Secretária executiva

Empresa com nome confidencial; Conservatória; On-site; BRL 48,000 - 72,000; Full time

Job summary

A Empresa confidencial, localizada no Rio de Janeiro, busca uma profissional organizada e proativa para atuar no suporte direto à diretoria, gerindo agendas, compromissos e demandas administrativas. É essencial ter experiência em assessoria executiva, boa comunicação, discrição e domínio do Pacote Office.

A função envolve contato com fornecedores, elaboração de relatórios e suporte pessoal e profissional à diretoria.

Qualifications

• Ensino superior completo ou em andamento em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.
• Experiência com assessoria executiva ou suporte administrativo.
• Domínio do Pacote Office, especialmente Outlook e Excel.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Organização, planejamento e atenção aos detalhes.
• Discrição e confidencialidade no tratamento de informações.
• Flexibilidade, proatividade e habilidade para gerenciar várias demandas.

Responsibilities

• Organizar agendas, reuniões, compromissos e eventos.
• Agendar reuniões, consultas, viagens e compromissos.
• Acompanhar demandas administrativas, cumprindo prazos.
• Organizar documentos, arquivos, apresentações e informações confidenciais.
• Contato com fornecedores, parceiros, clientes.
• Apoiar diretoria na organização da rotina e antecipar necessidades.
• Prestar suporte a demandas pessoais e profissionais da diretoria, com discrição.

Skills

Pacote Office

Comunicação

Organização

Discrição

Autonomia

Proatividade

Outlook

Excel

Education

Ensino superior em Secretariado Executivo/ Administração (completo ou cursando)

Tools

Outlook

Excel

Job description

Descrição da vaga

Buscamos uma profissional organizada, dinâmica, comunicativa e proativa para atuar no suporte direto à diretoria, realizando a gestão de agendas, organização de compromissos e acompanhamento de demandas administrativas e pessoais relacionadas à rotina executiva.

A profissional será responsável por garantir organização, agilidade e discrição no atendimento às solicitações, contribuindo para o bom andamento das atividades e para a otimização do tempo da diretoria.

Principais responsabilidades

• Organizar e administrar agendas, reuniões, compromissos e eventos;
• Realizar o agendamento de reuniões, consultas, viagens e demais compromissos, conforme necessidade;
• Acompanhar e direcionar demandas administrativas, garantindo o cumprimento de prazos e prioridades;
• Organizar documentos, arquivos, apresentações e informações confidenciais;
• Realizar contato com fornecedores, parceiros, clientes e demais públicos, quando necessário;
• Elaborar e acompanhar planilhas, controles e relatórios administrativos;
• Apoiar a diretoria na organização da rotina, identificando pendências e antecipando necessidades;
• Realizar o acompanhamento de solicitações e garantir que as demandas sejam concluídas;
• Prestar suporte a demandas pessoais e profissionais da diretoria, mantendo discrição, responsabilidade e profissionalismo.

Requisitos e perfil desejado

• Ensino superior completo ou cursando em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas;
• Experiência com assessoria executiva, secretariado ou suporte administrativo;
• Domínio do Pacote Office, especialmente Outlook, Excel e ferramentas de organização de agendas;
• Excelente comunicação verbal e escrita;
• Organização, planejamento e atenção aos detalhes;
• Senso de urgência, autonomia e capacidade de lidar com múltiplas demandas;
• Discrição, ética e confidencialidade no tratamento de informações;
• Flexibilidade, proatividade e facilidade para resolver problemas.

Competências comportamentais

Buscamos uma profissional de confiança, com iniciativa, postura profissional e capacidade de antecipar necessidades. É importante ter jogo de cintura, equilíbrio para lidar com imprevistos, habilidade para organizar prioridades e facilidade para transitar entre demandas pessoais e corporativas da diretoria, mantendo sempre a discrição e o profissionalismo.