Adjoint administratif

LTML; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 45,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Horaires flexibles

Job summary

LTML est à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif(ve) et réception pour Montréal. Vous assurez l’accueil des clients, le service téléphonique et la gestion des tâches administratives quotidiennes.

Le poste implique la facturation, le traitement des encaissements et le suivi des comptes à recevoir, avec une attention particulière à la confidentialité et au professionnalisme.

Qualifications

• Diplôme DEC/DEP en bureautique ou équivalent exigé.
• Minimum 5 ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Maîtrise du français; l’anglais est un atout.

Responsibilities

• Accueillir les clients au cabinet et répondre à leurs besoins.
• Gérer les appels, transférer les messages et fournir des informations générales.
• Gérer les opérations courantes du bureau (réception, courrier, livraisons).
• Soutenir la facturation et le suivi des comptes reçus; percevoir les paiements.
• Préparer le poste de travail des nouveaux employés et coordonner les besoins logistiques.
• Veiller à l’approvisionnement des fournitures et à l’organisation des documents.

Skills

Service client

Autonomie

Organisation

Confidentialité

Communication

Travail en équipe

Education

DEC ou DEP en bureautique ou équivalent

Tools

Microsoft Office

Job description

Description de tâches :

Le rôle du titulaire de ce poste consiste à jouer un rôle central dans l’accueil de la clientèle et le soutien aux opérations administratives du bureau. Cette personne assure un service à la clientèle, autant au téléphone qu’à la réception, en plus de contribuer à la facturation, au traitement des encaissements et au suivi des comptes à recevoir. Plus précisément, cette personne devra:

• Accueillir les clients qui se présentant au cabinet;
• Répondre aux appels téléphoniques, transférer les messages et fournir l’information générale;
• Gérer les opérations courantes du bureau : réception des commandes et livraisons, tri et affranchissement du courrier, préparation des envois postaux et gestion des expéditions par messagerie;
• Veiller à l’approvisionnement des fournitures de bureau, des marchandises et des produits utilisés;
• Assurer la gestion de la boîte courriel, le classement de documents, la numérisation, l’impression et l’assemblage de dossiers;
• Procéder à l’envoi massif de diverses communications destinées aux clients;
• Réaliser la mise en page et la mise à jour de documents variés;
• Participer à la transmission et au dépôt de documents auprès des différents paliers gouvernementaux;
• Effectuer le suivi des signatures et soutenir l’équipe dans diverses tâches administratives;
• Ouvrir et fermer les dossiers clients ainsi que les projets selon les procédures établies;
• Effectuer la facturation et collaborer à la gestion des comptes recevables;
• Percevoir les paiements des clients, réaliser l’encaissement des paiements et préparer les dépôts;
• Préparer le poste de travail des nouveaux employés et coordonner les besoins logistiques;
• Soutenir l’organisation des activités du bureau (réservations, commandes, etc.);
• Assurer toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises :

• Détenir un DEC ou un DEP en bureautique ou l’équivalent;
• Posséder un minimum de 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires;
• Avoir une très bonne maîtrise du français;
• Avoir une bonne maîtrise de l’anglais, un atout;
• Avoir des connaissances approfondies des logiciels de la suite Office;
• Connaître le fonctionnement d’un cabinet comptable, un atout.

Profil recherché :

• Grand souci du service à la clientèle;
• Autonomie, sens de l’organisation et des priorités;
• Souci du travail bien fait;
• Aptitudes pour la communication et le travail d’équipe;
• Grand sens du professionnalisme et respect de la confidentialité.

Conditions de travail :

• Salaire concurrentiel, basé selon l’expérience;
• Poste permanent à temps plein;
• Horaire de travail flexible.

La forme masculine est utilisée dans le but d’alléger le texte.