Administrative Officer – Project Management Office

Jobtailor; Cottbus; Vor Ort; EUR 26.784 - 40.176; Vollzeit

Zusammenfassung

Jobtailor sucht eine administrative Fachkraft zur Unterstützung des Managements und des Teams als Projektassistent. Sie koordinieren Termine, Meetings und Berichte und behalten Fristen sowie Workflows im Blick.

Zu Ihren Aufgaben gehören Aktenführung, Vorbereitung von Präsentationen und Unterstützung interner Projekte. Gute Deutschkenntnisse, Windows/MS Office, Organisationstalent und eigenständige Arbeitsweise sind gefragt.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (see Education).
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie Diskretion.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse vorteilhaft.

Aufgaben

• Sie unterstützen das Management und das Team als Projektassistenz.
• Sie organisieren Termine, Meetings und Diskussionen und behalten Fristen im Blick.
• Sie verwalten Akten, bearbeiten Folgeaufträge und unterstützen den Alltag.
• Sie erstellen und pflegen Berichte, Statistiken und Präsentationen sorgfältig.
• Sie unterstützen interne Projekte und sorgen für reibungslose Abläufe.
• Sie forschen auf definierten Plattformen und unterstützen bei der Vorqualifikation.
• Sie koordinieren Workshops, Schulungen und interne Meetings – von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung.

Kenntnisse

Organisationsstärke

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Diskretion

Eigenständiges Arbeiten

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Führerschein Klasse B

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau, Kaufmann für Bürokommunikation)

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Responsibilities

• As an Administrative Officer (m/f/d), you will support our managers and the team as project assistance in organizing and coordinating processes and projects.
• You organize appointments, meetings and discussions, always keeping deadlines and workflows in view.
• You manage filing, handle follow-ups and support the manager and the team in day-to-day operations.
• You prepare and maintain reports, statistics and presentations with care and oversight.
• You support internal projects and help ensure smooth processes through your commitment.
• You conduct research on defined platforms and actively assist with the prequalification process.
• You coordinate workshops, training sessions and internal meetings – from preparation through follow-up.

Requirements

• Commercial vocational training (e.g., Office Management Clerk, Industrial Clerk, Office Communications Clerk)
• Strong organizational skills, team spirit, good communication skills and discretion
• Independent, structured working style
• Confident use of MS Office
• Very good German language skills, both written and spoken; English skills are a plus
• Class B driving license