Office Assistenz (m/w/d)

KION Group AG; Aschaffenburg; Hybrid; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Moderne IT-Ausstattung (Home Office)

Employee Assistance Program

Deutschlandticket

Parkplätze

Dienstrad-Leasing

Mitarbeiter-Benefits

Flexible Arbeitszeiten

Teilzeitmodelle

Mobiles Arbeiten aus dem Home Office

Gleitzeitkonto

Attraktives Vergütungspaket

Betriebliche Altersvorsorge

Kantine

Job summary

KION Group AG in Aschaffenburg/Frankfurt am Main sucht ab sofort eine Office Assistenz (m/w/d) befristet bis zum 31.12.2028. Du unterstützt das IT-Management im Tagesgeschäft, übernimmst Kalender- und Terminorganisation und bereitest Präsentationen sowie Meetings professionell vor.

Zu deinen Aufgaben gehören die zentrale Schnittstelle zwischen IT-Management, IT-Mitarbeitern, Business-Stakeholdern und externen Dienstleistern; Empfang, Post, Materialienverwaltung und Zutrittsmanagement;

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Management-Level
• Sicherer Umgang mit MS Teams, PowerPoint, Excel und Outlook
• Erfahrung in der Organisation und Abwicklung von Dienstreisen
• Idealerweise Kenntnisse zu generativen KI-Tools wie Copilot

Responsibilities

• Kalender- und Terminorganisation sowie Vorbereitung von Präsentationen und Meetings
• Zentrale Schnittstelle zwischen IT-Management, IT-Mitarbeitern, Stakeholdern und externen Dienstleistern
• Ansprechpartner vor Ort, Empfang, Post, Materialienverwaltung, Zutrittsmanagement
• Organisation von Meetings, Workshops, Team-Events und Gästebesuchen, inkl. Räume, Technik, Catering und Reisen
• Dienstreisen koordiniert mit AMEX GBT, Travel Policy und Reisekostenabrechnung in ADP
• Zeiterfassung in SAP ESS, Abwesenheiten, Reports; Schnittstelle zu Payroll/HR
• Dokumenten- und Informationsprozesse pflegen, Teams-Bereiche, Ablage, Richtlinien
• Standortprojekte unterstützen in Zusammenarbeit mit Standortverantwortlichen

Skills

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Eigeninitiative

Education

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

MS Teams

PowerPoint

Excel

Outlook

SAP ESS

Microsoft Copilot

Job description

Organisation ist Dein Ding und Du bist gerne mittendrin statt nur dabei? Für unser IT-Team in Aschaffenburg/Frankfurt am Main suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet bis zum 31.12.2028, eine Office Assistenz (m/w/d). Dich erwartet eine vielseitige Rolle, in der Du Dein Organisationstalent, Deine Kommunikationsstärke und Deine Eigeninitiative einbringen kannst, unser IT-Management im Tagesgeschäft unterstützt und dafür sorgst, dass im Team alles rundläuft.

Das bieten wir:

Ein Unternehmen mit Zukunft:Schon heute beschäftigen wir als börsennotiertes M-Dax Unternehmen mehr als 42.000 MitarbeiterInnen in über 100 Ländern und treiben damit maßgeblich die Zukunft der Intralogistik voran verfolgen dabei eine klare Nachhaltigkeitsstrategie

• Moderne IT-Ausstattung (auch für das Home Office) & Mobile Devices
• Employee Assistance Program –ganzheitliches Unterstützungsprogramm für individuelle Krisensituationen
• bezuschusstes Deutschlandticket
• Parkplätze
• Möglichkeit zum Leasen eines Dienstrads
• Exklusive Vorteile / Rabatte für MitarbeiterInnen

• Flexible Arbeitszeiten
• Teilzeitmodelle
• Möglichkeit zum regelmäßigen Mobilen Arbeiten aus dem Home Office
• Gleitzeitkonto
• attraktives Vergütungspaket
• betriebliche Altersvorsorge
• Kantine

Aufgaben und Qualifikationen:

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Office Assistenz (m/w/d) befristet bis zum 31.12.2028.

Deine Aufgaben

• Du assistierst unserem IT-Management im Tagesgeschäft und übernimmst eigenständig die Kalender- und Terminorganisation sowie die Vorbereitung von Präsentationen und Meetings. Dabei behältst Du auch die Action Items im Blick
• Als zentrale Schnittstelle koordinierst Du die Zusammenarbeit zwischen IT-Management, IT-Mitarbeitern, Business-Stakeholdern und externen Dienstleistern
• Du bist erster Ansprechpartner für allgemeine Fragen vor Ort und unterstützt unsere IT-Kolleginnen und -Kollegen bei administrativen und organisatorischen Themen, beispielsweise rund um Empfang, Post, Materialienverwaltung oder Zutrittsmanagement
• Du organisierst Meetings, Workshops, Team-Events und Gästebesuche und kümmerst Dich dabei um alles, was dazugehört: von Räumen und Technik über Catering bis hin zu Reiseorganisation
• Du koordinierst und buchst Dienstreisen in Zusammenarbeit mit AMEX GBT und unterstützt bei Fragen zur Travel Policy sowie zur Reisekostenabrechnung in ADP
• Du betreust die Zeiterfassung in SAP (ESS), An- und Abwesenheiten, koordinierst Korrekturen und Reportings und bist Schnittstelle zu den Key Usern, der Payroll und HR
• Du koordinierst Dokumenten- und Informationsprozesse, pflegst unter anderem Teams-Bereiche, übernimmst die Erstellung sowie die Ablage von Dokumenten und stellst sicher, dass interne Richtlinien eingehalten werden
• Bei Standortprojekten, wie Renovierungen oder internen Umzügen, arbeitest Du eng mit dem Standortverantwortlichen zusammen und unterstützt bei der Planung und Koordination

Das bringst Du mit

Deine fachlichen Qualifikationen:

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium und bringst mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich mit, idealerweise auf Management-Level
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Im Umgang mit MS Teams, PowerPoint, Excel und Outlook bist Du sicher und hast Erfahrung in der Erstellung professioneller Präsentationen
• Du bringst Erfahrung in der Organisation und Abwicklung von Dienstreisen mit, von der Reisebuchung über die Einhaltung von Reiserichtlinien bis hin zur Reisekostenabrechnung
• Idealerweise hast Du bereits mit generativen KI-Tools wie Microsoft Copilot gearbeitet und weißt, wie Du diese zur effizienteren Gestaltung von Arbeitsprozessen einsetzen kannst
• Kenntnisse in Zeitwirtschafts- und Zeiterfassungssystemen, beispielsweise SAP (ESS), sowie in der Pflege von Anwesenheits- und Zeiterfassungsdaten sind von Vorteil

Deine persönlichen Stärken:

• Du überzeugst durch ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles sowie serviceorientiertes Auftreten
• Deine Arbeitsweise ist strukturiert, proaktiv und lösungsorientiert, und Du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick
• Du kannst Prioritäten sicher setzen und unterschiedliche Aufgaben und Projekte eigenständig und zuverlässig koordinieren
• Du bist flexibel und kannst gelegentlich auch aus unserem KION HQ in Frankfurt am Main arbeiten

Dein Ansprechpartner ist Anne-Christin Fritzsche.