Assistenz Administration & Management (m/w/d) 60%

Rent a Person Beratungs AG; Döttingen; On-site; CHF 70,000 - 100,000; Full time

Job summary

Rent a Person Beratungs AG in der Region Döttingen sucht eine engagierte Assistenzkraft zur Unterstützung von Vorgesetzten und Fachbereichen. Sie koordinieren Sitzungen, bereiten Korrespondenz vor und pflegen eine strukturierte Ablage.

Sie arbeiten selbständig, verfügen über Organisationstalent, Diskretion und Serviceorientierung und kommunizieren sicher auf Deutsch, Englisch und Französisch. Teamarbeit und Hands-on-Mentalität zählen zu Ihren Stärken.

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung abgeschlossen.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz-/Sekretariatsbereich.
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift.
• Gute Englisch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Organisation und Koordination des administrativen Tagesgeschäfts.
• Unterstützung von Vorgesetzten und Fachbereichen bei organisatorischen Aufgaben.
• Planung, Vorbereitung und Koordination von Sitzungen und Terminen.
• Erstellung und Aufbereitung von Korrespondenz, Dokumenten und Präsentationen.
• Protokollführung bei Sitzungen und Nachverfolgung vereinbarter Punkte.
• Pflege und Ablage von Dokumenten.
• Zusammenarbeit mit internen Fachstellen.
• Sicherstellung eines professionellen administrativen Ablaufs.
• Übernahme weiterer organisatorischer Aufgaben je nach Bedarf.

Skills

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Teamplayer

Hands-on-Mentalität

Serviceorientierung

Eigeninitiative

Diskretion

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

MS Office

Job description

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination des administrativen Tagesgeschäfts
• Unterstützung von Vorgesetzten und Fachbereichen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Planung, Vorbereitung und Koordination von Sitzungen und Terminen
• Erstellung und Aufbereitung von Korrespondenz, Dokumenten und Präsentationen
• Protokollführung bei Sitzungen sowie Nachbearbeitung und Nachverfolgung vereinbarter Punkte
• Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten und Unterlagen
• Zusammenarbeit und Abstimmung mit verschiedenen internen Fachstellen
• Sicherstellung eines professionellen und reibungslosen administrativen Ablaufs
• Übernahme weiterer organisatorischer Aufgaben je nach Bedarf

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder vergleichbaren Funktion
• Aufgestellte, zuverlässige und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude am selbstständigen Arbeiten
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift
• Gute Englisch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift
• Professionelles und freundliches Auftreten
• Hohe Eigeninitiative und eine vorausschauende Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusst, vertrauenswürdig und diskret
• Auch in hektischen Situationen ruhig, flexibel und lösungsorientiert
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Teams und Fachbereichen
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Teamplayer mit einer unkomplizierten Hands-on-Mentalität