Senior Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Connect44 GmbH; Zürich; On-site; CHF 120,000 - 150,000; Full time

Job summary

Connect44 GmbH in Zürich sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d). Sie übernehmen eigenverantwortlich Kalender- und Agenda-Management für zwei C-Level-Führungskräfte und koordinieren Stakeholder sowie Konfliktlösungen.

Zu Ihren Aufgaben zählen Meeting-Organisation, Reisen, Logistik, Protokolle und die Unterstützung des Führungsteams im Tagesgeschäft.

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, MS 365 Kenntnisse und Diskretion runden Ihr Profil ab.

Qualifications

• Langjährige Erfahrung als Executive Assistant oder Geschäftsleitungsassistenz in einem anspruchsvollen Umfeld.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französisch/Italienisch von Vorteil.
• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeit sowie verlässliche Koordination mehrerer Stakeholder.
• Hohe digitale Affinität und sichere MS 365-Anwenderkenntnisse (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, SharePoint).

Responsibilities

• Verantwortung für komplexes Kalender- und Agenda-Management zweier Executive Committee-Mitglieder inkl. Priorisierung und Konfliktlösung.
• Zentraler Ansprechpartner für interne/externe Partner; proaktives Stakeholder-Management.
• Organisation und Koordination von Meetings, Events und Geschäftsreisen, inkl. Agenden, Unterlagen, Logistik und Protokollen.

Skills

Executive-Unterstützung

Kalender-Management

Stakeholder-Management

Terminkoordinierung

Meetings-Organisation

Reiseorganisation

Multitasking

MS 365-Kenntnisse

Tools

Outlook

Teams

PowerPoint

Excel

SharePoint

Job description

Senior Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Sie sind eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung und suchen eine neue Herausforderung? Dann könnte diese Position genau das Richtige für Sie sein!

IhreAufgaben

• VerantwortungfüreinkomplexesKalender-undAgenda-ManagementfürzweiMitgliederdesExecutiveCommittees/C-Level-FührungskräfteinklusivePriorisierungvonTerminen,KoordinationrelevanterStakeholderundproaktiverLösungvonTerminkonflikten.
• UnterstützungderGeschäftsleitungsowieprofessionellesStakeholder-ManagementalszentraleAnsprechpersonfürinterneundexternePartnerzurSicherstellungeinerreibungslosenKommunikationinnerhalbderOrganisation.
• OrganisationundKoordinationvonMeetings,EventsundGeschäftsreiseninklusiveVorbereitungvonAgenden,Unterlagen,Logistik,ProtokollensowieNachverfolgungvonMassnahmen.
• ProaktiveUnterstützungderFührungskräfteimTagesgeschäft(„denFührungskräftendenRückenfreihalten“),vorausschauendesErkennenvonBedürfnissen,eigenständigeBearbeitungadministrativerAufgabenundSicherstellungeffizienterAbläufe.
• KoordinationvonManagement-AktivitätenwieFührungskräfte-Meetings,Management-Foren,Budget-Reviews,organisatorischenUpdatesundbereichsübergreifendenInitiativen.
• MehrjährigeErfahrungalsExecutiveAssistant,ManagementAssistenzoderAssistenzderGeschäftsleitungineinemdynamischenundanspruchsvollenUmfeldmitUnterstützungvonSeniorExecutives(Director,VP,C-LeveloderExecutiveCommittee).
• SehrguteDeutsch-undEnglischkenntnisseinWortundSchrift;Französisch-und/oderItalienischkenntnissesindvonVorteil.
• AusgeprägteOrganisations-undPriorisierungsfähigkeitensowiedieFähigkeit,mehrereStakeholder,unterschiedlichePrioritätenundvertraulicheThemengleichzeitigzukoordinieren.
• HohedigitaleAffinitätundsehrguteKenntnisseinMicrosoft365(Outlook,Teams,PowerPoint,Excel,SharePoint)sowieschnelleEinarbeitunginneueSystemeundProzesse.
• Serviceorientierte, diskrete und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägtem Urteilsvermögen, Professionalität und der Fähigkeit, Führungskräfte kompetent zu unterstützen und auf Augenhöhe zu beraten.