Executive Assistant (a) 100%

Green; Lupfig; On-site; CHF 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

Spannende Tätigkeit

Direkte Zusammenarbeit mit der GI

Offenes Arbeitsklima

Entwicklungsmöglichkeiten

Job summary

Green in Lupfig sucht eine erfahrene Executive Assistant, die als rechte Hand der Geschäftsleitung agiert. Sie koordinieren Termine, planen Meetings und Reisen, bereiten Unterlagen in Deutsch und Englisch vor und sichern einen reibungslosen Ablauf des Geschäftsalltags.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, behalten Vertraulichkeit bei sensiblen Informationen und unterstützen bei Projekten sowie im operativen Tagesgeschäft.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Multitasking.
• Verschwiegenheit im Umgang mit sensiblen Daten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C2).

Responsibilities

• Eigenständige Termin- und Kalenderkoordination für das Team.
• Planung und Nachbereitung von Meetings, Reisen und Events.
• Vorbereitung von Protokollen, Präsentationen und Unterlagen in DE/EN.
• Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern.
• Unterstützung bei Projekten und operativem Tagesgeschäft.
• Sorgfältige Weitergabe von Informationen und Vertraulichkeit.
• Mitwirkung bei internen Veranstaltungen zur Unternehmenskultur.

Skills

Deutsch C2

Englisch C2

Organisationstalent

Multitasking

Diskretion

Flexibilität

Kommunikationsstärke

MS Office

Tools

MS Office

Job description

Möchtest du die Zukunft von Green aktiv mitgestalten?

Als Executive Assistant bist du die rechte Hand unser Geshcäftsleitung und übernimmst eine Vielzahl von Aufgaben, um den Alltag reibungslos zu gestalten. Mit deinem Organisationstalent, deinem Humor und deiner Gelassenheit sorgst du dafür, dass auch bei kurzfristigen Änderungen alles perfekt koordiniert bleibt. Deine Diskretion und Verschwiegenheit sind dabei selbstverständlich.

Dein Verantwortungsbereich

• Eigenständige Termin- und Kalenderkoordination, einschliesslichen der Abstimmung und Überwachung von Terminen für das Team sowie die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs aller Zeitpläne
• Umfassende Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Geschäftsreisen und Events, einschliesslichen der Vorbereitung von Agenden, Buchung von Räumlichkeiten und Reisemitteln sowie der Protokollierung und Nachverfolgung von Ergebnissen
• Erstellung, Überarbeitung und Verwaltung von Protokollen, Präsentationen und weiteren Unterlagen in deutscher und englischer Sprache, um eine professionelle und zielgerichtete Kommunikation sicherzustellen
• Kontinuierliche Abstimmung und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, um einen effizienten Informationsfluss und eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten
• Aktive Unterstützung bei der Umsetzung von Projekten sowie im operativen Tagesgeschäft, einschließlich der Übernahme administrativer Aufgaben und der Koordination von Arbeitsabläufen
• Sorgfältige und zuverlässige Weitergabe von Informationen sowie verantwortungsvoller und vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten und Dokumenten
• Gelegentliche Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen und Aktivitäten zur Förderung des Teamgeists und der Unternehmenskultur

Deine Fähigkeiten

• Hervorragende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch (Proficiency-Niveau, C2), weitere Sprachen von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein Talent für Multitasking
• Verschwiegenheit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Flexibilität, Belastbarkeit und ein kühler Kopf auch in stressigen Momenten
• Souveränes und charmantes Auftreten mit einem Sinn für Humor
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln

Unser Angebot

• Eine spannende, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Ein positives Arbeitsklima mit einer offenen Unternehmenskultur
• Attraktive Anstellungsbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten