Secretária(o) Executiva(o)

Empresaconfidencial; São Paulo; Hybrid; BRL 90,000 - 150,000; Full time

Benefits offered by this job

Benefícios competitivos

Desenvolvimento profissional

Trabalho híbrido

Job summary

Empresaconfidencial busca Secretário(a) Executivo(a) para gerenciar agendas de executivos, reuniões e prioridades com visão integrada. Será responsável por organizar viagens nacionais/internacionais, apoiar executivo expatriado e manter comunicação com liderança, equipes e parceiros.

O(a) profissional atuará com confidencialidade, ética e usará ferramentas digitais para otimizar processos, incluindo IA na rotina de trabalho, com disponibilidade para viagens conforme demanda.

Qualifications

• Experiência prévia como Secretário(a) Executiva(e) atendendo à alta liderança (C-Level).
• Experiência no atendimento a executivos expatriados.
• Domínio do Pacote Office e de ferramentas de colaboração (Teams, Outlook).
• Conhecimento de processos de organização de viagens e despesas.

Responsibilities

• Gerenciar as agendas de executivos, organizando reuniões, compromissos e prioridades com visão integrada e antecipando necessidades e imprevistos.
• Organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagens, traslados, documentação e itinerários.
• Prestar suporte a executivo expatriado, facilitando sua adaptação e rotina no Brasil (documentação, logística e interação com interlocutores internos e externos).
• Atuar como conexão entre executivos, lideranças, equipes, clientes e parceiros, garantindo fluidez na comunicação.
• Organizar reuniões executivas, preparando pautas, materiais de apoio, atas e registro de decisões.

Skills

Inglês avançado

Espanhol fluente

Education

Secretariado Executivo/ Administração

Tools

Outlook

Excel

Word

PowerPoint

Teams

Job description

• Gerenciar as agendas de executivos, organizando reuniões, compromissos e prioridades com visão integrada e antecipando necessidades e imprevistos.
• Organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagens, traslados, documentação e itinerários.
• Prestar suporte a executivo expatriado, facilitando sua adaptação e rotina no Brasil (documentação, logística e interação com interlocutores internos e externos), sempre relacionado à atividade profissional.
• Atuar como ponto de conexão entre os executivos, lideranças, equipes internas, clientes e parceiros, garantindo fluidez na comunicação e no alinhamento de compromissos.
• Organizar reuniões executivas, incluindo preparação de pautas, materiais de apoio, atas, registro de decisões e acompanhamento de pendências e prazos.
• Gerenciar despesas, reembolsos, pagamentos e prestações de contas relacionados à rotina executiva, em parceria com as áreas responsáveis.
• Apoiar a organização de eventos corporativos, visitas de clientes e reuniões com parceiros e agendas institucionais.
• Administrar informações e documentos confidenciais com discrição, responsabilidade e elevado senso de ética.
• Identificar oportunidades de otimização de processos e de uso de ferramentas digitais e de IA para aumentar a eficiência da rotina executiva.

Necessário:

• Experiência prévia como Secretária(o) Executiva(o) ou Assistente Executiva(o), preferencialmente atendendo à alta liderança (C-Level).
• Experiência no atendimento a executivos expatriados.
• Inglês avançado ou fluente, com capacidade de comunicação oral e escrita em contexto executivo.
• Formação superior em Secretariado Executivo, Administração ou áreas afins.
• Domínio do pacote Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) e de ferramentas de colaboração (ex.: Teams).
• Vivência com sistemas de gestão de viagens e despesas.
• Organização, proatividade, discrição e capacidade de lidar com múltiplas prioridades.
• Disponibilidade para viagens / eventos / demandas eventuais fora do horário comercial, se aplicável.
• Espanhol fluente
• Familiaridade com ferramentas de IA generativa aplicadas à rotina de trabalho
• Experiência em empresas multinacionais ou do setor de tecnologia e consultoria.
• Conhecimento de processos de imigração e vistos de trabalho.

Contratação: CLT

Modalidade de trabalho: Híbrido

Benefícios: além de um pacote de benefícios competitivo, oferecemos diferenciais voltados ao bem-estar e à qualidade de vida, incentivo ao desenvolvimento profissional, flexibilidade no trabalho e benefícios adicionais para apoiar diferentes momentos da vida.