Administrative Assistenz / Office Management (m/w/d)

Solar23; Ulm; On-site; EUR 34,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeitmodelle

Weiterbildungsangebote

Attraktive Vergütung

Langfristige Anstellung

Teambildende Maßnahmen

Job summary

SOLAR23 sucht eine selbstständige Administrative Assistenz (m/w/d) für das Office Management in Ulm. Sie übernehmen eigenverantwortlich vielfältige Aufgaben des täglichen Office- und Travel-Managements und unterstützen das Projektteam.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminkoordination, Dokumentenerstellung, Datenpflege im ERP-System und Unterstützung der Buchhaltung. Wir bieten eine kollegiale, internationale Arbeitsumgebung und attraktive Benefits.

Qualifications

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint.
• Selbständige Arbeitsweise, Priorisierung und Multitasking in einem dynamischen Umfeld.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Organisation und Verwaltung aller Reisebuchungen.
• Planung, Koordination und Verwaltung von Office-Terminen.
• Unterstützung bei Erstellung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen sowie Ablage und Datenverwaltung.
• Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben und Korrespondenz im Projektteam.
• Pflege der Stammdaten im ERP-System.
• Unterstützung der Buchhaltung bei Rechnungen und Zahlungseingängen.

Skills

MS Office

Organisation

Kommunikation

Eigenständige Arbeitsweise

Education

Berufsausbildung Bürokauffrau/-mann

Tools

Microsoft Office Suite

Outlook

Job description

Wer wir sind:

SOLAR23 hat sich in den vergangenen 25 Jahren zu einem Pionier und führenden Unternehmen für Solaranlagen entwickelt. Mit Hauptsitz in Ulm, und verschiedenen internationalen Niederlassungen installieren wir weltweit netzgebundenen und netzunabhängigen Photovoltaikanlagen. Darüber hinaus betreiben und instand halten wir komplette Dorfstromversorgungen. Durch unsere erneuerbaren Energie Projekte werden Krankenstationen, Schulen Dorfstromnetze bis hin zu solaren Wasserpumpenstationen betrieben. Mit Fokus auf dem Afrikanischen Kontinent folgen wir unserer Vision „Think global, act local“, tragen wir einen aktiven Beitrag zur Erreichung der Ziele der Vereinten Nationen bei.

Sie erwartet:

Für eine verantwortungsvolle und vielseitige Position im Office Management suchen wir ab sofort eine selbstständige Administrative Assistenz (m/w/d). Sie übernehmen eigenverantwortlich vielfältige Aufgaben des täglichen Office- und Travel-Managements. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören unter anderem

• Organisation und Verwaltung aller Reisebuchungen, um einen reibungslosen und effizienten Reiseablauf zu gewährleisten
• Planung, Koordination und Verwaltung von Office-Terminen nach Bedarf
• Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen, sowie Ablage und Datenverwaltung
• Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben, Korrespondenz und Unterstützung des Projektteams
• Pflege der Stammdaten innerhalb unseres ERP-Systems
• Unterstützung der Buchhaltung bei der Erstellung und Prüfung von Rechnungen, Zahlungseingängen

Sie bringen mit:

• Berufsausbildung als Bürokauffrau oder einem verwandten Bereich
• Erfahrung in der administrativen Assistenz in einem internationalen Umfeld
• Sicherer Umgang mit den Tools der Microsoft Office Suite, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, sowie mit der Kalenderverwaltung in Outlook
• Selbständige Arbeitsweise, Fähigkeit zur Priorisierung und Erfahrung in der Bearbeitung vielfältiger Aufgaben in einem dynamischen Umfeld
• Proaktive Arbeitsweise
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und Detailgenauigkeit
• Gute schriftliche und mündliche Kenntnisse in Deutsch und Englisch

Wir bieten:

• Eine wertschätzende Unternehmenskultur mit innovativen Projekten in einem kollegialen und internationalen Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitszeitmodelle, Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben
• Individuelle Weiterbildungsangebote und internationale Karrieremöglichkeiten
• Attraktive Vergütung und Erfolgsbeteiligung, 30 Tage Urlaub
• Langfristige Anstellung in einem schnell wachsenden Unternehmen
• Gemeinsame Teambildende Maßnahmen