Top-Assistenz CEO & Geschäftsleitung | Zürich | Hybrid

Job-Room; Oberengstringen; Hybrid; CHF 110.000 - 150.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrides Arbeiten

Flexible Arbeitszeiten

Weiterbildung & Mentoring

Zusammenfassung

Job-Room sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung zur Unterstützung des CEO (VP CA CH) und ausgewählter Mitglieder der Geschäftsleitung. Sie steuern Informationsflüsse, koordinieren komplexe Abläufe und schaffen ein vertrauenswürdiges organisatorisches Rückgrat.

Die Position umfasst Budget- und Kostenstellenmanagement, Rechnungsverarbeitung sowie Sponsoring- und Aktivitätenbudgets. Sie arbeiten eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen und tragen so zu einer effizienten

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich Direktionsassistenz, Executive Assistance oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrere Jahre Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion auf Executive- oder Geschäftsleitungsebene.
• Routine in der Erstellung von Präsentationen, Briefings, Korrespondenz und Management-Unterlagen.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, eine vorausschauende Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.

Aufgaben

• Du steuerst den Kalender des VP CA CH vorausschauend, setzt Prioritäten und koordinierst anspruchsvolle Termine mit internen und externen Stakeholdern.
• Du behältst den Überblick über Meetings und Entscheidungen, klärst Ziele, Erwartungen und Entscheidungsbedarf im Vorfeld und stellst sicher, dass alle relevanten Unterlagen rechtzeitig vorliegen.
• Du planst und koordinierst nationale und internationale Geschäftsreisen und stellst auch bei kurzfristigen Änderungen einen reibungslosen Ablauf sicher.
• Du organisierst und koordinierst Geschäftsleitungssitzungen, Workshops, Offsites, Townhall Meetings sowie weitere Veranstaltungen von der Planung bis zur Nachbereitung.
• Du bereitest Traktanden, Präsentationen, Briefings und Entscheidungsgrundlagen professionell auf und sorgst dafür, dass Beschlüsse, Pendenzen und Follow-ups konsequent nachverfolgt werden.
• Du koordinierst Eskalationen, Direktionsreklamationen und Sonderaufgaben, behältst Fristen im Blick und stellst eine professionelle Nachverfolgung sicher.
• Du verfasst und koordinierst Korrespondenz sowie Kommunikationsunterlagen in Deutsch und Englisch und unterstützt einen adressatengerechten Informationsfluss.

Kenntnisse

Executive Support

Kalender-Management

Termin- & Stakeholdermanagement

Sitzungsorganisation

Korrespondenz Deutsch/Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung Direktionsassistenz/Executive Assistant

Jobbeschreibung

Job-Room sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung zur Unterstützung des CEO (VP CA CH) und ausgewählter Mitglieder der Geschäftsleitung. Sie steuern Informationsflüsse, koordinieren komplexe Abläufe und schaffen ein vertrauenswürdiges organisatorisches Rückgrat.

Die Position umfasst Budget- und Kostenstellenmanagement, Rechnungsverarbeitung sowie Sponsoring- und Aktivitätenbudgets. Sie arbeiten eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen und tragen so zu einer effizienten