Assistent:in Verwaltungsratspräsident und Verleger (a) 50 %

CH Media Holding; Aarau; On-site; CHF 110,000 - 150,000; Full time

Job summary

CH Media Holding sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung zur Unterstützung des Verwaltungsratspräsidenten und Verleger in allen administrativen Aufgaben. Sie koordinieren Kalendereinträge, überwachen Fristen und Prioritäten, organisieren interne sowie externe Meetings inklusive Vor- und Nachbereitung.

Zusätzlich betreuen Sie langjährig etablierte Events bis ca. 350 Personen, übernehmen Rechnungsprüfung, Spesenabrechnungen und pflegen vertragsrelevante Daten.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung oder Verwaltungsrat.
• Idealerweise Fachausweis Direktionsassistenz.
• Freude an klassischer Assistenzarbeit und komplexer Terminkoordination.
• Professionelle, klare und diskrete Kommunikation.
• Souveräner Umgang mit digitalen Tools und Arbeitsprozessen.

Responsibilities

• Unterstützung des VRP und Verleger in administrativen Aufgaben.
• Kalender koordinieren, Fristen und Prioritäten im Blick behalten.
• Interne/externe Meetings organisieren, Vor-/Nachbearbeitung, Protokolle.
• Veranstaltungen bis ca. 350 Personen mitorganisieren.
• Rechnungen prüfen, Spesenabrechnungen durchführen, Vertragsdaten pflegen.
• Zusammenarbeit mit CEO-Assistentin; Vertretung bei Abwesenheit.

Skills

Assistenz Geschäftsleitung

Terminkoordination

Diskretion

Netzwerkpflege

Protokollierung

Education

Fachausweis Direktionsassistenz

Tools

MS Office 365

Job description

• unterstützt du unseren VRP und Verleger in allen administrativen Aufgaben

• koordinierst du den Kalender und behältst Fristen und Prioritäten im Blick

• organisierst du souverän interne und externe Meetings, inklusive Vor- und Nachbearbeitung sowie teilweise mit Protokollierung (VR-Sitzungen)

• koordinierst du langjährig etablierte Anlässe (ca. 350 Personen)

• sorgst du für einen reibungslosen Office-Alltag von der Rechnungskontrolle über Spesenabrechnung bis zur Pflege vertragsrelevanter Daten

• wirst du Teil eines eingespielten Assistenz-Teams und pflegst dein Netzwerk zu internen und externen Stakeholdern

• arbeitest du eng mit der CEO-Assistentin zusammen und übernimmst bei Abwesenheit ihre Stellvertretung

• du mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung oder des Verwaltungsrates mitbringst und du idealerweise den Fachausweis zur Direktionsassistenz erfolgreich absolviert hast

• du Freude an klassischer Assistenzarbeit und komplexer Terminkoordination hast und es dir liegt, andere strukturiert und vorausschauend zu entlasten

• du professionell, klar und wertschätzend kommunizierst und dabei immer diskret, loyal und zuverlässig agierst

• du die MS Office (365) Palette einwandfrei beherrschst, digitale Tools souverän nutzt und dich dafür begeisterst, Arbeitsprozesse effizient zu gestalten

• du auch in hektischen Situationen den Überblick behältst, Prioritäten setzt und team- sowie dienstleistungsorientiert handelst

• du Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten mitbringst, idealerweise arbeitest du halbtags von Montag bis Freitag