Administrative Assistenz / Office Management (m/w/d)

Solar23 GmbH; Ulm; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeitmodelle

Weiterbildungsangebote

Internationale Karrieremöglichkeiten

Job summary

Solar23 GmbH in Ulm sucht ab sofort eine selbstständige Administrative Assistenz (m/w/d) für das Office Management. Zu Ihren Aufgaben gehören Reisebuchungen, Terminplanung, Erstellung von Dokumenten sowie Unterstützung des Projektteams und Buchhaltungsvorbereitung.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in einer internationalen Umgebung, sichere MS-Office-Kenntnisse und eine selbständige Arbeitsweise mit.

Qualifications

• Berufsausbildung als Bürokauffrau oder verwandter Bereich erforderlich.
• Erfahrung in administrativer Assistenz, ideal in internationalem Umfeld.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; sicherer Umgang mit MS Office.

Responsibilities

• Organisation und Verwaltung aller Reisebuchungen, um einen reibungslosen Reiseablauf zu gewährleisten
• Planung, Koordination und Verwaltung von Office-Terminen nach Bedarf
• Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen, sowie Ablage und Datenverwaltung
• Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben, Korrespondenz und Unterstützung des Projektteams
• Pflege der Stammdaten innerhalb unseres ERP-Systems
• Unterstützung der Buchhaltung bei der Erstellung und Prüfung von Rechnungen, Zahlungseingängen

Skills

Organisation

Verwaltung

MS Office

Kommunikation

Selbständiges Arbeiten

Zeitmanagement

Education

Bürokauffrau

Tools

Outlook

Excel

PowerPoint

Job description

Wer wir sind:

SOLAR23 hat sich in den vergangenen 25 Jahren zu einem Pionier und führenden Unternehmen für Solaranlagen entwickelt. Mit Hauptsitz in Ulm, und verschiedenen internationalen Niederlassungen installieren wir weltweit netzgebundenen und netzunabhängigen Photovoltaikanlagen. Darüber hinaus betreiben und instand halten wir komplette Dorfstromversorgungen. Durch unsere erneuerbaren Energie Projekte werden Krankenstationen, Schulen Dorfstromnetze bis hin zu solaren Wasserpumpenstationen betrieben. Mit Fokus auf dem Afrikanischen Kontinent folgen wir unserer Vision „Think global, act local“, tragen wir einen aktiven Beitrag zur Erreichung der Ziele der Vereinten Nationen bei.

Sie erwartet:

Für eine verantwortungsvolle und vielseitige Position im Office Management suchen wir ab sofort eine selbstständige Administrative Assistenz (m/w/d). Sie übernehmen eigenverantwortlich vielfältige Aufgaben des täglichen Office- und Travel-Managements. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören unter anderem

• Organisation und Verwaltung aller Reisebuchungen, um einen reibungslosen und effizienten Reiseablauf zu gewährleisten
• Planung, Koordination und Verwaltung von Office-Terminen nach Bedarf
• Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen, sowie Ablage und Datenverwaltung
• Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben, Korrespondenz und Unterstützung des Projektteams
• Pflege der Stammdaten innerhalb unseres ERP-Systems
• Unterstützung der Buchhaltung bei der Erstellung und Prüfung von Rechnungen, Zahlungseingängen

Sie bringen mit:

• Berufsausbildung als Bürokauffrau oder einem verwandten Bereich
• Erfahrung in der administrativen Assistenz in einem internationalen Umfeld
• Sicherer Umgang mit den Tools der Microsoft Office Suite, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, sowie mit der Kalenderverwaltung in Outlook
• Selbständige Arbeitsweise, Fähigkeit zur Priorisierung und Erfahrung in der Bearbeitung vielfältiger Aufgaben in einem dynamischen Umfeld
• Proaktive Arbeitsweise
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und Detailgenauigkeit
• Gute schriftliche und mündliche Kenntnisse in Deutsch und Englisch

Wir bieten:

• Eine wertschätzende Unternehmenskultur mit innovativen Projekten in einem kollegialen und internationalen Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitszeitmodelle, Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben
• Individuelle Weiterbildungsangebote und internationale Karrieremöglichkeiten
• Attraktive Vergütung und Erfolgsbeteiligung, 30 Tage Urlaub
• Langfristige Anstellung in einem schnell wachsenden Unternehmen
• Gemeinsame Teambildende Maßnahmen