Secrétaire administratif(ve)

Groupe Tremblay; Salaberry-de-Valleyfield; On-site; CAD 56,551 - 72,709; Full time

Benefits offered by this job

Activités sociales organisées par l’entreprise

Régime REER/RPDB

Assurances collectives

Congés mobiles

Environnement de travail stimulant

Job summary

Une entreprise de construction recherche un(e) secrétaire administratif(ve) pour soutenir les opérations comptables et administratives. Le candidat idéal aura une formation en secrétariat et une expérience en environnement dynamique. Vous serez responsable de la gestion des comptes payables et recevables, ainsi que de diverses tâches administratives. Des compétences en Excel et des logiciels ERP sont nécessaires. L'entreprise offre un environnement de travail stimulant et divers avantages sociaux.

Qualifications

• Minimum 1 à 3 ans d’expérience en soutien administratif ou comptable.
• Aisance avec les logiciels administratifs ou ERP.
• Rigueur et autonomie indispensables.

Responsibilities

• Assurer le soutien aux opérations comptables et administratives.
• Effectuer le suivi des documents requis auprès des fournisseurs.
• Participer au processus de fin de mois.

Skills

Maîtrise de la suite Office

Excellente organisation

Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément

Bon sens du service client interne

Education

DEP en secrétariat ou DEC en bureautique

Tools

Préxtra

Job description

Sommaire

Relevant du VP Finance, le(la) secrétaire administratif(ve) assure un soutien essentiel aux opérations comptables, administratives et documentaires de l’entreprise. Elle contribue à la fluidité des communications internes et externes, au traitement rigoureux des dossiers, ainsi qu’à la conformité des processus administratifs. Son rôle est au cœur du bon fonctionnement du bureau et du département comptable, notamment pour les comptes payables, recevables, la gestion documentaire et divers suivis liés aux opérations quotidiennes (papeterie, réception de marchandise).

Responsabilités

• Équilibrer les états de compte fournisseurs
• Comptes payables (A/P)
• Trier les courriels et identifier les factures à traiter
• Acheminer les factures en approbation aux personnes responsables
• Faire le classement des payables selon les procédures établies
• Préparer les enveloppes de chèques et en assurer la distribution interne ou l’envoi postal
• Regrouper et classer les bons de livraison / packings provenant des chantiers
• Copier et classer les factures d’achats de l'atelier pour les projets
• Assister à la réception et à la création des bons de commande (PO) pour le département mécanique
• Compléter les ouvertures de comptes fournisseurs (informations bancaires, taxes, licences, documents requis, etc.)
• Effectuer le suivi des documents requis auprès des fournisseurs (volume important via ERP)
• Participer au processus de fin de mois :
• Envoyer les demandes de factures manquantes
• Communiquer avec les fournisseurs pour faire corriger les informations (nom, adresse, courriel, etc.)
• Comptes recevables (A/R)
• Faire les copies des factures de vente et des pièces justificatives pour la comptabilité
• Gestion documentaire et suivis administratifs
• Regrouper les informations nécessaires pour les relevés de cartes de crédit (factures, preuves, etc.)
• Maintenir à jour le fichier cumulatif d’essence par équipe/compagnie
• Mettre à jour le fichier de suivi des achats de repas
• Participer à la préparation des dossiers et fichiers de fin d’année
• Rassembler les copies de factures
• Préparer les fiches fournisseurs
• Effectuer le classement mensuel requis
• Assister la responsable RT au besoin
• Appuyer la saisie de temps dans le système comptable

Qualifications

• DEP en secrétariat ou DEC en bureautique, administration ou domaine connexe
• Minimum 1 à 3 ans d’expérience en soutien administratif ou comptable (milieu industriel ou construction : un atout)
• Maîtrise de la suite Office (particulièrement Excel)
• Aisance avec les logiciels administratifs ou ERP (Prextra : un atout)
• Excellente organisation, rigueur et autonomie
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement dynamique
• Bon sens du service client interne et facilité de communication

Nous offrons

• Activités sociales organisées par l’entreprise
• Régime REER/RPDB
• Assurances collectives (dentaire, invalidité, vie, maladie, complémentaire)
• Congés mobiles
• Environnement de travail stimulant et en pleine croissance

Seniority level

• Entry level

Employment type

• Full-time

Job function

• Finance