Assistent der Geschäftsführung (m/w/d)

Rettungsdienst Spree- Neiße GmbH; Forst (Lausitz); Vor Ort; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

TVöD-VKA Einkommen

Vermögenswirksame Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

Fort- und Weiterbildungen

Zusammenfassung

Rettungsdienst Spree- Neiße GmbH sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) zur zentralen Stütze der Geschäftsleitung. Sie bereiten interne/externen Meetings vor, erstellen Unterlagen, koordinieren Gremiensitzungen und sichern den Informationsfluss zu Führungskräften und Partnern.

Zudem verwalten Sie vertrauliche Dokumente und Fristen nach DSGVO. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrere Jahre Führungsassistenz-Erfahrung und exzellente MS-Office-Kenntnisse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Leitungsebene.
• Sehr sichere MS Office Kenntnisse (Outlook, PowerPoint, Excel).
• Verschwiegenheit und souveräner Umgang mit sensiblen Informationen.

Aufgaben

• Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings inkl. Gremien-, Projekt- und Arbeitsgruppensitzungen.
• Bereitstellung von Informationsunterlagen und Erstellung/Überprüfung von Fachunterlagen und Präsentationen.
• Zentrale Anlaufstelle für Anliegen an die Geschäftsführung; Informationsfluss zu Führungskräften, Betriebsrat, Geschäftspartnern und Beratern.
• Verwaltung vertraulicher Unterlagen gemäß DSGVO; Fristenüberwachung; Wiedervorlagen.
• Organisation von Besuchern inkl. Empfang und Bewirtung; strukturierte Arbeitsweise und Professionalität auf allen Ebenen.

Kenntnisse

Berufserfahrung in Assistenzleitung

MS Office

Outlook

PowerPoint

Excel

Videokonferenzsysteme

Ausbildung

Kaufmann/-frau Büromanagement

Fachwirt/in

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

MS Office

Outlook

PowerPoint

Excel

Videokonferenzsysteme

Jobbeschreibung

Assistent der Geschäftsführung (m/w/d)

Die Assistenz der Geschäftsführung ist eine zentrale Stütze der Geschäftsleitung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf organisatorischer und administrativer Prozesse.

Zu ihren Hauptaufgaben gehören die Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings einschließlich Gremien-, Projekt- und Arbeitsgruppensitzungen, die Bereitstellung von Informationsunterlagen, die Erstellung und Überprüfung von Fachunterlagen und Präsentationen.

Die Position bildet die zentrale Anlaufstelle für Anliegen an die Geschäftsführung. Die Stelleninhaberin / der Stelleninhaber steuert den Informationsfluss zu Führungskräften, Betriebsrat, Geschäftspartnern und Beratern und bereitet Besuche einschließlich Empfang und Bewirtung vor.

Zu den Aufgaben gehören die Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen, die Pflege der Vertrags- und Dokumentenablage der Geschäftsleitung sowie die revisionssichere Verwaltung vertraulicher Unterlagen nach den internen Richtlinien und den Vorgaben der DSGVO.

Persönliche Voraussetzungen

Vorausgesetzt wird eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau - Büromanagement, idealerweise mit Weiterbildung zur geprüften Management-Assistenz oder zur Fachwirtin / zum Fachwirt oder ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium.

Erwartet werden mehrere Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Leitungsebene, vorzugsweise in einem Unternehmen vergleichbarer Größe. Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen ist von Vorteil.

Die Position erfordert sehr sichere Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel, sowie Erfahrung mit Videokonferenzsystemen ist wünschenswert.

Die Stelleninhaberin / der Stelleninhaber hat Zugang zu vertraulichen Daten. Vorausgesetzt werden daher absolute Verschwiegenheit, Loyalität gegenüber der Geschäftsleitung und ein souveräner Umgang mit sensiblen Informationen.

Erwartet werden eine strukturierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise, Belastbarkeit bei parallelen Aufgaben und kurzfristigen Prioritätswechseln sowie ein verbindliches, professionelles Auftreten auf allen Hierarchieebenen.

Wir bieten:

• Sie arbeiten in unmittelbarer Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz
• Wir fördern Ihre fachliche Entwicklung durch Fort- und Weiterbildungen
• Es erwarten Sie Interessante, anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem angenehmen Arbeitsumfeld mit einem erfahrenen Team
• Bei Vorliegen der Voraussetzungen erhalten Sie ein attraktives Einkommen nach TVöD-VKA mit Zusatzleistungen wie z.B. vermögenswirksame Leistungen, eine betriebliche Altersvorsorge u.a.