#15289 Assistenz (m/w/d)

Constaff GmbH; Stuttgart; On-site; EUR 40,000 - 50,000; Full time

Job summary

Constaff GmbH in Stuttgart sucht eine erfahrene Assistenz/Team- bzw. Bereichsleitung-Unterstützung zur effizienten Koordination bereichs-, standort- und stiftungsübergreifender Termine.

Sie übernehmen Raumorganisation, Bewirtung und Gästebetreuung sowie telefonische und schriftliche Korrespondenz – auch im internationalen Kontext. Sie unterstützen die Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, planen Dienstreisen und bereiten Sitzungen vor.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene sekretarielle oder kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige relevante Berufserfahrung.
• Sehr gutes Verständnis administrativer Prozesse sowie grundlegende Kenntnisse im Büro- und Organisationsmanagement.
• Gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift.
• Aufgrund von Kundenvorgaben wird eine projektbezogene Anstellung vorausgesetzt.

Responsibilities

• Durchführen des bereichs-, standort- und stiftungsübergreifenden Terminmanagements inklusive Raumorganisation, Bewirtung und Gästebetreuung.
• Übernehmen der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen, auch im internationalen und mehrsprachigen Kontext
• Administratives Unterstützen der Team- bzw. Bereichsleitung, Geschäftsführung
• Planen, Buchen und Abrechnen von Dienstreisen inklusive aller erforderlicher Reiseleistungen
• Verfassen von Texten, Protokollen un?d Entscheidungsvorlagen sowie Erarbeiten, Pflegen und Aktualisieren von Präsentationen und Unterlagen
• Administratives Vorbereiten, Organisieren und Nachbereiten von Sitzungen und Gremienterminen
• Administratives Vorbereiten und Begleiten von Eintritten neuer Mitarbeiter:innen und Werkstudent:innen
• Verwalten und Überwachen von Budgets im Verantwortungsbereich

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Englischkenntnisse

Education

Sekretariell/Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Job description

Aufgaben:

• Durchführen des bereichs-, standort- und stiftungsübergreifenden Terminmanagements inklusive Raumorganisation, Bewirtung und Gästebetreuung
• Übernehmen der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen, auch im internationalen und mehrsprachigen Kontext
• Administratives Unterstützen der Team- bzw. Bereichsleitung, Geschäftsführung
• Planen, Buchen und Abrechnen von Dienstreisen inklusive aller erforderlicher Reiseleistungen
• Verfassen von Texten, Protokollen un?d Entscheidungsvorlagen sowie Erarbeiten, Pflegen und Aktualisieren von Präsentationen und Unterlagen
• Administratives Vorbereiten, Organisieren und Nachbereiten von Sitzungen und Gremienterminen
• Administratives Vorbereiten und Begleiten von Eintritten neuer Mitarbeiter:innen und Werkstudent:innen
• Verwalten und Überwachen von Budgets im Verantwortungsbereich

Anforderungen:

• Erfolgreich abgeschlossene sekretarielle oder kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige relevante Berufserfahrung
• Sehr gutes Verständnis administrativer Prozesse sowie grundlegende Kenntnisse im Büro- und Organisationsmanagement
• Gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Aufgrund von Kundenvorgaben wird eine projektbezogene Anstellung vorausgesetzt.