Assistent (in) der Geschäftsleitung (m/w/d)

baax GmbH & Co. KG; Bremen; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktive Rahmenbedingungen

Langfristige Perspektive

Flexible Arbeitsmodelle

Job summary

Die baax GmbH & Co. KG in Bremen sucht eine erfahrene Persönlichkeit als Backoffice Manager(in), die für das gesamte Backoffice und die administrativen Prozesse verantwortlich ist. In dieser Schlüsselrolle unterstützen Sie die Geschäftsführung und stellen einen reibungslosen Ablauf sicher.

Wir erwarten mehrjährige Erfahrung im Backoffice sowie ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitsmodellen und einem wertschätzenden Umfeld.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung im Backoffice-, Office- oder Informationsmanagement.
• Sehr strukturierte und eigenständige Arbeitsweise.
• Hohe Disziplin, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit.

Responsibilities

• Gesamtverantwortung für das Backoffice und die administrativen Prozesse.
• Unterstützung der Geschäftsführung und Beratungsteams im Tagesgeschäft.
• Entwicklung interner Leitfäden und Prozesse.

Skills

Organisationsstärke

Kommunikationsfähigkeit

MS-Office-Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Tools

Digitale Tools

Job description

2012 gegründet. Entstanden aus dem Zusammenschluss von Managern führender deutscher Restrukturierungsberatungen ist baax der Experte für umsetzungsorientiertes Turnaround-Management und Ertragssteigerung im deutschen Mittelstand.

2025 wurde die baax GmbH & Co. KG zum fünften Mal als TOP CONSULTANT ausgezeichnet und erhielt erneut das Siegel als kununu Top Company. Zur weiteren Professionalisierung unserer internen Abläufe suchen wir eine engagierte, strukturierte und erfahrene Persönlichkeit als Backoffice Manager(in).

Deine Aufgaben:

Als Assistent (in) der Geschäftsleitung bist du gesamtverantwortlich für das Backoffice und die administrativen Prozesse. Du bist die zentrale organisatorische Schnittstelle unseres Unternehmens und stellst einen reibungslosen administrativen Betrieb sicher:

Deine Aufgaben im Bereich Backoffice & interne Organisation:

• Unterstützung der Geschäftsführung und der Beratungsteams im Tagesgeschäft
• Organisation interner und externer Meetings, Veranstaltungen und Workshops
• Koordination und Steuerung externer Dienstleister
• Koordination und Mitarbeit bei internen Projekten
• Lektorat von Gutachten, Vertriebsunterlagen und weiteren Berichten
• Sicherstellen der Nutzung und Einhaltung der Corporate Identity
• Entwicklung interner Leitfäden und Prozesse
• Vorbereitung und Erstellung von Rechnungen
• Vertretung der Assistenz

Deine Aufgaben im Bereich Human Resources:

• Unterstützung im Recruiting
• Personalauswahl der Praktikant:innen
• On- und Offboardingprozesse

Deine Aufgaben im Bereich Qualitäts-, Datenschutz- & Systemthemen:

• Pflege und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements
• Implementierung und Überwachung aller Maßnahmen im Rahmen der DSGVO
• Erstellung von Schulungsunterlagen und Durchführung interner Schulungen

Deine Aufgaben im Bereich Marketing & Kommunikation:

• Pflege von Website- und Social-Media-Inhalten
• Redaktionelle Mitarbeit und Lektorat von Mailings, News und Projektstories
• Mitgestaltung der Akquisitionsunterlagen inkl. vorbereitender Recherchen

Was wir uns idealerweise von Dir wünschen:

• Mehrjährige Erfahrung im Backoffice-, Office- oder Informationsmanagement, idealerweise im Beratungs- oder Dienstleistungsumfeld
• Sehr strukturierte, eigenständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Hohe Organisationsstärke und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und souveränes Auftreten
• Hohe Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, Affinität zu digitalen Tools und Systemen
• Exzellente Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
• Belastbarkeit, Flexibilität und Freude daran, Dinge ganzheitlich zu gestalten

Was wir Dir bieten:

• Die verantwortungsvolle Schlüsselrolle in unserem Unternehmen mit großem Gestaltungsspielraum
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege und ein professionelles, wertschätzendes Umfeld
• Langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen
• Attraktive Rahmenbedingungen und flexible Arbeitsmodelle