Secretário

B&P DESENVOLVIMENTO HUMANO; Lago Sul; On-site; BRL 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

A B&P Desenvolvimento Humano procura uma Secretária Executiva altamente organizada para apoiar a gestão das atividades do executivo.

Entre as atribuições estão a organização da agenda, coordenação de reuniões, viagens e logística de deslocamentos, bem como o cuidado com documentos pessoais e contratos, mantendo confidencialidade e eficiência no dia a dia.

Qualifications

• Organização e gestão de agendas complexas.
• Comunicação clara e eficaz com executivos e fornecedores.
• Discrição no tratamento de informações sensíveis.
• Capacidade de antever necessidades e gerir prazos.

Responsibilities

• Administrar e estruturar a agenda do executivo para otimizar o tempo.
• Agendar, confirmar e coordenar reuniões, compromissos, eventos e consultas.
• Monitorar compromissos e prazos para manter a eficiência.
• Gerenciar reservas de restaurantes, hotéis, passagens e transporte, incluindo logística de viagens nacionais e internacionais.
• Controlar documentos pessoais, contratos e arquivos com confidencialidade.
• Acompanhar pagamentos, vencimentos e assinaturas, além de rotinas administrativas pessoais.
• Interagir com fornecedores e solicitar orçamentos.
• Organizar compromissos sociais e institucionais e eventos do executivo.
• Realizar compras, encomendas e atender solicitações diversas.
• Acompanhar manutenções e serviços da residência quando necessário.
• Organizar correspondências, entregas e recebimentos de documentos.
• Conduzir pesquisas para apoiar decisões do executivo.
• Elaborar planilhas e listas de acompanhamento, assegurando follow-ups.

Skills

Organização

Comunicação eficaz

Proatividade

Confidencialidade

Gestão de agenda

Logística de viagens

Tools

Pacote Office

Excel

Google Workspace

Job description

Estamos em busca de uma Secretária Executiva altamente organizada e proativa para atuar na gestão das atividades do executivo. As principais atribuições incluem:

• Administrar e estruturar a agenda pessoal e profissional do executivo, garantindo a otimização do tempo.
• Agendar, confirmar e coordenar reuniões, compromissos, eventos e consultas.
• Monitorar compromissos e prazos, assegurando a eficiência na execução das atividades.
• Gerenciar reservas de restaurantes, hotéis, passagens e transporte, além de cuidar da logística de viagens nacionais e internacionais.
• Controlar e organizar documentos pessoais, contratos e arquivos, mantendo a confidencialidade das informações.
• Acompanhar pagamentos, vencimentos e assinaturas, além de outras rotinas administrativas relacionadas à vida pessoal do executivo.
• Interagir com prestadores de serviços e fornecedores conforme orientações, além de solicitar orçamentos e gerenciar contratações.
• Organizar compromissos sociais e institucionais, bem como eventos de interesse do executivo.
• Realizar compras, encomendas e atender a solicitações pessoais diversas.
• Acompanhar manutenções e serviços relacionados à residência, quando necessário.
• Organizar correspondências, entregas e recebimentos de documentos.
• Conduzir pesquisas e buscar informações que apoiem a tomada de decisões do executivo.
• Elaborar planilhas, controles e listas de acompanhamento, assegurando a eficácia nos follow-ups.
• Antecipar necessidades e identificar pendências, contribuindo para uma rotina fluida e produtiva.
• Manter o tratamento de informações pessoais e profissionais com total discrição.
• Apoiar em demandas extraordinárias, sempre dentro da natureza da função.

Se você é comprometida, possui habilidades de comunicação e está pronta para fazer a diferença no dia a dia de um executivo, esta pode ser a oportunidade ideal para você!