Assistent der Geschäftsleitung (m/w/d)

persona service AG & Co. KG; Karlsruhe; On-site; EUR 38,000 - 56,000; Full time

Job summary

persona service AG & Co. KG sucht eine Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) in Karlsruhe im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit Übernahmeoption.

Sie entlasten die Geschäftsbereichsleitung im operativen Tagesgeschäft und übernehmen die Vor- und Nachbereitung anspruchsvoller Termine sowie die Koordination zwischen internen Bereichen und externen Kundinnen/Kunden. Zu Ihren Aufgaben gehören die Erstellung redaktioneller Beiträge, die Pflege der Unternehmenswebseite und die Bearbeitung der

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Büromanagement/Industriekauf).
• Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich oder Office Management.
• Sichere MS Office-Anwendungen, SharePoint und Teams.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort & Schrift.
• Hohes Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke, sorgfältige Arbeitsweise.
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Eigenverantwortung.
• Gültige Arbeitserlaubnis und fester Wohnsitz in Deutschland.

Responsibilities

• Umfassende Assistenz- und Administrationsaufgaben für die Geschäftsbereichsleitung.
• Professionelle Organisation und Vor-/Nachbereitung von Terminen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen.
• Schnittstellenkommunikation zwischen Geschäftsleitung, internen Bereichen und externen Kundinnen/Kunden.
• Erstellung redaktioneller Artikel/Newsletters und Pflege der Webseite.
• Korrespondenz (schriftlich/telefonisch) mit Kundinnen/Kunden.
• Posteingang bearbeiten und allgemeine kaufmännische Verwaltungstätigkeiten.
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen für Führungskräfte.

Skills

MS Office

SharePoint

Teams

Deutsch verhandlungssicher

Organisationsgeschick

Teamfähigkeit

Flexibilität

Eigenverantwortung

Education

Kaufmann/-frau Büromanagement

Industriekaufmann/-frau

Tools

MS SharePoint

MS Teams

Job description

Für unseren Kunden, ein etabliertes öffentlich-rechtliches Dienstleistungsunternehmen in Karlsruhe, suchen wir dich als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit Übernahmeoption.

Worauf du dich bei diesem Kunden freuen kannst:

• kostenfreie Getränke wie Kaffee und Wasser
• sehr zentrale Lage in der Karlsruher Innenstadt
• gut erreichbare Parkmöglichkeiten mit finanziellem Zuschuss

Was deine Aufgaben sind:

• du übernimmst die umfassenden Assistenz- und Administrationsaufgaben für die Geschäftsbereichsleitung und entlastest diese wirkungsvoll im operativen Tagesgeschäft
• zudem bist du verantwortlich für die professionelle Organisation sowie die strukturierte Vor- und Nachbereitung von anspruchsvollen Terminen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen
• weiterhin betreust du die reibungslose Schnittstellenkommunikation und Koordination zwischen der Geschäftsleitung, den internen Geschäftsbereichen sowie den externen Kund:innen
• die zielgruppengerechte Erstellung von redaktionellen Artikeln und Newslettern sowie die Pflege der unternehmenseigenen Webseite gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben
• im Rahmen deiner Tätigkeit unterstützt du das Führungsteam bei der Erledigung der gesamten schriftlichen und telefonischen Korrespondenz mit den Kund:innen
• des Weiteren unterstützt du den reibungslosen Ablauf durch die gewissenhafte Bearbeitung des Posteingangs und allgemeine kaufmännische Verwaltungstätigkeiten
• abschließend verantwortest du die eigenständige Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen für die Führungskräfte unseres Kunden

Was wir uns von dir wünschen:

• du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d) oder Kaufmann für Dialogmarketing (m/w/d) vorzuweisen
• zudem verfügst du über fundierte praktische Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im kaufmännischen Bereich oder im Office Management
• deine sicheren und anwendungsorientierten Kenntnisse in den gängigen MS Office Anwendungen sowie in MS Sharepoint und MS Teams zeichnen dich aus
• du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse auf verhandlungssicherem Niveau in Wort und Schrift sowie über eine hervorragende Ausdrucksweise
• weiterhin bringst du ein hohes Maß an Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke sowie eine sehr sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise mit
• außerdem bist du ausserordentlich teamfähig, flexibel sowie belastbar und zeichnest dich durch hohe Eigenverantwortung aus
• für die Ausübung dieser verantwortungsvollen Position bringst du neben deiner fachlichen Expertise auch eine gültige Arbeitserlaubnis sowie einen festen Wohnsitz in Deutschland mit