Assistenz CEO & Geschäftsleitung 80-100% (m/w/d)

Job-Room; Oberengstringen; Hybrid; CHF 110.000 - 150.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrides Arbeiten

Flexible Arbeitszeiten

Weiterbildung & Mentoring

Zusammenfassung

Job-Room sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung zur Unterstützung des CEO (VP CA CH) und ausgewählter Mitglieder der Geschäftsleitung. Sie steuern Informationsflüsse, koordinieren komplexe Abläufe und schaffen ein vertrauenswürdiges organisatorisches Rückgrat.

Die Position umfasst Budget- und Kostenstellenmanagement, Rechnungsverarbeitung sowie Sponsoring- und Aktivitätenbudgets. Sie arbeiten eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen und tragen so zu einer effizienten

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich Direktionsassistenz, Executive Assistance oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrere Jahre Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion auf Executive- oder Geschäftsleitungsebene.
• Routine in der Erstellung von Präsentationen, Briefings, Korrespondenz und Management-Unterlagen.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, eine vorausschauende Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.

Aufgaben

• Du steuerst den Kalender des VP CA CH vorausschauend, setzt Prioritäten und koordinierst anspruchsvolle Termine mit internen und externen Stakeholdern.
• Du behältst den Überblick über Meetings und Entscheidungen, klärst Ziele, Erwartungen und Entscheidungsbedarf im Vorfeld und stellst sicher, dass alle relevanten Unterlagen rechtzeitig vorliegen.
• Du planst und koordinierst nationale und internationale Geschäftsreisen und stellst auch bei kurzfristigen Änderungen einen reibungslosen Ablauf sicher.
• Du organisierst und koordinierst Geschäftsleitungssitzungen, Workshops, Offsites, Townhall Meetings sowie weitere Veranstaltungen von der Planung bis zur Nachbereitung.
• Du bereitest Traktanden, Präsentationen, Briefings und Entscheidungsgrundlagen professionell auf und sorgst dafür, dass Beschlüsse, Pendenzen und Follow-ups konsequent nachverfolgt werden.
• Du koordinierst Eskalationen, Direktionsreklamationen und Sonderaufgaben, behältst Fristen im Blick und stellst eine professionelle Nachverfolgung sicher.
• Du verfasst und koordinierst Korrespondenz sowie Kommunikationsunterlagen in Deutsch und Englisch und unterstützt einen adressatengerechten Informationsfluss.

Kenntnisse

Executive Support

Kalender-Management

Termin- & Stakeholdermanagement

Sitzungsorganisation

Korrespondenz Deutsch/Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung Direktionsassistenz/Executive Assistant

Jobbeschreibung

Organisieren. Koordinieren. Vorausdenken. Ermöglichen.

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützt du den CEO (VP CA CH) sowie ausgewählte Mitglieder der Geschäftsleitung als verlässliche Ansprechperson und organisatorisches Rückgrat. Du steuerst Informationsflüsse, koordinierst komplexe Abläufe und stellst sicher, dass sich das Management auf strategische und geschäftskritische Themen konzentrieren kann. Mit deiner empathischen, diskreten und vertrauenswürdigen Art schaffst du Verbindungen, förderst eine offene Zusammenarbeit und bist eine geschätzte Ansprechperson für interne und externe Stakeholder.

Region: Zürich

Anstellung: Unbefristet

Pensum: 80\\-100%

Aufgabe

• Termin- & Stakeholdermanagement
• Du steuerst den Kalender des VP CA CH vorausschauend, setzt Prioritäten und koordinierst anspruchsvolle Termine mit internen und externen Stakeholdern
• Du behältst den Überblick über Meetings und Entscheidungen, klärst Ziele, Erwartungen und Entscheidungsbedarf im Vorfeld und stellst sicher, dass alle relevanten Unterlagen rechtzeitig vorliegen
• Du planst und koordinierst nationale und internationale Geschäftsreisen und stellst auch bei kurzfristigen Änderungen einen reibungslosen Ablauf sicher
• Sitzungs- & Entscheidungsmanagement
• Du organisierst und koordinierst Geschäftsleitungssitzungen, Workshops, Offsites, Townhall Meetings sowie weitere Veranstaltungen von der Planung bis zur Nachbereitung
• Du bereitest Traktanden, Präsentationen, Briefings und Entscheidungsgrundlagen professionell auf und sorgst dafür, dass Beschlüsse, Pendenzen und Follow‑ups konsequent nachverfolgt werden
• Du koordinierst Eskalationen, Direktionsreklamationen und Sonderaufgaben, behältst Fristen im Blick und stellst eine professionelle Nachverfolgung sicher
• Kommunikation & Zusammenarbeit
• Du verfasst und koordinierst Korrespondenz sowie Kommunikationsunterlagen in Deutsch und Englisch und unterstützt einen adressatengerechten Informationsfluss
• Du unterstützt den VP und die Geschäftsleitung bei internen und externen Kommunikationsaktivitäten und bereitest relevante Briefings und Mitteilungen vor
• Du bist eine verlässliche Ansprechperson für ausgewählte Geschäftsleitungsmitglieder und unterstützt diese in organisatorischen, administrativen und bereichsübergreifenden Themen
• Du organisierst Kunden-, Partner-, Konzern- und VIP-Besuche und sorgst für einen erstklassigen Auftritt nach innen und außen
• Administration & Organisation
• Du unterstützt in administrativen und finanziellen Themen wie Budget- und Kostenstellenmanagement, Rechnungsverarbeitung sowie Sponsoring- und Aktivitätenbudgets
• Du koordinierst den Onboarding-Prozess neuer Geschäftsleitungsmitglieder und stellst einen professionellen und strukturierten Einstieg sicher
• Du pflegst und optimierst Vorlagen, Dokumentationen sowie zentrale Ablagestrukturen und trägst zu einer effizienten Zusammenarbeit bei
• Professionalität & Weiterentwicklung
• Du agierst jederzeit professionell, diskret und vertrauenswürdig im Umgang mit sensiblen und geschäftskritischen Informationen
• Du bringst Ideen zur Weiterentwicklung von Prozessen, digitalen Arbeitsweisen und organisatorischen Standards ein und setzt Optimierungen aktiv um
• Du übernimmst flexibel zusätzliche Aufgaben und Projekte und passt deine Schwerpunkte den aktuellen geschäftlichen Anforderungen an

Was wir bieten

• Eine spannende Arbeitsstelle beim führenden Haushaltsgeräteanbieter in unbefristeter Anstellung & mit attraktiven Anstellungsbedingungen
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten & hybriden Arbeiten
• Kontinuierliche persönliche Entwicklungsmöglichkeiten mit einer steilen Lernkurve durch ein System von Training, Coaching, Mentoring und on‑the‑job‑learning. Zugang zu regelmässigen Schulungen und Zertifizierungen, um die eigenen Fähigkeiten zu erweitern und auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben

Kenntnisse & Erfahrungen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich Direktionsassistenz, Executive Assistance oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrere Jahre Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion auf Executive- oder Geschäftsleitungsebene
• Routine in der Erstellung von Präsentationen, Briefings, Korrespondenz und Management-Unterlagen
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, eine vorausschauende Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Priori j4id10400670a j4it0938a j4iy26a