Assistent*in der Amtsleitung

Landeshauptstadt Kiel; Kiel; Hybrid; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Stadtverwaltung in Deutschland sucht ein*e Assistent*in der Amtsleitung zur Unterstützung der Stabsstelle Zentrale Steuerung und Intendanz. Die Position umfasst Aufgaben wie Terminkoordination, Unterstützung bei Entscheidungsprozessen und Förderung der internen Kommunikation. Eine dreijährige kaufmännische Ausbildung und mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung sind Voraussetzung. Flexible Arbeitszeiten und Home-Office sind möglich.

Leistungen

Flexibilität in der Arbeitszeit

Betriebliche Gesundheitsförderung

Zuschuss für Mobilität

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung erforderlich.
• Kenntnisse in Kennzahlen, Budgetsteuerung und Forecasting sind wichtig.
• Serviceorientierte und kommunikative Persönlichkeit.

Aufgaben

• Assistenz der Amtsleitung und Terminkoordination.
• Unterstützung bei Entscheidungsprozessen und der Strategieentwicklung.
• Gestaltung interner Kommunikationsformate.

Kenntnisse

Kundenorientierung

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Diskretion

Ausbildung

Dreijährige Ausbildung im kaufmännischen Bereich

Laufbahnprüfung für das zweite Einstiegsamt

Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten

Tools

Business-Intelligence-Tools

PowerPoint

Canva

Jobbeschreibung

Vor 2 Wochen Gehören Sie zu den ersten 25 Bewerber:innen.

Kiel macht sich auf den Weg. Die Landeshauptstadt Schleswig-Holsteins sucht Menschen mit Herzblut, Ideen und Expertise. Wir gehören zu den größten Arbeitgeberinnen und Ausbildungsbetrieben im Norden. Derzeit sind mehr als 6.000 Mitarbeitenden in 27 Ämtern, Referaten, Stabsstellen und Betrieben bei uns beschäftigt. Bei uns arbeiten Sie flexibel und familienfreundlich an spannenden Projekten – gern auch in Teilzeit oder mobil. Wir setzen auf engagierte Führungskräfteförderung, ein umfangreiches Gesundheitsprogramm, eine stadteigene Kita für Beschäftigte und ein umfassendes Fortbildungsprogramm für die persönliche Entwicklung. Wir sichern Sie ab: Zusätzliche Altersvorsorge, Förderung für Pendler*innen und eine Notfallbetreuung für Ihre Jüngsten in Randzeiten und bei Gremiensitzungen sind bei uns selbstverständlich. Kiel ist eine dynamische, weltoffene und stark wachsende Großstadt: Wohnen und arbeiten Sie am Meer – und genießen Sie Kiels hohe Lebensqualität durch die einmalige Lage an der Förde.

Starten Sie bei uns als Assistent*in der Amtsleitung (Eingruppierung nach EG 8 TVöD bzw. A 8 SHBesG) und unterstützen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stabsstelle Zentrale Steuerung und Intendanz unbefristet in Voll- oder Teilzeit.

Aufgaben

• Assistenz der Amtsleitung:
  • Terminkoordination
  • Sicherstellen der telefonischen und digitalen Erreichbarkeit der Amtsleitung
• Steuerungsunterstützung:
  • Tätigkeiten zur Entscheidungsunterstützung bei der Unternehmens- und Strategieentwicklung (z. B. KPI‑Tracking, Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen)
  • Nutzung von Business‑Intelligence‑Tools, um Reports oder Analysen für die Amtsleitung vorzubereiten
  • Vor- und Nachbereitung von Führungskräfte‑Meetings, inklusive Follow‑up‑Steuerung
  • Erstellung, Vorbereitung oder Zusammenstellung von Präsentationsunterlagen mit PowerPoint oder Canva
• Schnittstellenfunktion und interne Kommunikation:
  • Förderung einer aktiven Vernetzung innerhalb der Organisation: Sicherstellen des Informationsflusses zwischen Führung, Teams und Abteilungen
  • Gestaltung interner Kommunikationsformate (z. B. Amts‑Newsletter, Townhalls, Intranet‑Beiträge)
• Projekte, Corporate Design & Wohlfühlkultur:
  • Begleitung von amtsinternen Projekten von der Amtsleitung oder aus der Stabsstelle Zentrale Steuerung und Intendanz
  • Monitoring von Projektfortschritt, Budget und Ressourcen
  • Sicherstellen eines einheitlichen Corporate Designs im gesamten Haus
  • Initiierung von Mitarbeiterevents, Teamtagen oder kleinen Alltagsmomenten (z. B. Geburtstagskultur, Pausenaktionen, Dankesrituale)
• Spezielle Aufgaben:
  • Verwaltung des Fortbildungsbudgets des Amtes
  • Vorbereitung, Verwaltung und Weiterleitung von Sitzungsunterlagen (Infosystem der Kommunalpolitik)
  • Zentrale Arbeitszeiterfassung – Ansprechperson für Fragen rund um die Arbeitszeiterfassung/Urlaubsansprüche/Arbeitszeitregelungen

Profil

• Ausbildung: mindestens eine dreijährige Ausbildung in einem kaufmännischen Bereich oder
  • Laufbahnprüfung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe eins, Fachrichtung Allgemeine Dienste
  • abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten/n
  • abgeschlossener Angestelltenlehrgang I
• Erfahrung: mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung, die auf der geforderten Ausbildung basiert.
• Kenntnisse im Bereich Kennzahlen, Budgetsteuerung und Forecasting.

Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein.

Was Sie auszeichnet

Sie sind freundlich und serviceorientiert, haben Spaß an neuen Aufgaben und arbeiten gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen. Sie besitzen Organisationstalent, sind diskret und kommunikationsstark. In Konfliktsituationen gehen Sie gelassen damit um und reagieren angemessen. Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig.

Gut zu wissen

Die Stelle ist teilbar unter der Voraussetzung der ganztägigen Besetzung und der Arbeitsplatzteilung.

Wir bieten

• Flexibilität: Gleitzeit, Teilzeitarbeit und Home‑Office
• Mobilitätsförderung: Zuschuss für Fahrräder, E‑Bikes, Job‑ oder Deutschlandticket
• Betriebliche Gesundheitsförderung: Teilnahme an Hansefit‑Beiträgen sowie weitere externe und interne Sport‑ und Fitnessangebote
• Vielfalt: Safe‑Space für eine vielfältige, inklusive Belegschaft
• Sinnstiftende Aufgabe: Aktive Mitarbeit an der Gestaltung einer lebenswerten Gegenwart und Zukunft für alle Kieler*innen

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non‑EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.