SECRETARIA EXECUTIVA

Dratec Engenharia; Rio de Janeiro; On-site; BRL 42,000 - 65,000; Full time

Job summary

Dratec Engenharia está buscando uma Secretária Executiva para atuar como elo entre a diretoria e as áreas da empresa, organizando rotinas administrativas, gerenciando agendas e garantindo comunicação corporativa eficiente.

A candidata ideal antecipa necessidades, lida com múltiplas demandas e presta suporte direto em licitações, com atenção a cada tarefa, grande ou pequena, com capricho e confidencialidade.

Qualifications

• Excel avançado com fórmulas, tabelas dinâmicas e controles.
• Experiência prévia como secretária executiva.
• Boa redação e domínio de correspondência formal.
• Experiência ou familiaridade com licitações é diferencial.
• Disponibilidade de horário para demandas com prazos apertados.

Responsibilities

• Gerenciar agendas, compromissos e reuniões da diretoria, organizando horários e prioridades.
• Atender chamadas, e-mails e visitantes, encaminhando demandas às áreas responsáveis.
• Elaborar e revisar documentos, relatórios, atas e correspondências.
• Dar suporte na organização de documentação para licitações, com prazos e exigências.
• Elaborar planilhas e controles em Excel para apoiar a gestão.
• Organizar arquivos físicos e digitais com sigilo.
• Controlar materiais de escritório e solicitar compras.
• Auxiliar na organização de eventos, reuniões e viagens.
• Prestar suporte administrativo à diretoria e áreas da empresa.
• Zelar pelo cumprimento de normas internas e políticas corporativas.
• Participar de treinamentos, reuniões e ações de melhoria contínua.

Skills

Excel avançado

Gestão de agendas

Boa redação

Comunicação institucional

Secretária executiva

Licitações

Tools

Excel

Job description

Estamos buscando uma Secretária Executiva para atuar como elo entre a diretoria e as demais áreas da empresa, organizando rotinas administrativas, gerenciando agendas e garantindo que a comunicação corporativa flua com eficiência.

Mais do que executar tarefas, buscamos alguém com raciocínio próprio: uma profissional capaz de antecipar necessidades, lidar com múltiplas demandas ao mesmo tempo e dar suporte direto em processos que exigem atenção redobrada, como as licitações da empresa , tratando cada tarefa, grande ou pequena, com o mesmo capricho.

O que você vai fazer

• Gerenciar agendas, compromissos e reuniões da diretoria, organizando horários e prioridades;
• Atender chamadas telefônicas, e-mails e visitantes, prestando informações e encaminhando demandas às áreas responsáveis;
• Elaborar e revisar documentos, relatórios, atas e correspondências;
• Dar suporte na organização e conferência de documentação para processos licitatórios, acompanhando prazos e exigências de cada edital;
• Elaborar planilhas e controles em Excel para apoiar a gestão;
• Organizar arquivos físicos e digitais, mantendo sigilo e confidencialidade das informações;
• Controlar materiais de escritório e solicitar compras conforme necessidade;
• Apoiar na organização de eventos, reuniões e viagens corporativas;
• Prestar suporte administrativo à diretoria e demais áreas da empresa;
• Zelar pelo cumprimento das normas internas e políticas corporativas;
• Participar de treinamentos, reuniões e ações de melhoria contínua;

O que buscamos

• Excel avançado (fórmulas, tabelas dinâmicas, organização de controles)
• Experiência prévia como secretária executiva
• Boa redação e domínio de correspondência formal/institucional
• Experiência ou familiaridade com processos de licitação é um diferencial importante
• Disponibilidade de horário, a rotina de licitações exige dedicação em momentos de prazo apertado, podendo haver extensão de jornada.