Assistenz Bereichsleitung Konzernbüro (m/w/d)

KVV Kasseler Verkehrs- und Versorgungs- GmbH; Kassel; On-site; EUR 42,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeit & mobiles Arbeiten

Kantine

Jobticket

Betriebliche Altersversorgung

Job summary

KVV Kasseler Verkehrs- und Versorgungs-GmbH sucht eine assistierende Kraft für die Bereichsleitung. Sie übernehmen organisatorische, administrative und planerische Aufgaben, koordinieren interne/externe Korrespondenz und Termine mit Vorständen, Aufsichtsräten und Stakeholdern.

Zu Ihren Tätigkeiten gehören die Vorbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationen und Protokollen sowie die Nachverfolgung von Maßnahmen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenz-Erfahrung.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit Organisationsgeschick.
• Gute MS 365-Kenntnisse, SAP-Erfahrung wünschenswert.

Responsibilities

• Unterstützung der Bereichsleitung bei organisatorischen, administrativen und planerischen Aufgaben des Tagesgeschäfts.
• Interne und externe Geschäftskorrespondenz, Koordination von Aufgaben und Terminen mit Vorständen und Stakeholdern.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationen/Protokollen, Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Budgetcontrolling-Unterstützung, Verarbeitung von Bestellanforderungen und SAP-Vorgängen.
• Regelmäßige Auswertungen und Berichte erstellen.
• Onboarding-/Offboardingprozesse sowie Weiterbildungsmanagement organisieren.
• Bürozeiten- und Zeiterfassungsaufgaben; Sonderprojekte unterstützen.

Skills

MS 365

SAP

Organisationstalent

Kommunikation

Teamkoordination

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP-Systeme

Job description

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Bereichsleitung eigenverantwortlich bei organisatorischen, administrativen und planerischen Aufgaben des Tagesgeschäfts.
• Sie übernehmen die interne und externe Geschäftskorrespondenz sowie die Koordination von Aufgabenstellungen und Terminen inkl. der Kommunikation und Zusammenarbeit mit Vorständen, Geschäftsführern, Aufsichtsräten und weiteren Stakeholdern.
• Sie bereiten Besprechungen und Termine vor und nach, erstellen Präsentationen und Protokolle und verfolgen vereinbarte Maßnahmen nach.
• Sie unterstützen das Budgetcontrolling des Bereichs Konzernbüro und bearbeiten Bestellanforderungen, Finanzanträge und weitere Vorgänge in SAP.
• Sie erstellen regelmäßige Auswertungen und Berichte.
• Sie organisieren und koordinieren Onboarding- und Offboardingprozesse sowie Maßnahmen des Weiterbildungsmanagements in den Fachbereichen.
• Sie übernehmen administrative Aufgaben des Büromanagements, beispielsweise im Bereich der Zeiterfassung.
• Sie unterstützen bei Sonderthemen und Projekten.
• Die Kommunikation und Zusammenarbeit ist jederzeit Teil der Tätigkeit.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann / Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d), Sekretär/in (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondent/in (m/w/d) oder über eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise besitzen Sie eine Zusatzqualifikation als Management Assistant bzw. Management Assistent (m/w/d).
• Sie bringen mehrere Jahre Berufserfahrung in der Assistenz von Führungskräften oder vergleichbaren Funktionen mit.
• Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit Microsoft 365, insbesondere mit Teams, Outlook, Excel, PowerPoint und OneNote und bringen idealerweise Erfahrungen im Umgang mit SAP-Systemen mit.
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und behalten auch bei unterschiedlichen Anforderungen den Überblick.
• Sie zeichnen sich durch hohe Belastbarkeit, Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit aus und überzeugen durch eine serviceorientierte Arbeitsweise sowie durch ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten.

Wir bieten

• Wir bieten Ihnen den Einstieg in ein regional verankertes Unternehmen, in dem spannende Herausforderungen und verantwortungsvolle Tätigkeiten für die Menschen in Kassel und Umgebung auf Sie warten.
• Wir zahlen die branchenübliche Vergütung nach dem bei uns gültigen TV-V (Tarifvertrag für Versorgungsbetriebe).
• Wir fördern Sie mit einer maßgeschneiderten Weiterbildung - intern und extern.
• Wir unterstützen Sie bei einer guten Work-Life-Balance mit flexiblen Arbeitszeiten (Gleitzeit) und mobilem Arbeiten.
• Wir bieten eine vom Arbeitgeber mitfinanzierte betriebliche Altersversorgung.
• Wir haben außerdem für unsere Mitarbeiter (m/w/d) eine eigene Kantine, Parkplätze und die Möglichkeit, ein Jobticket zu nutzen.

Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ihre Ansprechpartnerin für Rückfragen:

Frau Ursel Fröhlich - Tel. [phone] - E-Mail: [e-mail]