Assistent/in der Geschäftsführung

Rettungsdienst Spn; Deutschland; Vor Ort; EUR 48.000 - 68.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Fort- und Weiterbildung

Attraktives Einkommen nach TVöD-VKA

Vermögenswirksame Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

Angenehmes Arbeitsumfeld

Zusammenfassung

Rettungsdienst Spn sucht eine Assistenz der Geschäftsführung in Vollzeit im Spree-Neiße Kreis. Sie unterstützen die Geschäftsleitung organisatorisch und administrativ und bereiten interne und externe Meetings vor.

Zu Ihren Aufgaben gehören Informationsmaterialien erstellen, Fachunterlagen prüfen und die Anlaufstelle für die Geschäftsführung sowie die Koordination von Besuchern, Fristen und vertraulichen Unterlagen gemäß DSGVO.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau – Büromanagement.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Leitungsebene.
• Sehr sichere MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel; Videokonferenzsysteme wünschenswert.
• Absolute Verschwiegenheit, Loyalität gegenüber der Geschäftsleitung und souveräner Umgang mit sensiblen Informationen.
• Strukturierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise; Belastbarkeit bei parallelen Aufgaben.

Aufgaben

• Zentrale Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings, Gremien- und Projekt- sowie Arbeitsgruppensitzungen.
• Bereitstellung von Informationsmaterialien, Erstellung und Überprüfung von Fachunterlagen und Präsentationen.
• Zentrale Anlaufstelle für die Geschäftsführung sowie Koordination von Informationsfluss und Besuchen.
• Fristen- und Wiedervorlagenmanagement sowie vertrauliche, revisionssichere Dokumenten- und Vertragsverwaltung nach DSGVO.

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Belastbarkeit

Ausbildung

Ausbildung Kaufmann/-frau Büromanagement

Weiterbildung Management-Assistenz

Fachwirt/in

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

MS Office

Outlook

PowerPoint

Excel

Videokonferenzsysteme

Jobbeschreibung

Die Assistenz der Geschäftsführung ist eine zentrale Stütze der Geschäftsleitung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf organisatorischer und administrativer Prozesse.

Zu ihren Hauptaufgaben gehören die Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings einschließlich Gremien-, Projekt- und Arbeitsgruppensitzungen, die Bereitstellung von Informationsunterlagen, die Erstellung und Überprüfung von Fachunterlagen und Präsentationen.

Die Position bildet die zentrale Anlaufstelle für Anliegen an die Geschäftsführung. Die Stelleninhaberin / der Stelleninhaber steuert den Informationsfluss zu Führungskräften, Betriebsrat, Geschäftspartnern und Beratern und bereitet Besuche einschließlich Empfang und Bewirtung vor.

Zu den Aufgaben gehören die Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen, die Pflege der Vertrags- und Dokumentenablage der Geschäftsleitung sowie die revisionssichere Verwaltung vertraulicher Unterlagen nach den internen Richtlinien und den Vorgaben der DSGVO.

Wir suchen

Assistent/in der Geschäftsführung

In Vollzeit für den Einsatz im Spree-Neiße Kreis

Ansprechpartner: Frau Pernack – Sachbearbeiterin Personal

Das bieten wir Ihnen:

• Sie arbeiten in unmittelbarer Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz
• Wir fördern Ihre fachliche Entwicklung durch Fort- und Weiterbildungen
• Es erwarten Sie Interessante, anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem angenehmen Arbeitsumfeld mit einem erfahrenen Team
• Bei Vorliegen der Voraussetzungen erhalten Sie ein attraktives Einkommen nach TVöD-VKA mit Zusatzleistungen wie z.B. vermögenswirksame Leistungen, eine betriebliche Altersvorsorge u.a.

Das erwartet Sie:

• Zentrale Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings, Gremien- und Projekt- und Arbeitsgruppensitzungen
• Bereitstellung von Informationsmaterialien, Erstellung und Überprüfung von Fachunterlagen und Präsentationen
• Zentrale Anlaufstelle für die Geschäftsführung sowie Koordination von Informationsfluss und Besuchen
• Fristen- und Wiedervorlagenmanagement sowie vertrauliche, revisionssichere Dokumenten- und Vertragsverwaltung nach DSGVO

Das bringen Sie mit:

• Vorausgesetzt wird eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau – Büromanagement, idealerweise mit Weiterbildung zur geprüften Management-Assistenz oder zur Fachwirtin / zum Fachwirt oder ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium.
• Erwartet werden mehrere Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Leitungsebene, vorzugsweise in einem Unternehmen vergleichbarer Größe. Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen ist von Vorteil.
• Die Position erfordert sehr sichere Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel, sowie Erfahrung mit Videokonferenzsystemen ist wünschenswert.
• Die Stelleninhaberin / der Stelleninhaber hat Zugang zu vertraulichen Daten. Vorausgesetzt werden daher absolute Verschwiegenheit, Loyalität gegenüber der Geschäftsleitung und ein souveräner Umgang mit sensiblen Informationen.
• Erwartet werden eine strukturierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise, Belastbarkeit bei parallelen Aufgaben und kurzfristigen Prioritätswechseln sowie ein verbindliches, professionelles Auftreten auf allen Hierarchieebenen.