Adjoint(e) administratif(ve)

HappyTailsPlayHouse; Saint-Sauveur; Hybrid; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

HappyTailsPlayHouse, située à Saint-Sauveur, recherche un adjoint administratif(ve) pour soutenir les opérations et assurer le bon fonctionnement du bureau. Vous accueillerez les appels, préparerez et classerez les documents, et tiendrez les dossiers à jour.

Vous maîtrisez le français et l'anglais, les outils informatiques (Macintosh, Word, Excel, bases de données) et possédez d'excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle.

Qualifications

• Minimum de 3–5 années d'expérience dans un rôle administratif.
• Français et anglais parlés et écrits.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels listés.
• Excellentes aptitudes à communiquer à l'oral et à l'écrit.
• Sens de l'organisation et solides compétences administratives.
• Esprit d'équipe, diplomatie et disponibilité.
• Capacité à travailler avec supervision minimale.
• Compétences en service à la clientèle.
• Soucieux du détail et respectueux de la confidentialité.

Responsibilities

• Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes diverses.
• Effectuer des tâches administratives: saisie de documents et mise à jour des dossiers.
• Distribuer et livrer la correspondance, envoyer télécopies et courriels.
• Préparer et distribuer des documents d’information à la clientèle.
• Rédiger, saisir, distribuer et classer la correspondance.
• Ouvrir et mettre à jour les dossiers (informatiques et papier).
• Tenue de la petite caisse.
• Codification de la facturation et factures au besoin.
• Toutes autres tâches que la direction pourrait déléguer.

Skills

Aptitudes communicatives

Organisation

Travail d'équipe

Autonomie

Service client

Soin du détail

Confidentialité

Tools

Environnement Macintosh

Word

Excel

Bases de données

Job description

L’adjoint(e) administratif(ve) assure le soutien aux opérations administratives de la résidence; accueille les appels, prépare et classe les documents, tient les dossiers à jour et veille à la bonne organisation du bureau.

Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes diverses

Effectuer des tâches administratives, telles que saisie des documents (correspondance, rapports, feuilles de calcul, documents et formulaires), distribuer et livrer la correspondance, envoyer les télécopies, courriels, classer et mettre à jour les dossiers

Préparer et distribuer des documents d’information à la clientèle

Rédiger, saisir, distribuer et classer la correspondance

Ouvrir et mettre à jour les dossiers (informatiques et papier)

Tenue de la petite caisse

Codification de la facturation et factures au besoin

Toutes autres tâches que la direction pourrait leur déléguer

Qualités recherchées

Minimum de 3-5 ans d'expérience

Français et anglais, parlé et écrit

Maîtrise des outils informatiques et connaissance des logiciels suivants : Environnement MacIntosh, Word, Excel, bases de données

Excellentes aptitudes à communiquer (à l'oral comme à l'écrit)

Sens développé de l'organisation et solides compétences administratives

Esprit d'équipe, diplomatie, entregent et disponibilité

Capacité à travailler avec un minimum de supervision

Compétences en service à la clientèle

Soucieux du détail et respectueux de la confidentialité