Assistent:in Verwaltungsratspräsident und Verleger (a)

CH Media; Aarau; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Job summary

CH Media sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung zur Unterstützung des VRP und der Verlegerin. Sie koordinieren Termine, Fristen und Prioritäten, organisieren Meetings inklusive Protokollierung und sind verantwortlich für reibungslose administrative Abläufe.

Sie arbeiten eng mit der CEO-Assistentin zusammen, übernehmen Stellvertretung bei Abwesenheit und pflegen eine strukturierte, diskrete Arbeitsweise sowie den Netzwerkaufbau zu Stakeholdern.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung oder des Verwaltungsrates
• Fachausweis zur Direktionsassistenz von Vorteil
• Professionelle, klare und wertschätzende Kommunikation
• Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit
• Souveräne Koordination komplexer Termine und Organisation von Meetings

Responsibilities

• Unterstützung des VRP und Verleger in administrativen Aufgaben
• Koordination von Kalendern, Fristen und Prioritäten
• Organisation interner/externer Meetings inkl. Vor-/Nachbereitung und Protokollierung
• Koordination von Veranstaltungen bis ca. 350 Personen
• Rechnungsprüfung, Spesenabrechnung und Pflege vertragsrelevanter Daten
• Zusammenarbeit mit der CEO-Assistentin und Stellvertretung bei Abwesenheit

Skills

Assistenz der GL/VR

Kalenderkoordination

Diskretion

Kommunikation

Organisationsstärke

Arbeitsorganisation

Education

Fachausweis Direktionsassistenz

Tools

MS Office 365

Job description

In diesem vielfältigen Job

• unterstützt du unseren VRP und Verleger in allen administrativen Aufgaben
• koordinierst du den Kalender und behältst Fristen und Prioritäten im Blick
• organisierst du souverän interne und externe Meetings, inklusive Vor- und Nachbearbeitung sowie teilweise mit Protokollierung (VR-Sitzungen)
• koordinierst du langjährig etablierte Anlässe (ca. 350 Personen)
• sorgst du für einen reibungslosen Office-Alltag von der Rechnungskontrolle über Spesenabrechnung bis zur Pflege vertragsrelevanter Daten
• wirst du Teil eines eingespielten Assistenz-Teams und pflegst dein Netzwerk zu internen und externen Stakeholdern
• arbeitest du eng mit der CEO-Assistentin zusammen und übernimmst bei Abwesenheit ihre Stellvertretung

Du kommst hier zum Ziel, wenn

• du mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung oder des Verwaltungsrates mitbringst und du idealerweise den Fachausweis zur Direktionsassistenz erfolgreich absolviert hast
• du Freude an klassischer Assistenzarbeit und komplexer Terminkoordination hast und es dir liegt, andere strukturiert und vorausschauend zu entlasten
• du professionell, klar und wertschätzend kommunizierst und dabei immer diskret, loyal und zuverlässig agierst
• du die MS Office (365) Palette einwandfrei beherrschst, digitale Tools souverän nutzt und dich dafür begeisterst, Arbeitsprozesse effizient zu gestalten
• du auch in hektischen Situationen den Überblick behältst, Prioritäten setzt und team- sowie dienstleistungsorientiert handelst
• du Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten mitbringst, idealerweise arbeitest du halbtags von Montag bis Freitag