Assistenz Office & Operations (m/w/d) - 20 Std. / Woche

Caphenia; Frankfurt; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Jobticket

Wellpass

Gleitende Arbeitszeiten

Job summary

Caphenia sucht eine Assistenz im Bereich Operations am Standort Frankfurt zur zentralen Organisation und Verwaltung der Bürostandorte. Sie unterstützen das Team bei administrativen Abläufen und koordinieren Büroprozesse inklusive Besucher- und Dokumentenmanagement.

Das Profil verlangt kaufmännische/s administrative Ausbildung, mehrjährige Assistenz-Erfahrung, Organisationstalent, Serviceorientierung sowie sichere MS-Office-Kenntnisse. Englischkenntnisse runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Office- oder Standortfunktion
• Gute organisatorische Fähigkeiten, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Service- und Lösungsorientierung im Umgang mit internen/externalen Ansprechpartnern
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Outlook, Teams, Word, Excel)
• Deutsch sehr gut, Englisch gute Kenntnisse

Responsibilities

• Organisation und Verwaltung der Büroräumlichkeiten sowie Unterstützung bei Raum- und Arbeitsplatzplanung
• Koordination von Lieferungen, Büroeinrichtungen und Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
• Planung, Organisation und Betreuung von Besucherterminen inklusive Anmeldung, Catering und Pflege der Visitor-Pipeline
• Verwaltung der Besucher-PSA sowie Bestandskontrollen
• Organisation und Verwaltung von Schlüsseln, Zutrittskarten und Zufahrtsgenehmigungen
• Beschaffung von Büromaterial und allgemeinen Betriebsmitteln
• Verwaltung und Pflege der Dokumentenablage sowie Unterstützung bei Dokumentenstandards
• Administrative Begleitung von HR-Prozessen sowie Koordination von Ausweisen und Arbeitsmitteln
• Fuhrparkorganisation inklusive Fahrzeugkoordination und Fahrtenbüchern
• Weitere administrative Aufgaben zur Unterstützung des Teams Operations

Skills

Organisatorische Fähigkeiten

Strukturierte Arbeitsweise

Zuverlässigkeit

Service- und Lösungsorientierung

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische oder administrative Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Ihre Aufgaben

Als Assistenz im Bereich Operations übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Organisation und Verwaltung unserer Bürostandorte in Frankfurt. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse und unterstützen das Team in vielfältigen organisatorischen Aufgaben.

• Organisation und Verwaltung der Büroräumlichkeiten sowie Unterstützung bei der Raum- und Arbeitsplatzplanung.
• Koordination von Lieferungen, Büroeinrichtungen sowie Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
• Planung, Organisation und Betreuung von Besucherterminen einschließlich Besucheranmeldung, Catering und Pflege der Visitor-Pipeline.
• Verwaltung der Besucher-PSA sowie Durchführung von Bestandskontrollen.
• Organisation und Verwaltung von Schlüsseln, Zutrittskarten und Zufahrtsgenehmigungen.
• Organisation des Büroalltags einschließlich Beschaffung von Büromaterial und allgemeinen Betriebsmitteln.
• Verwaltung und Pflege der digitalen und physischen Dokumentenablage sowie Unterstützung bei Dokumentenstandards.
• Administrative Begleitung von HR-Prozessen sowie die Koordination von Ausweisen und Arbeitsmitteln.
• Verwaltung und Organisation des Fuhrparks einschließlich Fahrzeugkoordination und Fahrtenbüchern.
• Übernahme weiterer administrativer und organisatorischer Aufgaben zur Unterstützung des Teams Operations.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Assistenz, Office Management) oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Office- oder Standortfunktion, idealerweise in einem industriellen, technischen oder projektgetriebenen Umfeld
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Service- und Lösungsorientierung im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insb. Outlook, Teams, Word, Excel); Erfahrung mit digitalen Tools und Formularen von Vorteil
• Deutsch: sehr gute Kenntnisse in Wort und Schrift
• Englisch: gute Kenntnisse in Wort und Schrift (für interne Kommunikation und Besucher)

Warum wir?

• Mitarbeit in einem visionären Team in einem jungen Unternehmen
• Spannende Aufgaben und hervorragende Entwicklungsperspektiven
• Abwechslungsreiche Arbeit an einer Zukunftstechnologie mit hohem Wachstumspotenzial
• Spannende Themengebiete: ErneuerbareKraftstoffe, Energiewende, Klimaschutz
• Gleitende Arbeitszeiten
• Ergebnisorientierte Kultur mit viel Freiraum für Eigeninitiative und Ideen
• Offene und diverse Unternehmenskultur
• Jobticket, Wellpass