Executive Assistant CEO & Geschäftsleitung – Hybrid

Electrolux AG; Zürich; Hybrid; CHF 110.000 - 150.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Anstellung

Hybrides Arbeitsmodell

Moderne Arbeitsumgebung

Zusammenfassung

Electrolux AG in Zürich sucht eine erfahrene Assistenz der CEO & Geschäftsleitung (80-100%), die den Kalender des VP CH vorausschauend steuert, Meetings vorbereitet und nationale sowie internationale Reisen organisiert. Sie arbeiten eng mit internen Stakeholdern zusammen und sichern eine professionelle Vor- und Nachbereitung von Sitzungen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrere Jahre Executive-Assistenzerfahrung sowie exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich Direktionsassistenz, Executive Assistance oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrere Jahre Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion auf Executive- oder Geschäftsleitungsebene
• Routine in der Erstellung von Präsentationen, Briefings, Korrespondenz und Management-Unterlagen
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, eine vorausschauende Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Themen parallel zu steuern
• Stilsichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französisch- und/oder Italienischkenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse von Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, PowerPoint und Excel) sowie ein sicherer Umgang mit digitalen Kollaborations- und KI-Tools wie Copilot
• Ein gutes Verständnis für organisatorische, administrative und geschäftliche Prozesse sowie eine hohe Eigeninitiative und Lösungsorientierung
• Diskretion, Integrität, Zuverlässigkeit und ein professionelles Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
• Eine selbstständige, flexible und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägter Dienstleistungsorientierung
• Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen sowie administrativen und finanziellen Themen
• Führerausweis Kategorie B von Vorteil sowie die Bereitschaft, bei Bedarf Termine ausserhalb des Büros wahrzunehmen

Aufgaben

• Du steuerst den Kalender des VP CA CH vorausschauend, setzt Prioritäten und koordinierst anspruchsvolle Termine mit internen und externen Stakeholdern
• Du behältst den Überblick über Meetings und Entscheidungen, klärst Ziele, Erwartungen und Entscheidungsbedarf im Vorfeld und stellst sicher, dass alle relevanten Unterlagen rechtzeitig vorliegen
• Du planst und koordinierst nationale und internationale Geschäftsreisen und stellst auch bei kurzfristigen Änderungen einen reibungslosen Ablauf sicher
• Du organisierst und koordinierst Geschäftsleitungssitzungen, Workshops, Offsites, Townhall Meetings sowie weitere Veranstaltungen von der Planung bis zur Nachbereitung
• Du bereitest Traktanden, Präsentationen, Briefings und Entscheidungsgrundlagen professionell auf und sorgst dafür, dass Beschlüsse, Pendenzen und Follow-ups konsequent nachverfolgt werden
• Du koordinierst Eskalationen, Direktionsreklamationen und Sonderaufgaben, behältst Fristen im Blick und stellst eine professionelle Nachverfolgung sicher
• Du verfasst und koordinierst Korrespondenz sowie Kommunikationsunterlagen in Deutsch und Englisch und unterstützt einen adressatengerechten Informationsfluss
• Du unterstützt den VP und die Geschäftsleitung bei internen und externen Kommunikationsaktivitäten und bereitest relevante Briefings und Mitteilungen vor
• Du bist eine verlässliche Ansprechperson für ausgewählte Geschäftsleitungsmitglieder und unterstützt diese in organisatorischen, administrativen und bereichsübergreifenden Themen
• Du organisierst Kunden-, Partner-, Konzern- und VIP-Besuche und sorgst für einen erstklassigen Auftritt nach innen und außen
• Du unterstützt in administrativen und finanziellen Themen wie Budget- und Kostenstellenmanagement, Rechnungsverarbeitung sowie Sponsoring- und Aktivitätenbudgets
• Du koordinierst den Onboarding-Prozess neuer Geschäftsleitungsmitglieder und stellst einen professionellen und strukturierten Einstieg sicher
• Du pflegst und optimierst Vorlagen, Dokumentationen sowie zentrale Ablagestrukturen und trägst zu einer effizienten Zusammenarbeit bei
• Du agierst jederzeit professionell, diskret und vertrauenswürdig im Umgang mit sensiblen und geschäftskritischen Informationen
• Du bringst Ideen zur Weiterentwicklung von Prozessen, digitalen Arbeitsweisen und organisatorischen Standards ein und setzt Optimierungen aktiv um
• Du übernimmst flexibel zusätzliche Aufgaben und Projekte und passt deine Schwerpunkte den aktuellen geschäftlichen Anforderungen an

Kenntnisse

Executive Assist.

Organisationstalent

Microsoft 365

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Terminkoordination

Reiseplanung

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung Direktionsassistenz

Tools

Microsoft 365 (Outlook/Teams/Word/PowerPoint/Excel)

Copilot (KI-Tools)

Jobbeschreibung

Electrolux AG in Zürich sucht eine erfahrene Assistenz der CEO & Geschäftsleitung (80-100%), die den Kalender des VP CH vorausschauend steuert, Meetings vorbereitet und nationale sowie internationale Reisen organisiert. Sie arbeiten eng mit internen Stakeholdern zusammen und sichern eine professionelle Vor- und Nachbereitung von Sitzungen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrere Jahre Executive-Assistenzerfahrung sowie exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse.