Administrative Representative/ Représentant(e) Administrative

MEDLOG Transport & Logistics; Montreal (administrative region); On-site; CAD 40,000 - 52,000; Full time

Job summary

MEDLOG Transport & Logistics recherche un(e) représentant(e) administratif(ve) compétent(e) et proactif(ve) pour rejoindre notre équipe. Vous assurerez un soutien administratif complet afin de garantir le bon fonctionnement du bureau et contribuerez à la gestion des appels, l’accueil des visiteurs et la coordination des réunions.

Vous soutiendrez les activités RH et coordonnerez les déplacements professionnels, tout en gérant les outils bureautiques et les dossiers confidentiels avec discrétion

Qualifications

• Expérience pertinente dans un rôle administratif, idéalement en environnement dynamique.

Responsibilities

• Servir de premier point de contact et accueil des visiteurs.
• Réception des appels et gestion des courriels.
• Gestion des fournitures de bureau et inventaire.
• Planifier réunions et réserver salles.
• Organiser les déplacements professionnels et réserver vols/hôtels.
• Maintenir et classer les dossiers de la direction.
• Soutenir les activités RH et l’intégration des nouveaux employés.
• Saisir les données et mettre à jour bases de données.

Skills

Communication efficace

Organisation

Gestion du temps

Discrétion professionnelle

Education

Baccalauréat en administration des affaires ou domaine connexe

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

Nous sommes à la recherche d’un(e) représentant(e) administratif(ve) compétent(e) et proactif(ve) pour se joindre à notre équipe. La personne retenue sera responsable d’offrir un soutien administratif complet afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau. À titre de représentant(e) administratif(ve), vous jouerez un rôle clé dans la gestion de diverses tâches administratives, notamment la réception des appels, l’accueil des visiteurs, la gestion des fournitures de bureau, la coordination des réunions, l’organisation des déplacements professionnels ainsi que le soutien à certaines activités liées aux ressources humaines.

Responsabilités

• Agir à titre de premier point de contact de l’organisation en répondant aux appels entrants et en accueillant les visiteurs de manière professionnelle et courtoise.
• Effectuer des vérifications régulières des espaces de travail afin de s’assurer que les postes de travail, les salles de conférence et les bureaux sont sécuritaires et prêts à accueillir les employés.
• Assurer le suivi et la gestion de l’inventaire des fournitures de bureau, y compris les commandes et le réapprovisionnement, afin de maintenir le bon fonctionnement des opérations.
• Planifier et coordonner les réunions, conférences et rendez-vous des membres de la direction, notamment en effectuant les réservations nécessaires et en s’assurant que les salles de réunion sont adéquatement préparées.
• Évaluer les besoins de déplacement du directeur général et des autres gestionnaires, y compris la réservation des vols, de l’hébergement et du transport. Veiller à ce que tous les arrangements respectent les politiques de l’entreprise et les budgets établis.
• Maintenir à jour les dossiers et documents de la direction, notamment la correspondance, les rapports et les documents confidentiels.
• Appuyer le/la gestionnaire des ressources humaines dans diverses activités telles que le recrutement, les événements RH et l’intégration des nouveaux employés. Coordonner les horaires et la logistique des entrevues et des séances de formation au besoin.
• Effectuer des tâches de saisie de données, notamment la mise à jour de bases de données, de feuilles de calcul et d’autres documents administratifs.
• Expérience pertinente dans un rôle administratif, idéalement dans un environnement dynamique.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité d’interagir efficacement avec les employés, les clients et les fournisseurs.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) ainsi que d’autres logiciels pertinents.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir efficacement les priorités afin de respecter les échéances.
• Grande discrétion et professionnalisme dans la gestion d’informations confidentielles.
• Flexibilité et capacité d’adaptation face à des priorités et responsabilités changeantes.
• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe considéré comme un atout, sans être obligatoire.

Nous offrons une rémunération concurrentielle basée sur l’expérience et les qualifications. Il s’agit d’un poste à temps plein avec un horaire régulier de bureau du lundi au vendredi.