Executive Assistant

Aquarelle FO AG; Zürich; On-site; CHF 100,000 - 150,000; Full time

Job summary

Aquarelle FO AG sucht eine äußerst organisierte, diskrete und anpassungsfähige Executive Assistant zur persönlichen und administrativen Unterstützung des Principals und des Family Office. Diese Hands-on-Rolle erfordert guten Urteilsvermögen, höchste Diskretion und Serviceorientierung in einem dynamischen, internationalen Umfeld.

Zu den Aufgaben gehören Termin- und Reiseorganisationen, Büroabläufe und die Koordination persönlicher Angelegenheiten.

Qualifications

• Executive Assistant mit Erfahrung in privatem/familiengeführten Umfeld.
• Starke Organisationsfähigkeiten, Diskretion und Zuverlässigkeit.
• Sehr gutes Zeitmanagement und Aufmerksamkeit für Details.

Responsibilities

• High-Level administrative and personal support für Principal und Family Office.
• Verwaltung komplexer Kalender, Termine, Meetings, internationale Reisen und Details rund um Reiserouten.
• Alltagliche Büroorganisation, Arbeitsplätze, Büromaterialien und Koordination externer Auftragnehmer.
• Diskrete Koordination persönlicher und geschäftlicher Angelegenheiten.
• Professionelle Korrespondenz mit externen Beratern, Dienstleistern und Kontakten.
• Organisation privater Veranstaltungen, Reservierungen und Reisen, Unterstützung bei täglichen Anforderungen.
• Proaktives Erkennen von Bedürfnissen und Lösung von Problemen im Daily Operations.
• Recherche, Erstellung von Analysen, Briefings und Referenzmaterial.
• Umgang mit sensiblen Dokumenten und Vertraulichkeit auf höchstem Niveau.

Skills

Englisch

Russisch

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Proaktive Arbeitsweise

Serviceorientierung

Job description

Ein privates Familienbüro in Zürich sucht einen Executive Assistant.

Aufgaben

• Unterstützung des Principal und des Familienbüros in der Verwaltung.
• Organisation von Terminen, Reisen und Büroabläufen.
• Diskrete Koordination persönlicher und professioneller Angelegenheiten.

Fähigkeiten

• Fließende Englisch- und Russischkenntnisse sind erforderlich.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Kommunikationsstärke.
• Proaktive, unabhängige Arbeitsweise und Serviceorientierung.

A private family office based in Zurich is seeking an exceptionally organised, discreet and adaptable Executive Assistant to provide dedicated support to the Principal and the family office. This is a hands-on role requiring sound judgement, meticulous attention to detail and a proactive, service-oriented approach in a dynamic international environment.

Key Responsibilities

Provide high-level administrative and personal support to the Principal and the family office, maintaining the utmost confidentiality.Manage complex calendars, appointments, meetings, international travel and detailed itineraries across multiple time zones.Oversee day-to-day office administration, including workspace organisation, office supplies and coordination of external contractors.Coordinate personal and professional arrangements with discretion, efficiency and care.Liaise professionally with external advisers, service providers and other trusted contacts.Organise private events, reservations and travel arrangements, and support other day-to-day requirements.Anticipate needs, resolve issues proactively and help ensure the smooth running of daily operations.Research, compile and prepare analytical, briefing, reference and other materials as requested.Handle confidential documents and sensitive information with the highest standards of discretion.

Requirements

Fluency in English and Russian is essential; proficiency in German and/or French is highly desirable.Existing legal right to work in Switzerland without employer-sponsored work authorisation.Previous experience as an Executive Assistant, Personal Assistant or in a private or family office environment.Outstanding organisational and communication skills, with exceptional attention to detail.A polished, calm and professional manner, combined with reliability and a strong service mindset.A resourceful, proactive and independent approach, with the ability to anticipate priorities and adapt to changing needs.Comfort working across international time zones and the ability to travel freely.