Adjoint(e) administratif(ve)

Hiringplatform; Lachute; On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Hiringplatform recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le premier contact avec les visiteurs et soutenir les activités administratives de l’entreprise.

Vous gérerez les agendas, répondrez aux appels et préparerez les comptes-rendus, tout en coordonnant les déplacements et en veillant à la confidentialité des informations.

Qualifications

• Diplôme exigé ou équivalent en secrétariat/administration.
• Expérience de 2 ans dans un rôle similaire souhaitée.
• Maîtrise d'Outlook, Word, Excel et Teams.

Responsibilities

• Gestion des calendriers et réunions.
• Prise et transfert des appels téléphoniques.
• Tri du courrier et des courriels et organisation des messages.
• Rédaction et distribution des comptes rendus.
• Organisation des déplacements et des dépenses.
• Maintien de la confidentialité des informations.
• Gestion des fournitures et du budget bureau.
• Organisation et classement des dossiers et documents.
• Recherche d'informations demandées par les supérieurs.

Skills

Gestion calendrier

Gestion des appels

Organisation documents

Confidentialité

Education

DEP secrétariat

DEC techniques administratives

DEC ressources humaines

Tools

Microsoft Office

Outlook

Word

Excel

Teams

Job description

Relevant du directeur d’usine, il ou elle assure le premier contact avec les visiteurs et offre un soutien clérical aux activités administratives de l’entreprise, notamment en matière de gestion des communications, des documents, des dossiers et de l’organisation quotidienne.

VOTRE RÔLE

• Gestion des calendriers et des agendas pour les réunions, les déplacements et les engagements de certaines personnes;
• Prise et transfert des appels téléphoniques aux personnes concernées;
• Tri du courrier et des courriels pour évaluer la nature et transmettre les messages pertinents aux destinataires, ou y répondre dans le cas échéant;
• Rédaction et distribution des comptes-rendus de réunions;
• Organisation des déplacements d'affaires et des événements du service, y compris les réservations, la documentation officielle et les rapports de dépenses;
• Préservation de la confidentialité des communications et des messages destinés à différents individus ou qui touchent les affaires de l’entreprises;
• Résolution de problèmes qui surviennent fréquemment dans cet emploi;
• Organisation et le classement des dossiers et des documents;
• Recherche d'informations demandées par les supérieurs ou les collègues;
• Gestion et suivi des fournitures de bureau, incluant l'approvisionnement, les commandes, le suivi, le budget et la distribution aux employés;

PROFIL RECHERCHÉ

• DEP en secrétariat et/ou DEC en techniques administratives et/ou en ressources humaines;
• Expérience de travail de 2 ans dans des fonctions similaires;
• Être disponibilité en période de pointe;
• Maîtriser la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams);
• Horaire fixe de jour : 7h à 16h du lundi au jeudi et de 7h à midi le vendredi