Executive Assistant (w/m/d)

FlexBase Service AG; Laufenburg; On-site; CHF 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitsbedingungen

Cafeteria

Fitnesscenter

Massageangebot

Handy

Job summary

FlexBase Service AG in Laufenburg sucht eine proaktive Executive Assistant zur Unterstützung des CEO im operativen Tagesgeschäft. Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen CEO, Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Partnern.

Sie bringen mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf C-Level-Ebene, exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse sowie stark ausgeprägte Organisationsfähigkeiten mit und arbeiten selbstständig sowie diskret.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsleitungs- oder C-Level-Ebene.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten.
• Ausgeprägte Organisationsstärke und Priorisierungsfähigkeit.

Responsibilities

• Verantwortung für Kalender- und Terminorganisation des CEO.
• Planung und Koordination von Geschäftsreisen, Meetings, Kundenterminen und Events.
• Vorbereitung und Begleitung von Leitungs- und Aufsichtsratssitzungen inklusive Unterlagen und Protokollen.
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch; zentrale Schnittstelle zwischen CEO, Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Partnern.
• Vorbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen; Spesen- und Rechnungsbearbeitung.

Skills

Terminplanung

Korrespondenz DE/EN

MS Office/Digitale Tools

Diskretion

Organisationstalent

Education

Kaufmännische Ausbildung

Direktionsassistenz-Weiterbildung

Tools

MS Office Suite

CRM-Systeme

E-Mail-Clients

Job description

Einleitung

Das Technologiezentrum Laufenburg (TZL) ist eines der ambitioniertesten Industrie- und Energieinfrastrukturprojekte der Schweiz. In einem einzigartigen Campuskonzept vereint das Projekt modernste Energiespeichertechnologie im Gigawattbereich mit einem hochverfügbaren KI-Rechenzentrum und setzt damit neue Massstäbe an der Schnittstelle von Energie und Digitalisierung.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine vorausschauende und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant, die unseren CEO im operativen Tagesgeschäft unterstützt und als zentrale Schnittstelle innerhalb und ausserhalb des Unternehmens agiert.

Unser Versprechen:

Ein Arbeitsplatz, der Technologie und Nachhaltigkeit vereint. Werde Teil der FlexBase und unterstütze uns in Laufenburg, das zukünftige Zuhause des weltweit grössten Redox-Flow-Batteriespeichers und eines hochmodernen KI-Rechenzentrums. Gemeinsam treiben wir Innovationen für eine saubere, verlässliche Energiezukunft voran!

Deine Aufgaben

• Verantwortung für die professionelle Kalender- und Terminorganisation des CEOs
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, Meetings, Kundenbesuchen und Anlässen
• Vorbereitung und Begleitung von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen inklusive Sitzungsunterlagen, Protokollen und Pendenzenmanagement
• Selbstständige Bearbeitung der Korrespondenz sowie Koordination eingehender Anfragen auf Deutsch und Englisch
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen CEO, Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Geschäftspartnern
• Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Informationen für den CEO
• Vertrauliche Bearbeitung von Dokumenten, Spesen und Rechnungen
• Unterstützung bei verschiedenen organisatorischen Projekten und Übernahme von Sonderaufgaben

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung als Direktionsassistent oder vergleichbarer Qualifikation
• Mehrjährige relevante Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsleitungs- oder C-Level-Ebene
• Sehr gute MS-Office- und digitale Anwenderkenntnisse sowie Affinität zu modernen Tools und KI
• Stilsicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französischkenntnisse von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise sowie hohe Priorisierungs- und Belastungsfähigkeit
• Diskretion, Loyalität, professionelles Auftreten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägte Dienstleistungsorientierung

Benefits

• Viel Verantwortung und Raum für Ideen
• Spannendes Technologie- und Energieumfeld
• Enge Zusammenarbeit in einem kleinen, motivierten Team
• Flexible Arbeitsbedingungen, moderne Tools und Unterstützung bei Weiterbildungen
• Attraktive Zusatzleistungen (Cafeteria, Fitnesscenter, Massageangebot,Handy)