet Ihren beruflichen Werdegang aus
• Die eigenständige Koordination komplexer Termine, Reisen und Managementinformationen gehört zu Ihrem beruflichen Alltag
• Internationale und interkulturelle Zusammenarbeit sowie die Abstimmung mit unterschiedlichen Ansprechpartnern sind Ihnen vertraut
• Einen sicheren Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel, Word und Teams, setzen wir voraus
• Idealerweise verfügen Sie über Grundkenntnisse in SAP oder bringen die Bereitschaft mit, sich schnell in neue Systeme und digitale Tools einzuarbeiten
• Ihre ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke sowie Ihre strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise runden Ihr Profil ab
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab

Benefits

• Arbeitszeitmodelle: Keine festen Arbeits- oder Pausenzeiten
• Attraktive Bezahlung: Vergütungsstruktur nach IG Metall für Standorte in NRW und Niedersachsen
• Betriebliche Altersvorsorge:Direktversicherung, Unterstützungskasse oder klassische Sparverträge
• Weiterbildung: Eigenes Training Center mit einer Vielzahl an Möglichkeiten zur Weiterbildung
• LinkedIn Learning: Zugriff auf umfangreiche Selbstlernmodule für Beruf, Freizeit und persönliche Entwicklung
• Fahrradleasing: Vergünstigungen beim Leasen von Fahrrädern, E-Bikes oder Pedelecs
• Onboarding: Prämiertes Einarbeitungsprogramm als Grundlage für ein starkes Netzwerk
• Mitarbeitervergünstigungen: Sonderkonditionen bei namhaften Anbietern
• Mitarbeiterevents: Events und Feiern für ein soziales und gemeinsames Miteinander
• Firmen PKW: FürAußendienstmitarbeitende auch zur privaten Nutzung
• Homeoffice: Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten
• Sozialberatung:Unterstützung bei persönlichen und arbeitsplatzbezogenen Anliegen

Die genannten Benefits können je nach Position und Standort variieren.

Kontakt

Phoenix Contact GmbH & Co. KG

[phone]

KarinReimer