Assistant to Vice President 80-100 (w/m/d)

RUAG SA; Emmen; On-site; CHF 120,000 - 150,000; Full time

Job summary

RUAG SA sucht eine/n Assistant to Vice President, die/der die Leitung und das Führungsteam bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben unterstützt. Sie koordinieren Termine, Sitzungen und Geschäftsanlässe und sorgen für effiziente Abläufe.

Sie organisieren Mail- und Kalenderführung, bearbeiten Pendenzen, bereiten Unterlagen vor und führen Protokolle. Zudem übernehmen Sie operative SAP-Aufträge und kleine Projekte wie Schulungsprogramme oder OE-Projekte.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365; idealerweise SAP-/SAP S/4HANA-Kenntnisse.

Responsibilities

• Unterstützung der Leitung und des Führungsteams bei organisatorischen, administrativen und koordinierenden Aufgaben.
• Koordination von Terminen, Sitzungen, Workshops und Geschäftsanlässen.
• Organisation von Mail- und Kalenderführung, Pendenzenmanagement und Fristenüberblick.
• Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen, Reports und Protokollen.
• Operative SAP-Aufträge bearbeiten und kleinere Projekte wie Schulungsprogramme durchführen.

Skills

Organisationsstrukturfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Eigenständigkeit

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

SAP/SAP S/4HANA

Job description

Das kannst du bewegen

• Du unterstützt die Leitung und das Führungsteam bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben.
• Du koordinierst Termine, Sitzungen, Workshops und Geschäftsanlässe und stellst deren Vor- und Nachbereitung sicher.
• Du organisierst die Mail- und Kalenderführung, koordinierst Pendenzen und behältst Fristen im Blick.
• Du bereitest Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen, Reports und weitere Managementunterlagen auf und führst Protokoll.
• Du koordinierst Informationen über verschiedene Organisationseinheiten hinweg und stellst einen effizienten Informationsfluss sicher.
• Du übernimmst operative Aufgaben in SAP, beispielsweise Auftragseröffnungen und die Bearbeitung von Geschäftsvorgängen.
• Du führst kleinere Projekte und übernimmst eigenständig Themen wie beispielsweise die Organisation von Schulungsprogrammen oder OE-Projekten.
• Du erkennst Verbesserungspotenziale und unterstützt bei der Weiterentwicklung administrativer Abläufe.
• Zusätzlich zur Assistenzfunktion führt die Assistentin, der Assistent kleinere Projekte im Auftrag des Geschäftsfeld-Verantwortlichen und übernimmt operative Aufgaben, wie z.B. Auftragseröffnungen im SAP.

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion, idealerweise in einem grösseren oder komplexen Unternehmens- oder ICT-Umfeld.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und idealerweise gute SAP-/SAP S/4HANA-Kenntnisse.
• Erfahrung im Termin-, Aufgaben- und Pendenzenmanagement sowie in der Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen.
• Du kannst komplexe Informationen strukturieren und adressatengerecht aufbereiten und verfügst über ein gutes Verständnis für organisatorische und projektbezogene Abläufe.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Führerausweis Kategorie B von Vorteil.

Deine Persönlichkeit

• Du bist loyal, vertrauenswürdig und diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Du bist eine aufgestellte, freundliche und kommunikative Persönlichkeit, die gerne auf Menschen zugeht und unterschiedliche Perspektiven einbringt.
• Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und strukturiert und behältst auch bei wechselnden Prioritäten den Überblick.
• Du packst gerne selbst mit an, kommunizierst sicher auf unterschiedlichen Hierarchiestufen und greifst auch einmal zum Telefon, statt nur E-Mails zu schreiben.
• Du bist flexibel, lösungsorientiert und hast Freude daran, Dinge zu organisieren, Menschen zusammenzubringen und gemeinsam etwas zu bewegen.
• Du bist damit nicht einfach klassische Assistenz, sondern eine kommunikative und selbstständige Drehscheibe für unser Führungsteam.

Lohn und Nebenleistungen

Als Assistant to Vice President bist du eine zentrale Drehscheibe innerhalb des Geschäftsfelds. Du unterstützt die Leitung und das gesamte Führungsteam bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Themen, sorgst für einen effizienten Informationsfluss und behältst Termine, Pendenzen und wichtige Aufgaben im Blick.
Dabei arbeitest du mit unterschiedlichen Organisationseinheiten, Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partnern zusammen. Neben klassischen Assistenzaufgaben übernimmst du kleinere Projekte und operative Themen und bringst dich aktiv bei der Weiterentwicklung von Abläufen ein.

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion, idealerweise in einem grösseren oder komplexen Unternehmens- oder ICT-Umfeld.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und idealerweise gute SAP-/SAP S/4HANA-Kenntnisse.
• Erfahrung im Termin-, Aufgaben- und Pendenzenmanagement sowie in der Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen.
• Du kannst komplexe Informationen strukturieren und adressatengerecht aufbereiten und verfügst über ein gutes Verständnis für organisatorische und projektbezogene Abläufe.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Führerausweis Kategorie B von Vorteil.

Deine Persönlichkeit

• Du bist loyal, vertrauenswürdig und diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Du bist eine aufgestellte, freundliche und kommunikative Persönlichkeit, die gerne auf Menschen zugeht und unterschiedliche Perspektiven einbringt.
• Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und strukturiert und behältst auch bei wechselnden Prioritäten den Überblick.
• Du packst gerne selbst mit an, kommunizierst sicher auf unterschiedlichen Hierarchiestufen und greifst auch einmal zum Telefon, statt nur E-Mails zu schreiben.
• Du bist flexibel, lösungsorientiert und hast Freude daran, Dinge zu organisieren, Menschen zusammenzubringen und gemeinsam etwas zu bewegen.
• Du bist damit nicht einfach klassische Assistenz, sondern eine kommunikative und selbstständige Drehscheibe für unser Führungsteam.